Hierzu enthalten unsere unternehmensinternen Regelwerke klare Vorgaben unter anderem bezüglich des Gewährens und Annehmens von Geschenken und sonstigen materiellen Vorteilen von/an Geschäftspartner:innen, Spenden/Sponsorings, private Investitionen und Beauftragung von Geschäftspartner:innen, Beauftragung nahestehender Personen, Umgang mit Geschäftsgeheimnissen und sonstigen vertraulichen Informationen sowie personenbezogenen Daten.
Die Verantwortung für die Implementierung des Compliance Management Systems und insbesondere den Aufbau und Betrieb der Compliance Organisation in Deutschland liegt beim Vorstand der Covivio Immobilien SE und der Geschäftsführung der Covivio Office Holding GmbH, den Obergesellschaften der Covivio Gruppe in Deutschland. Diese werden von dem/r Compliance Beauftragten unterstützt, der/die sich mit dem Compliance Committee abstimmt und auf die Unterstützung der Abteilungen Internal Audit/Internal Control (Innenrevision) und Legal Corporate (Recht) zurückgreifen kann. Zudem gibt es ein Team von Kolleg:innen in den verschiedenen Fachbereichen und Gesellschaften, die erste Ansprechpartner für Compliance Themen für ihre jeweiligen Kolleg:innen vor Ort sind. Der Aufsichtsrat der Covivio Immobilien SE hat die Verantwortung, das eingerichtete Compliance Management System zu überwachen.
Das Compliance Management System sieht vor, dass im Rahmen revisorischer Prüfungen verstärkt in allen Bereichen und Gesellschaften der Covivio Gruppe auf die Einhaltung der geltenden anwendbaren Gesetze und sonstigen rechtlichen Bestimmungen sowie der unternehmensinternen Vorgaben geachtet wird. Ergänzend werden die Führungskräfte und die Mitarbeiter/-innen regelmäßig über die einschlägigen Vorschriften und die Compliance Organisation informiert und geschult. Sämtliche Informationen und unternehmensinternen Regelwerke sind ihnen jederzeit über das Covivio-interne Intranet zugänglich.
Um von möglichen Verstößen gegen geltende Gesetze und sonstige rechtliche Bestimmungen oder gegen die unternehmensinternen Vorgaben und Regelungen möglichst frühzeitig zu erfahren und entsprechende Überprüfungen einleiten zu können, haben die Gesellschaften der deutschen Covivio Gruppe unter Berücksichtigung der diesbezüglichen rechtlichen Vorgaben ein Hinweisgebersystem eingerichtet und das Vorgehen im Zusammenhang mit Meldungen in einer Whistleblowing-Guideline festgelegt. Die Guideline ist für alle Beschäftigten jederzeit über das Covivio-interne Intranet abrufbar und im Rahmen der regelmäßigen Compliance Schulung der Mitarbeitenden werden diese über das bestehende Hinweisgebersystem informiert.
Vorstand und Geschäftsführung der Gesellschaften der Covivio Gruppe bitten und ermutigen alle Mitarbeiter:innen und Geschäftspartner wie z.B. Kund:innen, Zulieferer:innen, Dienstleister:innen ausdrücklich, sich gegen jede Form von Compliance-Verstößen (insbesondere Verstöße im Sinne des Hinweisgeberschutzgesetzes) auszusprechen und diese zu melden.
Hierfür kann insbesondere das über nachfolgenden Link erreichbare elektronische Hinweisgeber-Portal der Covivio in Deutschland genutzt werden.