Datenschutzerklärung zu der Verarbeitung von Daten

gemäß Art. 13 EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Wir, die Covivio Immobilien GmbH (nachfolgend „Covivio“, Informationen zu unserem Unternehmen erhalten Sie hier), freuen uns, dass Sie unsere Webseite (www.covivio.immo) besuchen.

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Covivio und Ihrer diesbezüglich bestehenden Datenschutzrechte nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie dem neuen Bundesdatenschutzgesetz (im Folgenden „BDSG neu“).

Sollten Sie Fragen zum Inhalt der Datenschutzerklärung haben, können Sie sich jederzeit an die folgende Adresse wenden:

datenschutz@covivio.immo

Da Gesetzesänderungen oder Änderungen unserer unternehmensinternen Prozesse eine Anpassung dieser Datenschutzerklärung erforderlich machen können, möchten wir Sie bitten, diese Datenschutzerklärung regelmäßig durchzulesen.

§1 Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen Ihrer Nutzung des Internetangebots der Covivio, welches unter der Domain www.covivio.immo sowie den verschiedenen Subdomains und einzelnen Seiten (im Folgenden zusammenfassend „Webseite“ genannt) abrufbar ist sowie für die Nutzung. Zudem wenn Sie Mieter, Untermieter, Interessent, Erwerber und/oder Kaufinteressent sind.

§2 Definitionen

Empfänger ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, der personenbezogene Daten offengelegt werden, unabhängig davon, ob es sich bei ihr um einen Dritten handelt oder nicht. Behörden, die im Rahmen eines bestimmten Untersuchungsauftrags nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten möglicherweise personenbezogene Daten erhalten, gelten jedoch nicht als Empfänger; die Verarbeitung dieser Daten durch die genannten Behörden erfolgt im Einklang mit den geltenden Datenschutzvorschriften gemäß den Zwecken der Verarbeitung.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.

Verantwortlicher ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet. Sind die Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung durch das Unionsrecht oder das Recht der Mitgliedstaaten vorgegeben, so kann der Verantwortliche beziehungsweise können die bestimmten Kriterien seiner Benennung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten vorgesehen werden.

Verarbeitung ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

§3 Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Je nachdem, welche der Funktionen oder Leistungen unserer Webseite Sie in Anspruch nehmen, ist es erforderlich, personenbezogene Daten von Ihnen zu nutzen.

Im Folgenden führen wir die Zwecke der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie die erforderlichen Rechtsgrundlagen auf.

Eine Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten, die über die in dieser Datenschutzerklärung genannten Nutzungsarten hinausgeht, findet nicht statt. Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte ohne Ihre Einwilligung findet, ausgenommen der im Rahmen dieser Datenschutzerklärung dargestellten Fälle, ebenfalls nicht statt, es sei denn, dass wir gesetzlich zur Herausgabe dieser Daten verpflichtet sind oder dass wir zur Durchsetzung unserer Forderungen zur Berufsverschwiegenheit verpflichtete Dritte einschalten.

Im Einzelnen speichern wir folgende Daten:

  1. Besuch der Webseite

Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie nicht verpflichtet sind, uns ihre personenbezogenen Daten über unsere Website zur Verfügung zu stellen. Die Bereitstellung Ihrer Daten über unsere Website ist weder gesetzlich, noch vertraglich vorgeschrieben noch für einen Vertragsschluss erforderlich. Die Nichtbereitstellung der Daten kann allerdings dazu führen, dass Sie gewisse Funktionen/Leistungen auf unserer Webseite nicht nutzen können.

Bei jedem Zugriff auf unsere Webseite und bei jedem Abruf einer Datei werden über diesen Vorgang automatisch Daten in einer Protokolldatei gespeichert. Diese sind:

  • die Information, welche Seiten aufgerufen wurden, die Verweildauer auf den einzelnen Seiten, die Ausstiegsseite (d.h., die Stelle, an der die Webseite verlassen wurde),
  • die Suchbegriffe und die Suchmaschine, die Sie zu covivio.immo weitergeleitet haben,
  • die Bildschirmauflösung,
  • der Browser,
  • das Betriebssystem,
  • das Land, aus dem der Zugriff erfolgt ist,
  • die Information, ob und wann (Datum und Uhrzeit) Downloads vorgenommen wurden,
  • Datum und Uhrzeit des Abrufs.

Die Speicherung dient ausschließlich internen systembezogenen und statistischen Zwecken und ist zur statistischen Erfassung der Nutzung und zur Optimierung unserer Webseite sowie zur Gewährleistung der Datensicherheit und des reibungslosen Betriebs der hierfür genutzten IT-Systeme erforderlich. Die Speicherung der Daten und Informationen erfolgt unter der Datenhoheit der Covivio auf dem Server ihres externen IT-Dienstleisters/Webhosting-Providers in Deutschland auf Grundlage überwiegender Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO und soweit es aufgrund gesetzlicher Bestimmungen (z.B. § 257 HGB oder § 147 AO) erforderlich ist.

  1. Kontaktformular „Wohnungswunsch“

Wir bieten ein Kontaktformular an, über das Sie uns Ihren Wohnungswunsch mitteilen können. Bei diesem Vorgang werden die folgenden Daten gespeichert, wobei die mit * gekennzeichneten Angaben Pflichtangaben sind:

  • Anrede
  • Vorname
  • Nachname*
  • E-Mail-Adresse*

Wir erheben diese Daten, um Ihnen zu Ihrem Wohnungswunsch Informationen über in Betracht kommende Mietobjekte zu übermitteln.

Diese Daten werden bei der Covivio Immobilien GmbH in Oberhausen und bei unserem Partner, der Immosolve GmbH, gespeichert.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO.

  1. Kontaktformular „Immobilien Schnellsuche“

Bei der Immobilien Schnellsuche haben Sie die Möglichkeit, sich potentielle Immobilien, die auf ein bestimmtes Gebiet, den Preis, die Größe und die Zimmeranzahl eingegrenzt werden, anzeigen zu lassen. Hierbei erheben wir folgende Daten:

  • Postleitzahl oder Ort der in Frage kommenden Wohnung
  • Preis von €- bis €
  • Größe von m² – bis m²
  • Zimmeranzahl

Wir erheben diese Daten, um Ihnen die Suche nach Immobilien in unserem Portfolio zu erleichtern und um Ihnen einen schnellen Überblick aller für Sie nach den von Ihnen eingegebenen Kriterien in Frage kommenden Wohnungen zu verschaffen. Personenbezogene Daten werden in diesem Zusammenhang nicht erhoben.

  1. Covivio-Kundenportal und Covivio Kunden App

Sie haben die Möglichkeit, sich als Bestandsmieter in unserem Online-Kundenportal und der Kunden App zu registrieren. Die Registrierung und die Nutzung des Covivio-Kundenportals und der Kunden App erfordert auch die Angabe personenbezogener Daten, die für uns technisch erforderlich sind, um Ihnen die Funktionen unseres Online-Portals und Kunden App anzubieten und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten (Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO).

Wir benötigen eine gültige Mietvertragsnummer, Ihren Vertragsbeginn sowie Ihren Vor- und Nachnamen, wenn Sie sich in unserer Kunden App oder auf unserer Homepage für das Kundenportal  registrieren.

Für die Registrierung verwenden wir das sog. „Double-Opt-in-Verfahren“. Sie werden aufgefordert, eine E-Mail-Adresse sowie ein Kennwort einzugeben.

Sobald Sie die Eingabemaske befüllt haben, erhalten Sie von uns eine E-Mail zu Ihrer Registrierung mit einem Link. Erst wenn Sie diesen Link anklicken und dadurch Ihre Registrierung bestätigen, ist Ihre Registrierung abgeschlossen.

Erfolgt die Bestätigung nicht innerhalb von 24 Stunden nach Anforderung der Bestätigungsmail, wird der Registrierungsvorgang abgebrochen und Ihre bereitgestellten personenbezogenen Daten nicht verarbeitet, sondern automatisch gelöscht.

Im Rahmen der Nutzung des Kundenportals und der Kunden App können weitere personenbezogenen Daten verarbeitet werden wie Bestandsdaten (z.B. Namen, Adressen), Kontaktdaten (z.B. E-Mail, Telefonnummern), Inhaltsdaten (z.B. Texteingaben, Fotografien, Videos), Vertragsdaten (z.B. Vertragsgegenstand, Laufzeit) sowie Meta-/Kommunikationsdaten (z.B. Geräte-IDs, IP-Adressen)

a. Mein Covivio

Nach Ihrer Registrierung können Sie unter „Mein Covivio“ Ihre Daten einsehen, ändern und ergänzen. Pflichtangaben sind entsprechend gekennzeichnet. Darüber hinaus können Sie weitere, freiwillige Angaben machen. Nach manueller Prüfung durch Ihren zuständigen Kundenbetreuer werden Ihre Vertragsdaten abschließend geändert.

Die Verarbeitung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO.

b. Covivio kontaktieren

Sie haben die Möglichkeit uns unter „Schaden melden“ einen Schaden zu melden. Jede Schadensmeldung kann mit einem Freitext und Bildern versehen werden, damit wir schnellstmöglich Ihr Anliegen bearbeiten können.

Sofern Sie dies nutzen, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten, welche von Ihnen zur Registrierung zum Covivio Kundenportal bereitgestellt wurden, sowie den Inhalt der Anfrage zum Zweck der Beantwortung Ihrer Anfrage. Ihre Daten werden, soweit erforderlich, zur schnellen Bearbeitung Ihrer Meldung von uns an entsprechende Handwerksbetriebe weitergegeben.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO.

c. Formular- /Dokumentencenter

Über das Kundenportal oder Kunden App können Sie Standardformulare und Anträge anfordern, die Ihnen dann innerhalb des Kundenportals zur Verfügung gestellt werden, beispielsweise

  • Nebenkostenabrechnung
  • Belege für die Nebenkostenabrechnung
  • Wohnungsgeberbescheinigung
  • Mietbescheinigung
  • Mieterkontoauszug
  • Mietschuldenfreiheitsbestätigung
  • Mietvertrag
  • SEPA – Lastschriftmandat
  • Antrag Genehmigung Hundehaltung
  • Antrag Genehmigung Schlüsselanfertigung
  • Antrag Genehmigung Einbau Zusatzschlosses an der WE Tür
  • Antrag Untervermietung
  • Antrag Einbau Laminat/Parkett
  • Sonstiges/Freitext

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt, je nach Anfrage, zum Zweck der Vertragsdurchführung oder gegebenenfalls -abwicklung mit Ihnen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO. Sofern Sie uns im Rahmen Ihre Anfrage Gesundheitsdaten übermitteln, verarbeiten wir diese personenbezogenen Daten nur und insoweit dies für die Beantwortung Ihrer Anfrage erforderlich ist und Sie uns hierfür Ihre ausdrückliche Einwilligung i.S.v. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO erteilt haben.

d. Status meiner Meldungen

Sie haben die Möglichkeit, sich über den Bearbeitungsstatus Ihrer Schadensmeldungen, Ihrer Anfragen und Dokumentenanforderungen zu informieren.

  1. Kontaktformular „Kontakt“

Sofern Sie weiteren Kontakt als Mieter oder Besucher mit uns aufnehmen möchten, haben Sie die Möglichkeit über ein Kontaktformular mit uns in Verbindung zu treten.  Hierbei werden folgende Daten abgefragt, wobei die mit * gekennzeichneten Angaben Pflichtangaben sind:

  • Anliegen im „Drop-Down-Menü“ (sonstige Anfragen, Fragen zu Betriebskosten, Fragen zur Mietzahlung, Mietanpassung, Kaufinteressent, Mietinteressent)*
  • Vorname*
  • Nachname*
  • Kundennummer (bei bestehenden Mietern mit Bezug auf die Anliegen: „Betriebskosten, Mietzahlung, Mietanpassungen“)*
  • Telefonnummer
  • E-Mail-Adresse*
  • Nachricht (als Freitext)*

Wir verwenden die Daten, um Ihre Anfrage serviceorientiert zu beantworten und Kontakt mit Ihnen aufzunehmen.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO und soweit es aufgrund gesetzlicher Bestimmungen (z.B. § 257 HGB oder § 147 AO) erforderlich ist.

  1. Handwerkermarkt „für unsere Geschäftspartner“

Im Rahmen unseres Angebots „Handwerkermarkt“ können Sie sich als Handwerker bei uns bewerben, Angebote abgeben oder uns Ihre Absage zu einem Angebot online zukommen lassen.

a. Bewerbung für Handwerker

Wenn Sie an unserem Handwerkermarkt teilnehmen möchten, können Sie sich als Handwerksbetrieb für eine Zusammenarbeit bewerben, indem Sie unser Online-Formular „Bewerbung für Handwerker“ nutzen. Hierbei fragen wir von Ihnen (neben anderen Daten) die folgenden personenbezogenen Daten ab, wobei die mit * gekennzeichneten Angaben Pflichtangaben sind:

  • Ansprechpartner*
  • Straße, Hausnummer*
  • PLZ/Ort*
  • Telefon*
  • Telefax
  • E-Mail*
  • Internet
  • Zertifizierungen

Wir erheben diese personenbezogenen Daten zur schnellen Abwicklung des Bewerbungsverfahrens. Die Verarbeitung und Nutzung der uns mit der Bewerbung übermittelten personenbezogenen Daten erfolgt insbesondere auch zur Prüfung der Eignung der Qualifikation des Handwerkers / des Handwerksbetriebes auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) und lit. f) DSGVO und soweit es aufgrund gesetzlicher Bestimmungen (z.B. § 257 HGB oder § 147 AO) erforderlich ist.

b. Angebotsabgabe

Wenn Sie ein Angebot zu einer unserer Ausschreibungen abgeben möchten, können Sie unser Online-Formular „Angebotsabgabe“ nutzen. Hierbei fragen wir von Ihnen (neben anderen Daten) die folgenden personenbezogenen Daten ab, wobei die mit * gekennzeichneten Angaben Pflichtangaben sind:

  • Ansprechpartner*
  • E-Mail

Wir erheben diese personenbezogenen Daten zur Abwicklung des Angebotsverfahrens. Die Verarbeitung und Nutzung der uns mit Ihrem Angebot übermittelten personenbezogenen Daten erfolgen insbesondere auch zur Prüfung Ihres Angebots und als erforderliche vorvertragliche Maßnahmen zu einem möglichen Vertragsschluss mit Ihrem Unternehmen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO und soweit es aufgrund gesetzlicher Bestimmungen (z.B. § 257 HGB oder § 147 AO) erforderlich ist.

c. Absagen

Falls Sie als Handwerksbetrieb bereits mit uns zusammenarbeiten und an einer Ausschreibung nicht teilnehmen möchten, können Sie uns Ihre Absage über das Online-Formular „Absagen“ zukommen lassen. Hierbei fragen wir von Ihnen (neben anderen Daten) die folgenden personenbezogenen Daten ab, wobei die mit * gekennzeichneten Angaben Pflichtangaben sind:

  • Ansprechpartner*
  • E-Mail

Wir erheben diese personenbezogenen Daten zur Abwicklung Ihrer Absage. Die Verarbeitung und Nutzung der uns mit Ihrer Absage übermittelten personenbezogenen Daten erfolgt insbesondere auch zur Prüfung Ihrer Absage und im Rahmen der Durchführung erforderlicher vorvertraglicher Maßnahmen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO und soweit es aufgrund gesetzlicher Bestimmungen (z.B. § 257 HGB oder § 147 AO) erforderlich ist.

  1. Online-Bewerbung

Wenn Sie sich bei uns auf eine Arbeitsstelle bewerben möchten, können Sie unsere Karriere-Homepage (karriere.covivio.immo) nutzen und dort detaillierte Informationen zum Datenschutz finden.

  1. Mietvertrag

Ohne die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist der Abschluss, die Durchführung und die Abwicklung Ihres Mietvertrages nicht möglich.

Neben der Verarbeitung Ihrer Daten zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrages auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO sowie zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO verarbeiten wir Ihre Daten, um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten zu wahren, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

a) Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann beispielsweise zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs erforderlich sein, zur Einholung von Auskünften zur Bonitätsabfrage sowie Datenaustausch mit Auskunfteien, zur Steuerung und Kontrolle durch verbundene Unternehmen der Covivio-Gruppe bzw. der entsprechenden Aufsichtsgremien oder Kontrollinstanzen (z.B. Revision), zur Abrechnung der Nebenkosten, zur kaufmännischen Verwaltung und Beauftragung von Dritten als Erfüllungsgehilfen (z.B. für Reparaturen, Wartung, Instandhaltung, Sanierung, Modernisierung (insbesondere auch Modernisierung auf Mieterwunsch, Beantragung von Baukostenzuschüssen bei der Pflegekasse), Notfall-Sofortmaßnahmen, zur Durchführung und ggf. Abwicklung des Mietvertrages bei Verletzung Ihrer mietvertraglichen Pflichten, zur Beitreibung von Forderungen durch unser Forderungsmanagement und gegebenenfalls ein Inkasso-/ oder Factoring-Unternehmen, zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten durch Rechtsanwälte, zur Abwicklung von Versicherungsfällen (etwa Gebäudeversicherung, Sachversicherung), zur Verhinderung und Aufklärung von Straftaten (ggf. auch durch Videoüberwachung), zur Gewährleistung der Gebäude- und Anlagensicherheit, zur Ausübung von Informationspflichten im Rahmen von Auskunftsersuchen Dritter (z.B. Behörden, Versorger und Netzbetreiber), auch zur Nachweisbarkeit von Aufträgen und sonstigen Vereinbarungen, zur internen Auswertung zur Analyse des Immobilienmarktes sowie der Nachfragesituation, zur Risikoprüfung (Due-Diligence) bei Unternehmenstransaktionen. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) und lit. c) DSGVO sowie um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten zu wahren, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

b) Wir bieten Ihnen verschiedene digitale Services an, z.B. die Mobile Wohnungsübergabe und Wohnungsabnahme. Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung ist ebenfalls die Erfüllung eines Vertrages auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO.

Wenn Sie sich telefonisch oder schriftlich an unseren Kundenservice wenden, verarbeiten wir ebenfalls Ihre personenbezogenen Daten. Die Verarbeitung richtet sich nach dem Gegenstand Ihrer Anfrage. Um Ihre Anfrage schnellstmöglich und zu Ihrer Zufriedenheit bearbeiten zu können, greifen wir auf personenbezogene Daten zurück, die im Rahmen von anderen Datenverarbeitungen in unseren Systemen gespeichert worden sind (z.B. Daten, die Sie bei Vereinbarung eines Besichtigungstermins mit uns oder bei Abschluss eines Mietvertrags mit uns oder bei einem vorangegangenen Kundenkontakt angegeben haben). Übermitteln Sie uns im Rahmen Ihrer Anfrage Gesundheitsdaten, verarbeiten wir diese ausschließlich nur zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind je nach Anfrage, Vertragsanbahnung, -durchführung oder gegebenenfalls -abwicklung mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO), Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen Ihnen gegenüber (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse, Ihre Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).

c) Im Rahmen des Vertriebs unserer Immobilien verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für die Vorbereitung, den Abschluss und die Durchführung des Kaufvertrages auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO sowie aufgrund unseres berechtigten Interesses an dem Vertrieb unserer Immobilen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

d) Personenbezogene Daten unserer werbenden Bestandsmieter sowie der potentiellen zukünftigen Mieter im Rahmen der Aktion „Mieter werben Mieter“ verarbeiten wir aufgrund unseres berechtigten Interesses Marketingmaßnahmen durchzuführen und geeignete Nachmieter für unsere Objekte zu finden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO sowie zum Zwecke der Anbahnung eines Mietvertrags mit dem Interessenten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO.

e) Wir führen Kundenumfragen durch, um die Zufriedenheit unserer Kunden zu ermitteln und zu fördern mit dem Zweck, unsere Services nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen auszurichten und zu verbessern. Nehmen Sie an einer solchen Kundenumfrage teil, erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

f) Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben, ggf. der Alters- und Identitätsprüfung, der Prävention von Betrug und Geldwäsche, zur Verhinderung, Bekämpfung und Aufklärung der Terrorismusfinanzierung und vermögensgefährdenden Straftaten, zur Erfüllung gesetzlicher, behördlicher bzw. handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungs- oder Kontroll- und Meldepflichten (wie z.B. der Legionellen-Untersuchung), zur Wahrung der gesetzlich verpflichtenden Mietpreisüberprüfung (gesetzeskonforme Erhebung der Miete, Überprüfung der Belegung der Immobilie gemäß den gesetzlichen Vorgaben), aufgrund von behördlichen/gerichtlichen Maßnahmen zu Zwecken der Beweiserhebung, der Strafverfolgung oder der Durchsetzung rechtlicher Ansprüche sowie zur Wahrung gesetzlicher Pflichten aus dem Bundesmeldegesetz und dem Wohnungsbindungsgesetz. Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen in diesem Fall die jeweiligen gesetzlichen Regelungen i. V. m. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO.

g) In Einzelfällen kann eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auch aufgrund Ihrer freiwillig erteilen Einwilligung erfolgen, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO. Wir informieren Sie über die Zwecke und über die Konsequenzen der Nichterteilung oder eines Widerrufs der Einwilligung gesondert jeweils in deren Text. Der Widerruf einer Einwilligung wirkt erst für die Zukunft. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen und bleiben rechtmäßig.

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen darüber zuvor informieren.

§5 Datenschutz von Kindern

Der Schutz von Kindern im Internet ist für Covivio selbstverständlich und besonders erstrebenswert. Covivio rät aus diesem Grunde allen Eltern und Aufsichtspersonen, Ihre Kinder zu einem verantwortungsbewussten Umgang mit personenbezogenen Daten im Internet anzuhalten. Ohne Zustimmung der Eltern oder der Aufsichtspersonen sollten Kinder keine personenbezogenen Daten an Covivio bzw. über das Internet übermitteln.

§6 Einsatz von Cookies

Wir setzen sog. “Cookies” ein. Cookies sind kleine Textdateien, die im Rahmen Ihres Besuchs unserer Webseite von unserem Webserver an Ihren Browser gesandt und von die­sem auf Ihrem Endgerät für einen späteren Abruf vorgehalten werden. Wir setzen nur sog. Session-Cookies (auch als „temporäre Cookies“ bezeichnet) ein, also solche, die ausschließlich für die Dauer Ihrer Nutzung einer unserer Webseiten zwischengespeichert werden.

Die eingesetzten Cookies dienen insbesondere dazu, die Nutzungshäufigkeit und die Anzahl der Nutzer unserer Webseiten zu ermitteln und Ihre Endgeräte während eines Besuchs unserer Webseite oder beim Wechsel von einer unserer Webseiten zu einer anderen unserer Webseiten weiterhin zu identifizieren und das Ende Ihres Besuchs feststellen zu können. So erfahren wir, welchen Bereich unserer Webseite und welche anderen Webseiten unsere Benutzer besucht haben.

Wir verwenden das Webanalysetool Matamo. Dabei handelt es sich um eine Open-Source-Software, die zur Auswertung der Zugriffe auf die Webseite der Covivio eingesetzt wird. Matamo verwendet Cookies. Hierbei wird Ihre IP-Adresse sofort nach Ihrer Verarbeitung durch Maskierung der letzten beiden IP-Blocks anonymisiert.  Es wird nur Ihre anonymisierte IP-Adresse gespeichert.

Diese Nutzungsdaten lassen jedoch keine Rückschlüsse auf den Benutzer zu. Sämtliche dieser anonymisiert erhobenen Nutzungsdaten werden nicht mit Ihren personenbezogenen Daten nach § 2 dieser Datenschutzerklärung zusammengeführt und umgehend nach Ende der statistischen Auswertung gelöscht. Nach Beendigung der Session, d.h. sobald Sie Ihre Brow­ser­sit­zung been­den, werden zudem die Cookies auf Ihrem Endgerät gelöscht.

Die meisten Browser sind so voreingestellt, dass sie Cookies automatisch akzeptieren. Sie können das Speichern von Cookies deaktivieren oder Ihren Browser so einstellen, dass er Sie benachrichtigt, bevor Cookies gespeichert werden. Nutzer, die Cookies nicht akzeptieren, können auf bestimmte Bereiche unserer Webseite eventuell nicht zugreifen.

Sie können sich hier entscheiden, ob in Ihrem Browser ein eindeutiger Webanalyse-Cookie abgelegt werden darf, um Covivio als dem Betreiber der Webseite die Erfassung und Analyse verschiedener statistischer Daten zu ermöglichen. Wenn Sie sich dagegen entscheiden möchten, klicken Sie bitten den folgenden Link an, um den Matamo-Deaktivierungs-Cookie in Ihrem Browser abzulegen.

§7 Herkunft und Kategorien von Daten, die wir nicht unmittelbar von Ihnen erhalten

Wir verarbeiten personenbezogenen Daten, die wir von anderen Unternehmen oder von sonstigen Dritten (z.B. Auskunfteien) zulässigerweise erhalten haben, sofern dies für die Erbringung unserer Leistungen erforderlich ist. Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (wie z.B. Telefonverzeichnissen, Melderegistern, Schuldnerverzeichnissen, Grundbüchern, Presse, Internet und anderen Medien) zulässigerweise gewonnen, erhalten oder erworben haben und verarbeiten dürfen. Dies umfasst insbesondere Datenkategorien wie Kontaktdaten (z.B. Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Angaben zur Person (z.B. Geburtsdaten, Beruf/Branche), Meldedaten, Information über Ihre finanzielle Situation (Bonitätsdaten, wie Daten zur Beurteilungen des wirtschaftlichen Risikos) und vergleichbare Daten.

§8 Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte

Die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nach Maßgabe der Regelungen dieses § 8, soweit nicht abweichende Regelung an anderer Stelle in dieser Datenschutzerklärung enthalten sind. Eine Übermittlung erfolgt nur, soweit dies für die Erfüllung der in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecke erforderlich ist oder Sie in eine Weitergabe Ihrer Daten eingewilligt haben.

  1. Ihre personenbezogenen Daten werden von uns im Rahmen eines arbeitsteiligen Prozesses innerhalb unseres Konzerns zur Vorbereitung, Durchführung und Abwicklung Ihres Mietvertrages oder eines Kaufvertrages innerhalb der Covivio Gruppe und an von der Covivio Gruppe beauftragte Dritte übermittelt.
  2. Zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bedienen wir uns in Teilen externer Property Manager, deren wesentliche Aufgabe die technische und kaufmännische Verwaltung der Immobilie ist, innerhalb welcher sich Ihr Mietobjekt befindet. Hierzu zählen auch mit der Beratung oder Instandhaltung unserer Objekte betraute Dritte (z.B. Handwerker und sonstige Dienstleister im Rahmen der Schadensbeseitigung und/oder Gefahrenabwehr) oder mit der Unterstützung unserer Geschäftsprozesse (z.B. Wartungsunternehmen, Messdienste, Entsorgungsdienstleister, Finanzdienstleister und IT-Dienstleister) beauftragte Dienstleister, Banken und Sparkassen sowie externe Makler zur Durchführung von Objektbesichtigungen im Rahmen unseres Vermietungsprozesses.
  3. Spezialisierte Unternehmen bzw. Bereiche unserer Unternehmensgruppe nehmen bestimmte Datenverarbeitungsaufgaben (z.B. IT-Dienstleistungen, den Kundenservice oder Dienstleistungen im Zusammenhang mit Recht, Steuern und Revision) für die in der Covivio-Gruppe verbunden Unternehmen zentral wahr. Sofern und soweit hierfür erforderlich, erhalten diese Unternehmen der Covivio-Gruppe Deutschland zur Erbringung dieser Dienstleistungen im Rahmen der oben genannten Zwecke Ihre personenbezogenen Daten. Die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a), lit. b), lit. c) oder lit. f) DSGVO.
  4. Bei Objektverkäufen übermitteln wir nach Abschluss des Kaufvertrages die Mieterakten sowie den aktuellen Stand der Mietsicherheiten des entsprechenden Objektes an den Käufer. Möglicherweise übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten auch an Makler und Notare. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage von 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO, damit wir unseren rechtlichen Pflichten gegenüber den Käufern bei Verkauf unserer Objekte nachkommen können sowie zur Wahrung unseres berechtigten Interesses am Verkauf unserer Mietobjekte und der Durchführung der hierfür erforderlichen Maßnahmen aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.
  5. Darüber hinaus kann die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an weitere Empfänger zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO erfolgen, wie etwa an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten (z.B. Finanzbehörden, Sozialversicherungsträger oder Strafverfolgungsbehörden). Zudem aufgrund unseres berechtigten Interesses im Rahmen eines Auskunftsersuchens an Behörden, Versorger und Netzbetreiber bei Vorliegen hinreichender Voraussetzungen aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.
  6. Bei Pflichtverletzungen im Rahmen des Mietvertrages und daraus resultierender Rechtsstreitigkeiten kann eine Weiterleitung an Auskunfteien, möglicherweise an externe Inkassodienstleister und externe Rechtsanwälte erfolgen. Zudem trotz erfolgter Mahnungen bei kündigungsrelevanten Mietzinsrückständen an soziale und/oder gemeinnützige Organisationen und Dienststellen. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO zur Durchführung und Abwicklung des Mietvertrages und aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO zur Wahrung, Verteidigung und Durchsetzung unseres berechtigten, rechtlichen Interesses.
§9 Auftragsdatenverarbeitung durch externe Dienstleister

Im Rahmen von Wohnungsvermittlungen, bei unserem Vermietungsprozess, bei Online-Bewerbungen sowie für die Durchführung von Kundenbefragungen bedienen wir uns teilweise externer Dienstleister, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten (z.B. IT-Dienstleister wie die Immosolve GmbH im Rahmen des Vermietungsprozesses oder die perbit Software GmbH bei unserem Online-Bewerbungsprozess). Diese Dienstleister wurden von uns schriftlich beauftragt und sorgfältig ausgewählt. Sie sind an unsere Weisungen gebunden und werden von uns regelmäßig im Hinblick auf die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Erfordernisse kontrolliert.

Alle Systeme, in denen Ihre personenbezogenen Daten gespeichert werden und auf die externe Dienstleister Zugriff haben, sind passwortgeschützt und nur denjenigen Personen zugänglich, die Ihre Daten zur Bearbeitung der von Ihnen autorisierten Zwecke benötigen. Wir stellen im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen sicher, dass die Daten durch die betreffenden externen Dienstleister in dem hier vereinbarten Sinne verarbeitet, genutzt und an diese übermittelt werden.

§10 Sicherungsmaßnahmen zum Schutz der bei uns gespeicherten Daten

Es ist uns ein Anliegen, Ihre Privatsphäre zu schützen und Ihre personenbezogenen Daten vertraulich zu behandeln. Um einen Verlust oder Missbrauch der bei uns gespeicherten Daten zu vermeiden, haben wir umfangreiche Sicherheitsvorkehrungen getroffen. Wir überprüfen diese Vorkehrungen in regelmäßigen Abständen und vergewissern uns, dass sie dem neuesten technischen Standard entsprechen. Ihre Daten werden in unseren Datenbanken gespeichert. Die Datenbanken sind lediglich uns und unseren besonders für den Datenschutz geschulten Mitarbeitern sowie ggf. den von uns beauftragten externen Dienstleistern zugänglich, mit denen wir ein entsprechendes Sicherheitsniveau vereinbaren.

Wir legen höchsten Wert auf die bei uns einzuhaltenden Standards. Wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass wir nicht ausschließen können, dass die Regeln des Datenschutzes und die von uns getroffenen Sicherungsmaßnahmen von anderen, nicht im Verantwortungsbereich von uns liegenden Personen oder Institutionen ebenso beachtet werden. Aus diesem Grund kann es vorkommen, dass über das Internet unverschlüsselt preisgegebene Daten von Dritten mitgelesen werden. Wir haben technisch hierauf keinen Einfluss. Es liegt in Ihrem Verantwortungsbereich, die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten durch Verschlüsselung oder in sonstiger Weise gegen Missbrauch zu schützen.

§11 Ort und Verfahren der Datenverarbeitung

Wir stellen den in der Europäischen Union gesetzlich verbindlich festgelegten Datenschutz sicher. In einigen Fällen kann es – insbesondere aus technischen Gründen – sein, dass Ihre uns anvertrauten Daten möglicherweise auf Servern außerhalb des Landes (auch außerhalb der Europäischen Union), in dem Sie ursprünglich die Daten eingegeben haben, gespeichert werden. In diesem Fall und im Falle eines Risikos, dass Länder, in die Ihre Daten übermittelt werden, keinem ebenso strengen gesetzlichen Datenschutz unterliegen, wie dies in Ihrem Heimatland oder dem Land, von welchem Sie unsere Services aus nutzen, der Fall ist, stellen wir sicher, dass Ihre Daten gemäß den Bestimmungen der vorliegenden Datenschutzerklärung behandelt werden. Eine automatisierte Entscheidungsfindung – einschließlich Profiling – erfolgt nicht.

§12 Hyperlinks zu fremden Webseiten

Auf unserer Webseite befinden sich ggf. sog. Hyperlinks zu Webseiten anderer Anbieter. Bei Aktivierung dieser Hyperlinks werden Sie von unserer Webseite direkt auf die Webseite der anderen Anbieter weitergeleitet. Sie erkennen dies u. a. am Wechsel der URL.

Covivio hat keinen Einfluss auf die Gestaltung und den Inhalt fremder Internetseiten. Wir können deshalb auch keine Verantwortung für den vertraulichen Umgang Ihrer Daten auf den Webseiten Dritter übernehmen, da wir keinen Einfluss darauf haben, dass diese Dritte die Datenschutzbestimmungen einhalten.

Über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten durch diese Dritte informieren Sie sich bitte auf den entsprechenden Webseiten direkt.

§13 Dauer der Datenspeicherung

Ihre personenbezogenen Daten speichern wir nur so lange, wie dies für die oben genannten Zwecke nach dem Gesetz zulässig ist.

Die Löschung der gespeicherten personenbezogenen Daten erfolgt demnach, wenn die Speicherung dieser Daten zur Erfüllung des mit der Speicherung verfolgten Zwecks nicht mehr erforderlich ist oder Sie uns Ihre Daten freiwillig mit Ihrer Einwilligung zur Verfügung gestellt haben und Sie diese Einwilligung widerrufen haben. Es kann vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei oder bis zu dreißig Jahren).

Zudem speichern wir Ihre personenbezogenen Daten, soweit wir dazu gesetzlich verpflichtet sind. Entsprechende Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und dem Geldwäschegesetz. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahre. Mit Ablauf der Aufbewahrungsfristen werden wir Ihre Daten löschen, ohne dass Sie uns dazu auffordern müssen.

§14 Welche Rechte haben Sie?

Sie haben die Möglichkeit, verschiedene Rechte wahrzunehmen.

Beispielsweise haben Sie das Recht auf

  • Auskunft, welche Daten wir zu Ihrer Person gespeichert haben. Sollten trotz unseres Bemühens um richtige und aktuelle Daten falsche Daten bei uns gespeichert sein, berichtigen wir diese.
  • Sie haben ferner das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen; wir kommen diesem Löschverlangen nach, sofern nicht ausnahmsweise ein zur weiteren Verarbeitung berechtigender Fall vorliegt.
  • Darüber hinaus können Sie, sofern ein hierzu berechtigter Grund vorliegt, die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
  • Ferner haben Sie das Recht, der Datenverarbeitung zu widersprechen, und das Recht, eine Kopie der Daten zu verlangen und ggf. zu anderen Verantwortlichen übertragen zu lassen.
  • Falls Sie uns für die Verarbeitung Ihrer Daten eine Einwilligung erteilt haben bzw. wenn Sie uns in den Online-Formularen unserer Website in nicht verpflichtenden Feldern Ihre personenbezogenen Daten freiwillig bereitgestellt haben, können Sie die Verarbeitung dieser Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

In allen vorgenannten Fällen wenden Sie sich bitte an die für die Datenverarbeitung verantwortliche Stelle:

Covivio Immobilien GmbH

Essener Straße 66, 46047 Oberhausen

Telefon: 0208 97064 – 0

datenschutzverantwortlicher@covivio.immo

Eingetragen im Handelsregister des AG Stuttgart unter HRB 720957

Geschäftsführer: Thierry Beaudemoulin (Vorsitzender), Marcus Bartenstein, Dr. Daniel Frey, Jochen Humpert, Rainer Langenhorst

 

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