Datenschutz­erklärung Webseite

Zu der Verarbeitung von Daten gemäß Art. 13 EU-Datenschutzgrundverordnung.

Wir, die Covivio Immobilien GmbH (nachfolgend „Covivio“, Informationen zu unserem Unternehmen erhalten Sie hier), freuen uns, dass Sie unsere Webseite (www.covivio.immo) besuchen.
Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Covivio und Ihrer diesbezüglich bestehenden Datenschutzrechte nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie dem neuen Bundesdatenschutzgesetz (im Folgenden „BDSG neu“).
Sollten Sie Fragen zum Inhalt der Datenschutzerklärung haben, können Sie sich jederzeit an die folgende Adresse wenden:

datenschutz@covivio.immo

Da Gesetzesänderungen oder Änderungen unserer unternehmensinternen Prozesse eine Anpassung dieser Datenschutzerklärung erforderlich machen können, möchten wir Sie bitten, diese Datenschutzerklärung regelmäßig durchzulesen.

§ 1 Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen Ihrer Nutzung des Internetangebots der Covivio, welches unter der Domain www.covivio.immo sowie den verschiedenen Subdomains und einzelnen Seiten (im Folgenden zusammenfassend „Webseite“ genannt) abrufbar ist sowie für die Nutzung. Zudem wenn Sie Mieter, Untermieter, Interessent, Erwerber und/oder Kaufinteressent sind.

§ 2 Definitionen

Empfänger ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, der personenbezogene Daten offengelegt werden, unabhängig davon, ob es sich bei ihr um einen Dritten handelt oder nicht. Behörden, die im Rahmen eines bestimmten Untersuchungsauftrags nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten möglicherweise personenbezogene Daten erhalten, gelten jedoch nicht als Empfänger; die Verarbeitung dieser Daten durch die genannten Behörden erfolgt im Einklang mit den geltenden Datenschutzvorschriften gemäß den Zwecken der Verarbeitung. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.
Verantwortlicher ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet. Sind die Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung durch das Unionsrecht oder das Recht der Mitgliedstaaten vorgegeben, so kann der Verantwortliche beziehungsweise können die bestimmten Kriterien seiner Benennung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten vorgesehen werden.
Verarbeitung ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder
Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

§ 3 Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Je nachdem, welche der Funktionen oder Leistungen unserer Webseite Sie in Anspruch nehmen, ist es erforderlich, personenbezogene Daten von Ihnen zu nutzen.
Im Folgenden führen wir die Zwecke der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie die erforderlichen Rechtsgrundlagen auf.
Eine Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten, die über die in dieser Datenschutzerklärung genannten Nutzungsarten hinausgeht, findet nicht statt. Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte ohne Ihre Einwilligung findet, ausgenommen der im Rahmen dieser Datenschutzerklärung dargestellten Fälle, ebenfalls nicht statt, es sei denn, dass wir gesetzlich zur Herausgabe dieser Daten verpflichtet sind oder dass wir zur Durchsetzung unserer Forderungen zur Berufsverschwiegenheit verpflichtete Dritte einschalten.
Im Einzelnen speichern wir folgende Daten:

1. Besuch der Webseite
Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie nicht verpflichtet sind, uns ihre personenbezogenen Daten über unsere Website zur Verfügung zu stellen. Die Bereitstellung Ihrer Daten über unsere Website ist weder gesetzlich, noch vertraglich vorgeschrieben noch für einen Vertragsschluss erforderlich. Die Nichtbereitstellung der Daten kann allerdings dazu führen, dass Sie gewisse Funktionen/Leistungen auf unserer Webseite nicht nutzen können.
Bei jedem Zugriff auf unsere Webseite und bei jedem Abruf einer Datei werden über diesen Vorgang automatisch Daten in einer Protokolldatei gespeichert. Diese sind:

• die Information, welche Seiten aufgerufen wurden, die Verweildauer auf den einzelnen Seiten, die Ausstiegsseite (d.h., die Stelle, an der die Webseite verlassen wurde),
• die Suchbegriffe und die Suchmaschine, die Sie zu www.covivio.immo weitergeleitet haben,
• die Bildschirmauflösung,
• der Browser,
• das Betriebssystem,
• das Land, aus dem der Zugriff erfolgt ist,
• die Information, ob und wann (Datum und Uhrzeit) Downloads vorgenommen wurden,
• Datum und Uhrzeit des Abrufs.

Die Speicherung dient ausschließlich internen systembezogenen und statistischen Zwecken und ist zur statistischen Erfassung der Nutzung und zur Optimierung unserer Webseite sowie zur Gewährleistung der Datensicherheit und des reibungslosen Betriebs der hierfür genutzten IT-Systeme erforderlich. Die Speicherung der Daten und Informationen erfolgt unter der Datenhoheit der Covivio auf dem Server ihres externen IT-Dienstleisters/Webhosting-Providers in Deutschland auf Grundlage überwiegender Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO und soweit es aufgrund gesetzlicher Bestimmungen (z.B. § 257 HGB oder § 147 AO) erforderlich ist.

2. Kontaktformular „Wohnungswunsch“
Wir bieten ein Kontaktformular an, über das Sie uns Ihren Wohnungswunsch mitteilen können. Bei diesem Vorgang werden die folgenden Daten gespeichert, wobei die mit * gekennzeichneten Angaben Pflichtangaben sind:

• Anrede
• Vorname
• Nachname*
• E-Mail-Adresse*

Wir erheben diese Daten, um Ihnen zu Ihrem Wohnungswunsch Informationen über in Betracht kommende Mietobjekte zu übermitteln.
Diese Daten werden bei der Covivio Immobilien GmbH in Oberhausen und bei unserem Partner, der Immosolve GmbH, gespeichert.
Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO.

3. Kontaktformular „Immobilien Schnellsuche“
Bei der Immobilien Schnellsuche haben Sie die Möglichkeit, sich potentielle Immobilien, die auf ein bestimmtes Gebiet, den Preis, die Größe und die Zimmeranzahl eingegrenzt werden, anzeigen zu lassen. Hierbei erheben wir folgende Daten:

• Postleitzahl oder Ort der in Frage kommenden Wohnung
• Preis von €- bis €
• Größe von m² – bis m²
• Zimmeranzahl

Wir erheben diese Daten, um Ihnen die Suche nach Immobilien in unserem Portfolio zu erleichtern und um Ihnen einen schnellen Überblick aller für Sie nach den von Ihnen eingegebenen Kriterien in Frage kommenden Wohnungen zu verschaffen. Personenbezogene Daten werden in diesem Zusammenhang nicht erhoben.
Die Immobiliensuche nach Mietobjekten wird uns von der Immosolve GmbH zur Verfügung gestellt und in unsere Website eingebunden. Für die Suche nach Verkaufsobjekten wird der Dienst von Immobilienscout24 genutzt und in unsere Website eingebunden.

4. Covivio-Kundenportal
Sie haben die Möglichkeit, sich als Bestandsmieter in unserem Online-Kundenportal zu registrieren. Die Registrierung und die Nutzung des Covivio-Kundenportals erfordert auch die Angabe personenbezogener Daten, die für uns technisch erforderlich sind, um Ihnen die Funktionen unseres Online-Portals anzubieten und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten (Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO).
Wir benötigen eine gültige Mietvertragsnummer, Ihren Vertragsbeginn sowie Ihren Vor- und Nachnamen, wenn Sie sich auf unserer Homepage für das Kundenportal registrieren.
Für die Registrierung verwenden wir das sog. „Double-Opt-in-Verfahren“. Sie werden aufgefordert, eine E-Mail-Adresse sowie ein Kennwort einzugeben.
Sobald Sie die Eingabemaske befüllt haben, erhalten Sie von uns eine E-Mail zu Ihrer Registrierung mit einem Link. Erst wenn Sie diesen Link anklicken und dadurch Ihre Registrierung bestätigen, ist Ihre Registrierung abgeschlossen.
Erfolgt die Bestätigung nicht innerhalb von 24 Stunden nach Anforderung der Bestätigungsmail, wird der Registrierungsvorgang abgebrochen und Ihre bereitgestellten personenbezogenen Daten nicht verarbeitet, sondern automatisch gelöscht.
Im Rahmen der Nutzung des Kundenportals können weitere personenbezogenen Daten verarbeitet werden wie Bestandsdaten (z.B. Namen, Adressen), Kontaktdaten (z.B. E-Mail, Telefonnummern), Inhaltsdaten (z.B. Texteingaben, Fotografien, Videos), Vertragsdaten (z.B. Vertragsgegenstand, Laufzeit) sowie Meta-/Kommunikationsdaten (z.B. Geräte-IDs, IP-Adressen)

a. Mein Covivio
Nach Ihrer Registrierung können Sie unter „Mein Covivio“ Ihre Daten einsehen, ändern und ergänzen. Pflichtangaben sind entsprechend gekennzeichnet. Darüber hinaus können Sie weitere, freiwillige Angaben machen. Nach manueller Prüfung durch Ihren zuständigen Kundenbetreuer werden Ihre Vertragsdaten abschließend geändert.
Die Verarbeitung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO.

b. Covivio kontaktieren
Sie haben die Möglichkeit uns unter „Covivio kontaktieren“ einen Schaden zu melden. Jede Schadensmeldung kann mit einem Freitext und Bildern versehen werden, damit wir schnellstmöglich Ihr Anliegen bearbeiten können.
Sofern Sie dies nutzen, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten, welche von Ihnen zur Registrierung zum Covivio Kundenportal bereitgestellt wurden, sowie den Inhalt der Anfrage zum Zweck der Beantwortung Ihrer Anfrage. Ihre Daten werden, soweit erforderlich, zur schnellen Bearbeitung Ihrer Meldung von uns an entsprechende Handwerksbetriebe weitergegeben.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO.

c. Formular- /Dokumentencenter
Über das Kundenportal können Sie Standardformulare und Anträge anfordern, die Ihnen dann innerhalb des Kundenportals zur Verfügung gestellt werden, beispielsweise

• Nebenkostenabrechnung
• Belege für die Nebenkostenabrechnung
• Wohnungsgeberbescheinigung
• Mietbescheinigung
• Mieterkontoauszug
• Mietschuldenfreiheitsbestätigung
• Mietvertrag
• SEPA – Lastschriftmandat
• Antrag Genehmigung Hundehaltung
• Antrag Genehmigung Schlüsselanfertigung
• Antrag Genehmigung Einbau Zusatzschlosses an der WE Tür
• Antrag Untervermietung
• Antrag Einbau Laminat/Parkett
• Sonstiges/Freitext

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt, je nach Anfrage, zum Zweck der Vertragsdurchführung oder gegebenenfalls -abwicklung mit Ihnen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO. Sofern Sie uns im Rahmen Ihre Anfrage Gesundheitsdaten übermitteln, verarbeiten wir diese personenbezogenen Daten nur und insoweit dies für die Beantwortung Ihrer Anfrage erforderlich ist und Sie uns hierfür Ihre ausdrückliche Einwilligung i.S.v. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO erteilt haben.

d. Status meiner Meldungen
Sie haben die Möglichkeit, sich über den Bearbeitungsstatus Ihrer Schadensmeldungen, Ihrer Anfragen und Dokumentenanforderungen zu informieren.

5. Covivio-App
Als Bestandsmieter haben Sie die Möglichkeit, sich unsere Covivio-App herunterzuladen, sich dort zu registrieren und so in den Genuss verschiedener Services im Rahmen Ihres Mietverhältnisses zu gelangen. Die Registrierung und Nutzung unserer App erfordert die Angabe Ihrer personenbezogenen Daten. Die entsprechenden Datenschutzhinweise unserer Covivio-App erhalten Sie im Rahmen des Registrierungsprozesses innerhalb der Covivio-App zur Kenntnis.

6. Kontaktformular „Kontakt“
Sofern Sie weiteren Kontakt als Mieter oder Besucher mit uns aufnehmen möchten, haben Sie die Möglichkeit über ein Kontaktformular mit uns in Verbindung zu treten. Hierbei werden folgende Daten abgefragt, wobei die mit * gekennzeichneten Angaben Pflichtangaben sind:

• Anliegen im „Drop-Down-Menü“ (sonstige Anfragen, Fragen zu Betriebskosten, Fragen zur Mietzahlung, Mietanpassung, Kaufinteressent, Mietinteressent)*
• Vorname*
• Nachname*
• Kundennummer (bei bestehenden Mietern mit Bezug auf die Anliegen: „Betriebskosten, Mietzahlung, Mietanpassungen“)*
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse*
• Nachricht (als Freitext)*

Wir verwenden die Daten, um Ihre Anfrage serviceorientiert zu beantworten und Kontakt mit Ihnen aufzunehmen.
Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO.

7. Terminvereinbarung über Microsoft Bookings
Wir verwenden für die Online-Terminvereinbarung den Dienst Microsoft Bookings (Teil von Microsoft 365) des Anbieters Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18 D18 P521 (im Folgenden: „Microsoft“).
Mit der Software ist die Buchung eines Termins mit einem Mitarbeiter der Covivio Immobilien GmbH möglich.
Die Verbindung zu dem Dienst wird nur hergestellt, wenn Sie über einen Link bzw. eine Schaltfläche auf unserer Webseite die Online-Buchungs-Funktion aufrufen. Für die Terminvereinbarung werden Ihre Eingaben im Terminvereinbarungs-Formular, Ihre IP-Adresse, die von Ihnen aufgerufene Seite sowie der Zugriffszeitpunkt und Ihre Browserkonfiguration an Microsoft übertragen.
Weitergehende Informationen zum Umgang mit Ihren Daten finden Sie in der Datenschutzerklärung von Microsoft (https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.).
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten in Bezug auf den Dienst „Microsoft Bookings“ ist die Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe a) DSGVO.
Wir weisen darauf hin, dass Sie nicht verpflichtet sind, Microsoft Bookings zur Vereinbarung eines Termins zu nutzen. Wenn Sie den Dienst nicht nutzen möchten, nutzen Sie bitte eine andere der angebotenen Kontaktmöglichkeiten zur Terminvereinbarung.

8. Handwerkermarkt „für unsere Geschäftspartner“
Im Rahmen unseres Angebots „Handwerkermarkt“ können Sie sich als Handwerker bei uns bewerben, Angebote abgeben oder uns Ihre Absage zu einem Angebot online zukommen lassen.

a. Bewerbung für Handwerker
Wenn Sie an unserem Handwerkermarkt teilnehmen möchten, können Sie sich als Handwerksbetrieb für eine Zusammenarbeit bewerben, indem Sie unser Online-Formular „Bewerbung für Handwerker“ nutzen. Hierbei fragen wir von Ihnen (neben anderen Daten) die folgenden personenbezogenen Daten ab, wobei die mit * gekennzeichneten Angaben Pflichtangaben sind:

• Ansprechpartner*
• Straße, Hausnummer*
• PLZ/Ort*
• Telefon*
• Telefax
• E-Mail*
• Internet
• Zertifizierungen

Wir erheben diese personenbezogenen Daten zur schnellen Abwicklung des Bewerbungsverfahrens. Die Verarbeitung und Nutzung der uns mit der Bewerbung übermittelten personenbezogenen Daten erfolgt insbesondere auch zur Prüfung der Eignung der Qualifikation des Handwerkers / des Handwerksbetriebes auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) und lit. f) DSGVO und soweit es aufgrund gesetzlicher Bestimmungen (z.B. § 257 HGB oder § 147 AO) erforderlich ist.

b. Angebotsabgabe
Wenn Sie ein Angebot zu einer unserer Ausschreibungen abgeben möchten, können Sie unser Online-Formular „Angebotsabgabe“ nutzen. Hierbei fragen wir von Ihnen (neben anderen Daten) die folgenden personenbezogenen Daten ab, wobei die mit * gekennzeichneten Angaben Pflichtangaben sind:

• Ansprechpartner*
• E-Mail

Wir erheben diese personenbezogenen Daten zur Abwicklung des Angebotsverfahrens. Die Verarbeitung und Nutzung der uns mit Ihrem Angebot übermittelten personenbezogenen Daten erfolgen insbesondere auch zur Prüfung Ihres Angebots und als erforderliche vorvertragliche Maßnahmen zu einem möglichen Vertragsschluss mit Ihrem Unternehmen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO und soweit es aufgrund gesetzlicher Bestimmungen (z.B. § 257 HGB oder § 147 AO) erforderlich ist.

c. Absagen
Falls Sie als Handwerksbetrieb bereits mit uns zusammenarbeiten und an einer Ausschreibung nicht teilnehmen möchten, können Sie uns Ihre Absage über das Online-Formular „Absagen“ zukommen lassen. Hierbei fragen wir von Ihnen (neben anderen Daten) die folgenden personenbezogenen Daten ab, wobei die mit * gekennzeichneten Angaben Pflichtangaben sind:

• Ansprechpartner*
• E-Mail

Wir erheben diese personenbezogenen Daten zur Abwicklung Ihrer Absage. Die Verarbeitung und Nutzung der uns mit Ihrer Absage übermittelten personenbezogenen Daten erfolgt insbesondere auch zur Prüfung Ihrer Absage und im Rahmen der Durchführung erforderlicher vorvertraglicher Maßnahmen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO und soweit es aufgrund gesetzlicher Bestimmungen (z.B. § 257 HGB oder § 147 AO) erforderlich ist.

9. Online Bewerbung

Wenn Sie sich bei uns auf eine Arbeitsstelle bewerben möchte, können Sie unsere Karriereseite (www.covivio.immo/unsere-expertise/) nutzen. Detaillierte Informationen zum Datenschutz in diesem Zusammenhang finden Sie hier: www.covivio.immo/datenschutz/#datenschutz-karriere

10. Mietvertrag
Ohne die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist der Abschluss, die Durchführung und die Abwicklung Ihres Mietvertrages nicht möglich.
Neben der Verarbeitung Ihrer Daten zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrages auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO sowie zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO verarbeiten wir Ihre Daten, um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten zu wahren, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

a) Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann beispielsweise zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs erforderlich sein, zur Einholung von Auskünften zur Bonitätsabfrage sowie Datenaustausch mit Auskunfteien, zur Steuerung und Kontrolle durch verbundene Unternehmen der Covivio-Gruppe bzw. der entsprechenden Aufsichtsgremien oder Kontrollinstanzen (z.B. Revision), zur Abrechnung der Nebenkosten, zur kaufmännischen Verwaltung und Beauftragung von Dritten als Erfüllungsgehilfen (z.B. für Reparaturen, Wartung, Instandhaltung, Sanierung, Modernisierung (insbesondere auch Modernisierung auf Mieterwunsch, Beantragung von Baukostenzuschüssen bei der Pflegekasse), Notfall-Sofortmaßnahmen, zur Durchführung und ggf. Abwicklung des Mietvertrages bei Verletzung Ihrer mietvertraglichen Pflichten, zur Beitreibung von Forderungen durch unser Forderungsmanagement und gegebenenfalls ein Inkasso-/ oder Factoring-Unternehmen, zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten durch Rechtsanwälte, zur Abwicklung von Versicherungsfällen (etwa Gebäudeversicherung, Sachversicherung), zur Verhinderung und Aufklärung von Straftaten (ggf. auch durch Videoüberwachung), zur Gewährleistung der Gebäude- und Anlagensicherheit, zur Ausübung von Informationspflichten im Rahmen von Auskunftsersuchen Dritter (z.B. Behörden, Versorger und Netzbetreiber), auch zur Nachweisbarkeit von Aufträgen und sonstigen
Vereinbarungen, zur internen Auswertung zur Analyse des Immobilienmarktes sowie der Nachfragesituation, zur Risikoprüfung (Due-Diligence) bei Unternehmenstransaktionen. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) und lit. c) DSGVO sowie um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten zu wahren, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

b) Wir bieten Ihnen verschiedene digitale Services an, z.B. die Mobile Wohnungsübergabe und Wohnungsabnahme. Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung ist ebenfalls die Erfüllung eines Vertrages auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO.
Wenn Sie sich telefonisch oder schriftlich an unseren Kundenservice wenden, verarbeiten wir ebenfalls Ihre personenbezogenen Daten. Die Verarbeitung richtet sich nach dem Gegenstand Ihrer Anfrage. Um Ihre Anfrage schnellstmöglich und zu Ihrer Zufriedenheit bearbeiten zu können, greifen wir auf personenbezogene Daten zurück, die im Rahmen von anderen Datenverarbeitungen in unseren Systemen gespeichert worden sind (z.B. Daten, die Sie bei Vereinbarung eines Besichtigungstermins mit uns oder bei Abschluss eines Mietvertrags mit uns oder bei einem vorangegangenen Kundenkontakt angegeben haben). Übermitteln Sie uns im Rahmen Ihrer Anfrage Gesundheitsdaten, verarbeiten wir diese ausschließlich nur zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind je nach Anfrage, Vertragsanbahnung, -durchführung oder gegebenenfalls -abwicklung mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO), Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen Ihnen gegenüber (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse, Ihre Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).

c) Im Rahmen des Vertriebs unserer Immobilien verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für die Vorbereitung, den Abschluss und die Durchführung des Kaufvertrages auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO sowie aufgrund unseres berechtigten Interesses an dem Vertrieb unserer Immobilen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

d) Personenbezogene Daten unserer werbenden Bestandsmieter sowie der potentiellen zukünftigen Mieter im Rahmen der Aktion „Mieter werben Mieter“ verarbeiten wir aufgrund unseres berechtigten Interesses Marketingmaßnahmen durchzuführen und geeignete Nachmieter für unsere Objekte zu finden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO sowie zum Zwecke der Anbahnung eines Mietvertrags mit dem Interessenten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO.

e) Wir führen Kundenumfragen durch, um die Zufriedenheit unserer Kunden zu ermitteln und zu fördern mit dem Zweck, unsere Services nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen auszurichten und zu verbessern. Nehmen Sie an einer solchen Kundenumfrage teil, erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

f) Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben, ggf. der Alters- und Identitätsprüfung, der Prävention von Betrug und Geldwäsche, zur Verhinderung, Bekämpfung und Aufklärung der Terrorismusfinanzierung und vermögensgefährdenden Straftaten, zur Erfüllung gesetzlicher, behördlicher bzw. handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungs- oder Kontroll- und Meldepflichten (wie z.B. der Legionellen-Untersuchung), zur Wahrung der gesetzlich verpflichtenden Mietpreisüberprüfung (gesetzeskonforme Erhebung der Miete, Überprüfung der Belegung der Immobilie gemäß den gesetzlichen Vorgaben), aufgrund von behördlichen/gerichtlichen Maßnahmen zu Zwecken der Beweiserhebung, der Strafverfolgung oder der Durchsetzung rechtlicher Ansprüche sowie zur Wahrung gesetzlicher Pflichten aus dem Bundesmeldegesetz und dem Wohnungsbindungsgesetz. Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen in diesem Fall die jeweiligen gesetzlichen Regelungen i. V. m. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO.

g) In Einzelfällen kann eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auch aufgrund Ihrer freiwillig erteilen Einwilligung erfolgen, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO. Wir informieren Sie über die Zwecke und über die Konsequenzen der Nichterteilung oder eines Widerrufs der Einwilligung gesondert jeweils in deren Text. Der Widerruf einer Einwilligung wirkt erst für die Zukunft. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen und bleiben rechtmäßig.
Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen darüber zuvor informieren.

§ 5 Datenschutz von Kindern

Der Schutz von Kindern im Internet ist für Covivio selbstverständlich und besonders erstrebenswert. Covivio rät aus diesem Grunde allen Eltern und Aufsichtspersonen, Ihre Kinder zu einem verantwortungsbewussten Umgang mit personenbezogenen Daten im Internet anzuhalten. Ohne Zustimmung der Eltern oder der Aufsichtspersonen sollten Kinder
keine personenbezogenen Daten an Covivio bzw. über das Internet übermitteln.

§ 6 Einsatz von Cookies

Wir setzen sog. “Cookies” ein. Cookies sind kleine Textdateien, die im Rahmen Ihres Besuchs unserer Webseite von unserem Webserver an Ihren Browser gesandt und von diesem auf Ihrem Endgerät für einen späteren Abruf vorgehalten werden. Wir setzen nur sog. Session-Cookies (auch als „temporäre Cookies“ bezeichnet) ein, also solche, die ausschließlich für die Dauer Ihrer Nutzung einer unserer Webseiten zwischengespeichert werden. Die eingesetzten Cookies dienen insbesondere dazu, die Nutzungshäufigkeit und die Anzahl der Nutzer unserer Webseiten zu ermitteln und Ihre Endgeräte während eines Besuchs unserer Webseite oder beim Wechsel von einer unserer Webseiten zu einer anderen unserer Webseiten weiterhin zu identifizieren und das Ende Ihres Besuchs feststellen zu können. So erfahren wir, welchen Bereich unserer Webseite und welche anderen Webseiten unsere Benutzer besucht haben.
Wir verwenden das Webanalysetool Matamo. Dabei handelt es sich um eine Open-Source- Software, die zur Auswertung der Zugriffe auf die Webseite der Covivio eingesetzt wird. Matamo verwendet Cookies. Hierbei wird Ihre IP-Adresse sofort nach Ihrer Verarbeitung durch Maskierung der letzten beiden IP-Blocks anonymisiert. Es wird nur Ihre anonymisierte IP-Adresse gespeichert.
Diese Nutzungsdaten lassen jedoch keine Rückschlüsse auf den Benutzer zu. Sämtliche dieser anonymisiert erhobenen Nutzungsdaten werden nicht mit Ihren personenbezogenen Daten nach § 2 dieser Datenschutzerklärung zusammengeführt und umgehend nach Ende der statistischen Auswertung gelöscht. Nach Beendigung der Session, d.h. sobald Sie Ihre Browsersitzung beenden, werden zudem die Cookies auf Ihrem Endgerät gelöscht.
Die meisten Browser sind so voreingestellt, dass sie Cookies automatisch akzeptieren. Sie können das Speichern von Cookies deaktivieren oder Ihren Browser so einstellen, dass er Sie benachrichtigt, bevor Cookies gespeichert werden. Nutzer, die Cookies nicht akzeptieren, können auf bestimmte Bereiche unserer Webseite eventuell nicht zugreifen.
Sie können sich hier entscheiden, ob in Ihrem Browser ein eindeutiger Webanalyse-Cookie abgelegt werden darf, um Covivio als dem Betreiber der Webseite die Erfassung und Analyse verschiedener statistischer Daten zu ermöglichen. Wenn Sie sich dagegen entscheiden möchten, klicken Sie bitten den folgenden Link an, um den Matamo-Deaktivierungs-Cookie in Ihrem Browser abzulegen.
Ihr Besuch dieser Website wird aktuell von der Matamo Webanalyse erfasst.
Klicken Sie hier, damit Ihr Besuch nicht mehr erfasst wird.

§ 7 Herkunft und Kategorien von Daten, die wir nicht unmittelbar von Ihnen erhalten

Wir verarbeiten personenbezogenen Daten, die wir von anderen Unternehmen oder von sonstigen Dritten (z.B. Auskunfteien) zulässigerweise erhalten haben, sofern dies für die Erbringung unserer Leistungen erforderlich ist. Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (wie z.B. Telefonverzeichnissen, Melderegistern, Schuldnerverzeichnissen, Grundbüchern, Presse, Internet und anderen Medien) zulässigerweise gewonnen, erhalten oder erworben haben und verarbeiten dürfen. Dies umfasst insbesondere Datenkategorien wie Kontaktdaten (z.B. Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Angaben zur Person (z.B. Geburtsdaten, Beruf/Branche), Meldedaten, Information über Ihre finanzielle Situation (Bonitätsdaten, wie Daten zur Beurteilungen des wirtschaftlichen Risikos) und vergleichbare Daten.

§ 8 Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte

Die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nach Maßgabe der Regelungen dieses § 8, soweit nicht abweichende Regelung an anderer Stelle in dieser Datenschutzerklärung enthalten sind. Eine Übermittlung erfolgt nur, soweit dies für die Erfüllung der in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecke erforderlich ist oder Sie in eine Weitergabe Ihrer Daten eingewilligt haben.

1) Ihre personenbezogenen Daten werden von uns im Rahmen eines arbeitsteiligen Prozesses innerhalb unseres Konzerns zur Vorbereitung, Durchführung und Abwicklung Ihres Mietvertrages oder eines Kaufvertrages innerhalb der Covivio Gruppe und an von der Covivio Gruppe beauftragte Dritte übermittelt.

2) Zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bedienen wir uns in Teilen externer Property Manager, deren wesentliche Aufgabe die technische und kaufmännische Verwaltung der Immobilie ist, innerhalb welcher sich Ihr Mietobjekt befindet. Hierzu zählen auch mit der Beratung oder Instandhaltung unserer Objekte betraute Dritte (z.B. Handwerker und sonstige Dienstleister im Rahmen der Schadensbeseitigung und/oder Gefahrenabwehr) oder mit der Unterstützung unserer Geschäftsprozesse (z.B. Wartungsunternehmen, Messdienste, Entsorgungsdienstleister, Finanzdienstleister und IT-Dienstleister) beauftragte Dienstleister, Banken und Sparkassen sowie externe Makler, Architekten und Sachverständige zur Durchführung von Objektbesichtigungen im Rahmen unseres Vermietungsprozesses und im laufenden Vertragsverhältnis auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

3) Spezialisierte Unternehmen bzw. Bereiche unserer Unternehmensgruppe nehmen bestimmte Datenverarbeitungsaufgaben (z.B. IT-Dienstleistungen, den Kundenservice oder Dienstleistungen im Zusammenhang mit Recht, Steuern und Revision) für die in der Covivio-Gruppe verbunden Unternehmen zentral wahr. Sofern und soweit hierfür erforderlich, erhalten diese Unternehmen der Covivio-Gruppe Deutschland zur Erbringung dieser Dienstleistungen im Rahmen der oben genannten Zwecke Ihre personenbezogenen Daten. Die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a), lit. b), lit. c) oder lit. f) DSGVO.

4) Bei Objektverkäufen übermitteln wir nach Abschluss des Kaufvertrages die Mieterakten sowie den aktuellen Stand der Mietsicherheiten des entsprechenden Objektes an den Käufer. Möglicherweise übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten auch an Makler und Notare. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO, damit wir unseren rechtlichen Pflichten gegenüber den Käufern bei Verkauf unserer Objekte nachkommen können sowie zur Wahrung unseres berechtigten Interesses am Verkauf unserer Mietobjekte
und der Durchführung der hierfür erforderlichen Maßnahmen aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

5) Darüber hinaus kann die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an weitere Empfänger zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO erfolgen, wie etwa an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten (z.B. Finanzbehörden, Sozialversicherungsträger oder Strafverfolgungsbehörden). Zudem aufgrund unseres berechtigten Interesses im Rahmen eines Auskunftsersuchens an Behörden, Versorger und Netzbetreiber bei Vorliegen hinreichender Voraussetzungen aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

6) Bei Pflichtverletzungen im Rahmen des Mietvertrages und daraus resultierender Rechtsstreitigkeiten kann eine Weiterleitung an Auskunfteien, möglicherweise an externe Inkassodienstleister und externe Rechtsanwälte erfolgen. Zudem trotz erfolgter Mahnungen bei kündigungsrelevanten Mietzinsrückständen an soziale und/oder gemeinnützige Organisationen und Dienststellen. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO zur Durchführung und Abwicklung des Mietvertrages und aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO zur Wahrung, Verteidigung und Durchsetzung unseres berechtigten, rechtlichen Interesses.

§ 9 Auftragsdatenverarbeitung durch externe Dienstleister

Im Rahmen von Wohnungsvermittlungen, bei unserem Vermietungsprozess, bei Online-Bewerbungen sowie für die Durchführung von Kundenbefragungen bedienen wir uns teilweise externer Dienstleister, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten (z.B. IT-Dienstleister wie die Immosolve GmbH im Rahmen des Vermietungsprozesses oder die perbit Software GmbH bei unserem Online-Bewerbungsprozess). Diese Dienstleister wurden von uns schriftlich beauftragt und sorgfältig ausgewählt. Sie sind an unsere Weisungen gebunden und werden von uns regelmäßig im Hinblick auf die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Erfordernisse kontrolliert.
Alle Systeme, in denen Ihre personenbezogenen Daten gespeichert werden und auf die externe Dienstleister Zugriff haben, sind passwortgeschützt und nur denjenigen Personen zugänglich, die Ihre Daten zur Bearbeitung der von Ihnen autorisierten Zwecke benötigen. Wir stellen im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen sicher, dass die Daten durch die betreffenden externen Dienstleister in dem hier vereinbarten Sinne verarbeitet, genutzt und an diese übermittelt werden.

§ 10 Sicherungsmaßnahmen zum Schutz der bei uns gespeicherten Daten

Es ist uns ein Anliegen, Ihre Privatsphäre zu schützen und Ihre personenbezogenen Daten vertraulich zu behandeln. Um einen Verlust oder Missbrauch der bei uns gespeicherten Daten zu vermeiden, haben wir umfangreiche Sicherheitsvorkehrungen getroffen. Wir überprüfen diese Vorkehrungen in regelmäßigen Abständen und vergewissern uns, dass sie dem neuesten technischen Standard entsprechen. Ihre Daten werden in unseren Datenbanken gespeichert. Die Datenbanken sind lediglich uns und unseren besonders für den Datenschutz geschulten Mitarbeitern sowie ggf. den von uns beauftragten externen Dienstleistern zugänglich, mit denen wir ein entsprechendes Sicherheitsniveau vereinbaren.
Wir legen höchsten Wert auf die bei uns einzuhaltenden Standards. Wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass wir nicht ausschließen können, dass die Regeln des Datenschutzes und die von uns getroffenen Sicherungsmaßnahmen von anderen, nicht im Verantwortungsbereich von uns liegenden Personen oder Institutionen ebenso beachtet werden. Aus diesem Grund kann es vorkommen, dass über das Internet unverschlüsselt preisgegebene Daten von Dritten mitgelesen werden. Wir haben technisch hierauf keinen Einfluss. Es liegt in Ihrem Verantwortungsbereich, die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten durch Verschlüsselung oder in sonstiger Weise gegen Missbrauch zu schützen.

§ 11 Ort und Verfahren der Datenverarbeitung

Wir stellen den in der Europäischen Union gesetzlich verbindlich festgelegten Datenschutz sicher. In einigen Fällen kann es – insbesondere aus technischen Gründen – sein, dass Ihre uns anvertrauten Daten möglicherweise auf Servern außerhalb des Landes (auch außerhalb der Europäischen Union), in dem Sie ursprünglich die Daten eingegeben haben, gespeichert werden. In diesem Fall und im Falle eines Risikos, dass Länder, in die Ihre Daten übermittelt werden, keinem ebenso strengen gesetzlichen Datenschutz unterliegen, wie dies in Ihrem Heimatland oder dem Land, von welchem Sie unsere Services aus nutzen, der Fall ist, stellen wir sicher, dass Ihre Daten gemäß den Bestimmungen der vorliegenden Datenschutzerklärung behandelt werden. Eine automatisierte Entscheidungsfindung – einschließlich Profiling – erfolgt nicht.

§ 12 Hyperlinks zu fremden Webseiten

Auf unserer Webseite befinden sich ggf. sog. Hyperlinks zu Webseiten anderer Anbieter. Bei Aktivierung dieser Hyperlinks werden Sie von unserer Webseite direkt auf die Webseite der anderen Anbieter weitergeleitet. Sie erkennen dies u. a. am Wechsel der URL.
Covivio hat keinen Einfluss auf die Gestaltung und den Inhalt fremder Internetseiten. Wir können deshalb auch keine Verantwortung für den vertraulichen Umgang Ihrer Daten auf den Webseiten Dritter übernehmen, da wir keinen Einfluss darauf haben, dass diese Dritte die Datenschutzbestimmungen einhalten.
Über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten durch diese Dritte informieren Sie sich bitte auf den entsprechenden Webseiten direkt.

§ 13 Dauer der Datenspeicherung

Ihre personenbezogenen Daten speichern wir nur so lange, wie dies für die oben genannten Zwecke nach dem Gesetz zulässig ist.
Die Löschung der gespeicherten personenbezogenen Daten erfolgt demnach, wenn die Speicherung dieser Daten zur Erfüllung des mit der Speicherung verfolgten Zwecks nicht mehr erforderlich ist oder Sie uns Ihre Daten freiwillig mit Ihrer Einwilligung zur Verfügung gestellt haben und Sie diese Einwilligung widerrufen haben. Es kann vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei oder bis zu dreißig Jahren).
Zudem speichern wir Ihre personenbezogenen Daten, soweit wir dazu gesetzlich verpflichtet sind. Entsprechende Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und dem Geldwäschegesetz. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahre. Mit Ablauf der Aufbewahrungsfristen werden wir Ihre Daten löschen, ohne dass Sie uns dazu auffordern müssen.

§ 14 Welche Rechte haben Sie?

Sie haben die Möglichkeit, verschiedene Rechte wahrzunehmen.
Beispielsweise haben Sie das Recht auf

• Auskunft, welche Daten wir zu Ihrer Person gespeichert haben. Sollten trotz unseres Bemühens um richtige und aktuelle Daten falsche Daten bei uns gespeichert sein, berichtigen wir diese.
• Sie haben ferner das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen; wir kommen diesem Löschverlangen nach, sofern nicht ausnahmsweise ein zur weiteren Verarbeitung berechtigender Fall vorliegt.
• Darüber hinaus können Sie, sofern ein hierzu berechtigter Grund vorliegt, die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
• Ferner haben Sie das Recht, der Datenverarbeitung zu widersprechen, und das Recht, eine Kopie der Daten zu verlangen und ggf. zu anderen Verantwortlichen übertragen zu lassen.
• Falls Sie uns für die Verarbeitung Ihrer Daten eine Einwilligung erteilt haben bzw. wenn Sie uns in den Online-Formularen unserer Website in nicht verpflichtenden Feldern Ihre personenbezogenen Daten freiwillig bereitgestellt haben, können Sie die Verarbeitung dieser Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
  In allen vorgenannten Fällen wenden Sie sich bitte an die für die Datenverarbeitung verantwortliche Stelle:

Covivio Immobilien GmbH
Essener Straße 66, 46047 Oberhausen
Telefon: 0208 97064 – 0
datenschutzverantwortlicher@covivio.immo

Eingetragen im Handelsregister des AG Stuttgart unter HRB 720957
Geschäftsführer: Arnaud Jacky Brément, Dr. Daniel Frey, Jochen Humpert, Rainer Langenhorst, Katja Stiefenhöfer

Bei Fragen können Sie sich jederzeit mit uns und unserem Datenschutzbeauftragten unter datenschutz@covivio.immo in Verbindung setzen.
Sollten Sie Grund zur Beschwerde haben, können Sie sich auch bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. Die für uns primär zuständige Aufsichtsbehörde ist:

 

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Bettina Gayk
PO Box 20 04 44
40102 Düsseldorf

Oder:

Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
Tel: 02 11/384 24-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

§ 15 Änderung der Datenschutzerklärung

Die Bestimmungen dieser Datenschutzerklärung gelten in ihrer zum Zeitpunkt gültigen Fassung. Inhaltlich kann diese Datenschutzerklärung ergänzt oder geändert werden. Die aktualisierte Datenschutzinformation gilt ab dem Zeitpunkt, in dem sie auf unserer Webseite veröffentlicht wurde.
Ihnen wird Gelegenheit gegeben, die geänderte Datenschutzinformation kostenlos einzusehen, auszudrucken und zu speichern.

Privacy policy on the processing of data
in accordance with Art. 13 of the EU General Data Protection Regulation.

We, Covivio Immobilien GmbH (hereinafter referred to as “Covivio”, information about our company can be found here), are pleased that you are visiting our website
(www. covivio.immo).
This data protection declaration informs you about the processing of your personal data at Covivio and your existing data protection rights in this respect in accordance with the General Data Protection Regulation (DSGVO) and the new Federal Data Protection Act (hereinafter “BDSG new”).
If you have any questions about the content of this privacy policy, you can contact us at any time at the following address:

datenschutz@covivio.immo

Since changes in the law or changes in our internal company processes may make it necessary to adapt this data protection declaration, we would like to ask you to read through this data protection declaration regularly.

§ 1 Scope

This privacy policy applies to the processing of your data in the context of your use of the Covivio website, which is accessible under the domain www.covivio.immo as well as the various subdomains and individual pages (hereinafter collectively referred to as the “Website”), as well as to the use. In addition, if you are a tenant, subtenant, interested party, purchaser and/or prospective purchaser.

§ 2 Definitions

A recipient is a natural or legal person, public authority, agency or other body to whom personal data are disclosed, whether or not a third party. However, public authorities that may receive personal data in the context of a specific investigation mandate under Union or Member State law shall not be considered as recipients and the processing of such data by those authorities shall be carried out in accordance with the applicable data protection rules, in accordance with the purposes of the processing. Personal data means any information relating to an identified or identifiable natural person. An identifiable natural person is one who can be identified, directly or indirectly, in particular by reference to an identifier such as a name, an identification number, location data, an online identifier or to one or more factors specific to the physical, physiological, genetic, mental, economic, cultural or social identity of that natural person.
The controller is the natural or legal person, public authority, agency or other body which alone or jointly with others determines the purposes and means of the processing of personal data. Where the purposes and means of such processing are determined by Union or Member State law, the controller or the specific criteria for its designation may be provided for under Union or Member State law.
Processing is any operation or set of operations which is performed upon personal data, whether or not by automatic means, such as collection, recording, organisation, filing, storage, adaptation or alteration, retrieval, consultation, use, disclosure by transmission, dissemination or otherwise making available, alignment or combination, restriction, erasure or destruction.

§ 3 Purposes and legal bases of data processing

Depending on which of the functions or services of our website you use, it may be necessary to use personal data from you.
In the following we list the purposes of the processing of your personal data as well as the necessary legal bases.
Your personal data will not be used for any other purposes than those described in this privacy policy. A transfer of your personal data to third parties without your consent will also not take place, except in the cases described in the context of this privacy policy, unless we are required by law to disclose this data or we involve third parties bound to professional secrecy to enforce our claims.
Specifically, we store the following data:

1. Visit the website
We would like to point out that you are not obliged to provide us with your personal data via our website. The provision of your data via our website is neither legally nor contractually required nor necessary for the conclusion of a contract. However, failure to provide the data may result in you not being able to use certain functions/services on our website.
Every time our website is accessed and every time a file is retrieved, data about this process is automatically stored in a log file. These are:
• the information about which pages were called up, the time spent on the individual pages, the exit page (i.e. the point at which the website was left),
• the search terms and the search engine that directed you to www.covivio.immo,
• the screen resolution,
• the browser,
• the operating system,
• the country from which the access was made,
• the information whether and when (date and time) downloads were made,
• Date and time of the retrieval.
The storage serves exclusively internal system-related and statistical purposes and is necessary for the statistical recording of the use and the optimization of our website as well as for ensuring data security and the smooth operation of the IT systems used for this purpose. The storage of data and information is carried out under the data sovereignty of Covivio on the server of its external IT service provider/web hosting provider in Germany on the basis of overriding interests pursuant to Art. 6 para. 1 p. 1 lit. f) DSGVO and as far as it is required due to legal provisions (e.g. § 257 HGB or § 147 AO).

2. contact form “housing request
We offer a contact form, through which you can inform us of your apartment request. During this process, the following data is stored, whereby the information marked with * is mandatory:
• Salutation
• First name
• Last name*
• E-mail address*
We collect this data in order to provide you with information about rental properties that may be suitable for your housing requirements.
This data is stored at Covivio Immobilien GmbH in Oberhausen and at our partner, Immosolve GmbH.
The processing of this data is based on Art. 6 para. 1 p. 1 lit. b) DSGVO.

3. contact form “real estate quick search
With the Real Estate Quick Search, you have the option of viewing potential properties that are narrowed down to a specific area, price, size and number of rooms. We collect the following data:
• Postcode or town of the dwelling in question
• Price from €- to €
• Size from m² – to m²
• Number of rooms
We collect this data to make it easier for you to search for properties in our portfolio and to provide you with a quick overview of all the apartments that come into question for you according to the criteria you have entered. Personal data is not collected in this context.
The real estate search for rental properties is provided to us by Immosolve GmbH and integrated into our website. For the search for objects for sale, the service of Immobilienscout24 is used and integrated into our website.

4. Covivio customer portal
You have the option to register as an existing tenant in our online customer portal. The registration and the use of the Covivio customer portal also requires the provision of personal data, which is technically necessary for us to offer you the functions of our online portal and to ensure stability and security (legal basis is Art. 6 para. 1 p. 1 lit. f DS-GVO).
We require a valid lease number, your contract start date and your first and last name when you register for the customer portal on our homepage.
For registration we use the so-called “double opt-in procedure”. You will be asked to enter an e-mail address and a password.
As soon as you have filled in the input mask, you will receive an e-mail from us regarding your registration with a link. Only when you click on this link and thereby confirm your registration, your registration is completed.
If the confirmation does not take place within 24 hours after requesting the confirmation email, the registration process will be cancelled and your provided personal data will not be processed but automatically deleted.
Within the scope of the use of the customer portal, further personal data may be processed such as inventory data (e.g. names, addresses), contact data (e.g. e-mail, telephone numbers), content data (e.g. text entries, photographs, videos), contract data (e.g. subject matter of the contract, term) as well as meta/communication data (e.g. device IDs, IP addresses).

a. My Covivio
After your registration, you can view, change and add to your data under “My Covivio”. Mandatory information is marked accordingly. You can also enter additional, voluntary information. After manual verification by your responsible customer advisor, your contract data will be finally changed.
The processing and storage of your personal data is based on Art. 6 para. 1 p. 1 lit. b) DSGVO.

b. Contact Covivio
You have the possibility to report a damage under “Contact Covivio”. Each damage report can be provided with a free text and pictures so that we can process your request as quickly as possible.
If you use this, we process your contact data, which you provided for the registration to the Covivio customer portal, as well as the content of the request for the purpose of answering your request. If necessary, your data will be passed on by us to the appropriate craft enterprises for the quick processing of your notification.
The legal basis is Art. 6 para. 1 p. 1 lit. b) DSGVO.

c. Form / Document Center
You can use the customer portal to request standard forms and applications, which are then made available to you within the customer portal, for example
• Service charge settlement
• Receipts for the service charge settlement
• Accommodation provider certificate
• Rent certificate
• Tenant account statement
• Confirmation of freedom from rental debt
• Rental agreement
• SEPA – Direct debit mandate
• Application for permission to keep dogs
• Application for approval of key production
• Application for approval of the installation of an additional lock on the WE door
• Application subletting
• Request installation laminate / parquet
• Other/Freitext
The processing of your personal data takes place, depending on the request, for the purpose of executing the contract or, if applicable, processing the contract with you on the basis of Art. 6 (1) sentence 1 lit. b) DSGVO. If you provide us with health data in the context of your inquiry, we will process this personal data only and insofar as this is necessary to answer your inquiry and you have given us your express consent in accordance with Art. 6 (1) sentence 1 a) DSGVO.
d. Status of my messages
You will be able to check on the processing status of your claims, enquiries and document requests.

5. Covivio app
As an existing tenant, you have the option of downloading our Covivio app, registering there and thus benefiting from various services within the scope of your tenancy. The registration and use of our app requires you to provide your personal data. You will be informed of the relevant data protection information for our Covivio app as part of the registration process within the Covivio app.

6. contact form “contact
If you would like to contact us as a tenant or visitor, you have the option of using a contact form to get in touch with us. The following data will be requested, whereby the information marked with * is mandatory:
• Concerns in the “drop-down menu” (other inquiries, questions about operating costs, questions about rent payment, rent adjustment, prospective buyer, prospective tenant)*.
• First name*
• Last name*
• Customer number (for existing tenants with reference to the concerns: “Operating costs, rent payment, rent adjustments”)*.
• Phone number
• E-mail address*
• Message (as free text)*
We use the data to answer your inquiry in a service-oriented manner and to contact you.
The processing of this data is based on Art. 6 para. 1 p. 1 lit. b) DSGVO.

7. appointment arrangement via Microsoft Bookings
We use the service Microsoft Bookings (part of Microsoft 365) of the provider Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18 D18 P521 (hereinafter: “Microsoft”) for the online appointment arrangement.
With the software it is possible to book an appointment with an employee of Covivio Immobilien GmbH.
The connection to the service is only established when you call up the online booking function via a link or button on our website. To make an appointment, your entries in the appointment form, your IP address, the page you called up and the time of access and your browser configuration are transmitted to Microsoft.
You can find further information on the handling of your data in the Microsoft data protection declaration (https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement. ).
The legal basis for the processing of your data in relation to the “Microsoft Bookings” service is consent in accordance with Art. 6 Para. 1 S. 1 Letter a) DSGVO.
Please note that you are under no obligation to use Microsoft Bookings to make an appointment. If you do not wish to use the service, please use another of the contact options provided to make an appointment.

8. craftsmen’s market “for our business partners
Within the scope of our offer “craftsman market” you can apply as a craftsman with us, submit offers or send us your rejection to an offer online.

a. Application for craftsmen
If you would like to participate in our craftsmen’s market, you can apply as a craftsman’s business for cooperation by using our online form “Application for craftsmen”. In doing so, we request the following personal data from you (in addition to other data), whereby the information marked with * is mandatory:
• Contact person*
• Street, house number*
• Postcode/Place*
• Phone*
• Fax
• email*
• Internet
• Certifications
We collect this personal data for the quick processing of the application procedure. The processing and use of the personal data transmitted to us with the application is also carried out in particular to check the suitability of the qualification of the craftsman / the craftsman’s business on the basis of Art. 6 para. 1 p. 1 lit. b) and lit. f) DSGVO and insofar as it is necessary due to statutory provisions (e.g. § 257 HGB or § 147 AO).

b. Submit a bid
If you would like to submit a bid for one of our tenders, you can use our online form “Submitting a bid”. In doing so, we request the following personal data from you (in addition to other data), whereby the information marked with * is mandatory:
• Contact person*
• Email
We collect this personal data for the processing of the offer procedure. The processing and use of the personal data transmitted to us with your offer is also carried out in particular for the purpose of checking your offer and as necessary pre-contractual measures for a possible conclusion of a contract with your company on the basis of Art. 6 para. 1 p. 1 lit. b) DSGVO and insofar as it is necessary due to statutory provisions (e.g. § 257 HGB or § 147 AO).

c. Cancellations
If you are already working with us as a crafts company and do not wish to take part in a tender, you can send us your cancellation using the online form “Cancellation”. In doing so, we will request the following personal data from you (in addition to other data), whereby the information marked with * is mandatory:
• Contact person*
• Email
We collect this personal data for the processing of your cancellation. The processing and use of the personal data transmitted to us with your rejection is also carried out, in particular, to check your rejection and within the framework of the implementation of necessary pre-contractual measures on the basis of Art. 6 para. 1 p. 1 lit. b) DSGVO and insofar as it is necessary due to legal provisions (e.g. § 257 HGB or § 147 AO).

9. online application
If you would like to apply for a job with us, you can use our careers page (www.covivio.immo/unsere-expertise/). Detailed information on data protection in this context can be found here: covivio.immo/datenschutz/#datenschutz-karriere

10. rental agreement
Without the processing of your personal data, the conclusion, execution and handling of your rental contract is not possible.
In addition to processing your data to carry out pre-contractual measures or to fulfil a contract on the basis of Art. 6 (1) p. 1 lit. b) DSGVO and to fulfil a legal obligation according to Art. 6 (1) p. 1 lit. c) DSGVO, we process your data to protect legitimate interests of us or of third parties, Art. 6 (1) p. 1 lit. f) DSGVO.

a) The processing of your personal data may be necessary, for example, to ensure IT security and IT operations, to obtain information for creditworthiness inquiries as well as data exchange with credit agencies, for management and control by affiliated companies of the Covivio Group or the relevant supervisory bodies or control authorities (e.g. audit), for the settlement of ancillary costs, for commercial management and the commissioning of third parties as vicarious agents (e.g. for repairs, maintenance, refurbishment, modernization (in particular also modernization upon request), for the management of the Covivio Group and for the management of the Covivio Group.(e.g. auditing), for the settlement of ancillary costs, for commercial management and the commissioning of third parties as vicarious agents (e.g. for repairs, maintenance, refurbishment, modernization (in particular also modernization at the request of the tenant, application for building cost subsidies from the nursing care insurance fund), emergency emergency measures, for the implementation and, if necessary, settlement of the lease in the event of a breach of your lease agreement, and for the provision of services to the tenant. The following services are also available to you: for the execution and, if necessary, settlement of the tenancy agreement in the event of a breach of your tenancy agreement obligations, for the collection of receivables by our receivables management and, if necessary, a collection or factoring company, for the assertion of legal claims and defence in legal disputes by lawyers, for the settlement of insurance claims (e.g. building insurance, property insurance), for the prevention and investigation of criminal offences (if necessary also by means of video surveillance), for the guarantee of the security of the tenant’s property and for the protection of the tenant’s rights. also by means of video surveillance), to ensure building and plant security, to exercise duties to provide information in the context of requests for information from third parties (e.g. public authorities, utilities and network operators), also to provide evidence of orders and other agreements, for internal evaluation to analyse the real estate market and the demand situation, for risk assessment (due diligence) in the case of corporate transactions. The legal basis for data processing is Art. 6 (1) p. 1 lit. b) and lit. c) DSGVO and, in order to protect legitimate interests of us or of third parties, Art. 6 (1) p. 1 lit. f) DSGVO.

b) We offer you various digital services, e.g. the mobile apartment handover and apartment inspection. The legal basis for this data processing is also the fulfilment of a contract on the basis of Art. 6 para. 1 p. 1 lit. b) DSGVO.
If you contact our customer service by telephone or in writing, we also process your personal data. The processing depends on the subject of your request. In order to process your enquiry as quickly as possible and to your satisfaction, we make use of personal data that has been stored in our systems as part of other data processing (e.g. data that you provided when making an appointment with us to view a property or when concluding a rental agreement with us or during a previous customer contact). If you provide us with health data as part of your enquiry, we will only process this for the purpose of dealing with your request. The legal basis for the processing of your personal data is, depending on the enquiry, the initiation, implementation or, if applicable, execution of a contract with you (Art. 6 (1) sentence 1 lit. b) DSGVO), the fulfilment of legal obligations towards you (Art. 6 (1) sentence 1 lit. c) DSGVO) and our legitimate interest in answering your enquiry (Art. 6 (1) sentence 1 lit. f) DSGVO).

c) In the context of the sale of our properties, we process your personal data for the preparation, conclusion and execution of the purchase contract on the basis of Art. 6 (1) p. 1 lit. b) DSGVO as well as on the basis of our legitimate interest in the sale of our properties on the basis of Art. 6 (1) p. 1 lit. f) DSGVO.

d) We process personal data of our recruiting existing tenants as well as of potential future tenants within the scope of the campaign “Tenants recruit tenants” on the basis of our legitimate interest in carrying out marketing measures and finding suitable new tenants for our properties on the basis of Art. 6 (1) sentence 1 lit. f) DSGVO as well as for the purpose of initiating a rental agreement with the interested party on the basis of Art. 6 (1) sentence 1 lit. b) DSGVO.

e) We conduct customer surveys to determine and promote the satisfaction of our customers with the purpose of aligning and improving our services according to your wishes and needs. If you participate in such a customer survey, your personal data will be processed on the basis of Art. 6 (1) p. 1 lit. f) DSGVO.

f) In addition, we process your personal data for the fulfilment of legal obligations such as regulatory requirements, age and identity verification where applicable, the prevention of fraud and money laundering, for the prevention, combating and investigation of terrorist financing and asset-threatening crimes, for the fulfilment of legal, official or commercial and tax retention or control and reporting obligations (such as legionella examination), for the maintenance of the legally obligatory rent review (legally compliant collection of rent, review of the occupancy of the property in accordance with legal requirements), on the basis of official regulations (e.g. for the purpose of the legal requirements).e.g. the legionella investigation), to comply with the legally obligatory rent review (legally compliant collection of rent, review of the occupancy of the property in accordance with the legal requirements), on the basis of official/court measures for the purpose of collecting evidence, criminal prosecution or the enforcement of legal claims, as well as to comply with legal obligations arising from the Federal Registration Act and the Residential Property Act. In this case, the legal basis for the processing is the respective legal regulations in conjunction with Art. 6 (1) p. 1 lit. c) DSGVO.

g) In individual cases, your personal data may also be processed on the basis of your voluntary consent, Art. 6 para. 1 p. 1 lit. a) DSGVO. We will inform you about the purposes and the consequences of not granting or revoking consent separately in their respective text. The revocation of consent only takes effect for the future. Processing that took place before the revocation is not affected by this and remains lawful.
Should we wish to process your personal data for a purpose not mentioned above, we will inform you of this beforehand within the framework of the legal provisions.

§ 5 Data protection of children

The protection of children on the Internet is a matter of course and particularly desirable for Covivio. Covivio therefore advises all parents and guardians to encourage their children to handle personal data on the Internet responsibly. Children should not transmit any personal data to Covivio or via the Internet without the consent of their parents or guardians.

§ 6 use of cookies

We use so-called “cookies”. Cookies are small text files that are sent from our web server to your browser during your visit to our website and are stored on your terminal device for later retrieval. We only use so-called session cookies (also referred to as “temporary cookies”), i.e. cookies that are only temporarily stored for the duration of your use of one of our websites.
The cookies used serve in particular to determine the frequency of use and the number of users of our websites and to continue to identify your terminal devices during a visit to our website or when switching from one of our websites to another of our websites and to be able to determine the end of your visit. This allows us to know which area of our website and which other websites our users have visited.
We use the web analysis tool Matamo. This is an open source software that is used to evaluate the access to the Covivio website. Matamo uses cookies. Here, your IP address is anonymized immediately after processing by masking the last two IP blocks. Only your anonymized IP address is stored.
However, this usage data does not allow any conclusions to be drawn about the user. All of this anonymously collected usage data is not merged with your personal data according to § 2 of this privacy policy and is deleted immediately after the end of the statistical evaluation. After the end of the session, i.e. as soon as you end your browser session, the cookies on your terminal device are also deleted.
Most browsers are preset to accept cookies automatically. You can disable the storage of cookies or set your browser to notify you before cookies are stored. Users who do not accept cookies may not be able to access certain areas of our website.
You may opt-out of having a unique web analytics cookie placed on your browser to allow Covivio, as the website operator, to collect and analyze various statistical data. If you wish to opt-out, please click the following link to place the Matamo opt-out cookie on your browser.
Your visit to this website is currently being tracked by Matamo Web Analytics. Click here to stop your visit from being tracked.

§ 7 Origin and categories of data that we do not receive directly from you

We process personal data that we have permissibly received from other companies or from other third parties (e.g. credit agencies), insofar as this is necessary for the provision of our services. In addition, we process personal data that we have permissibly obtained, received or acquired from publicly accessible sources (such as telephone directories, civil registers, debtor directories, land registers, the press, the Internet and other media) and may process. This includes in particular data categories such as contact data (e.g. name, address, e-mail address, telephone number), personal data (e.g. date of birth, profession/industry), registration data, information about your financial situation (creditworthiness data, such as data for assessing economic risk) and comparable data.

§ 8 Transmission of personal data to third parties

Your personal data will be disclosed to third parties in accordance with the provisions of this §
8, unless otherwise provided elsewhere in this privacy policy. A transfer will only take place
insofar as this is necessary for the fulfilment of the purposes stated in this data protection
declaration or you have consented to a transfer of your data.

1) Your personal data will be transmitted by us within the Covivio Group and to third
parties commissioned by the Covivio Group as part of a division of labor process within
our Group for the preparation, implementation and processing of your lease or
purchase agreement.

2) In order to fulfil our contractual and legal obligations, we sometimes use external
property managers whose main task is the technical and commercial management of
the property within which your rental property is located. This also includes third
parties entrusted with the consulting or maintenance of our properties (e.g. craftsmen
and other service providers within the scope of damage repair and/or hazard
prevention) or service providers entrusted with the support of our business processes
(e.g. maintenance companies, measurement services, waste disposal service providers,
financial service providers and IT service providers), banks and savings banks as well as external brokers, architects and experts to carry out property inspections within the scope of our letting process and in the ongoing contractual relationship on the basis of Art. 6 (1) sentence 1 lit. f) DSGVO.

3) Specialized companies or divisions of our group of companies perform certain data processing tasks (e.g. IT services, customer service or services in connection with legal, tax and auditing matters) centrally for the companies affiliated in the Covivio Group. If and to the extent necessary for this purpose, these Covivio Group Germany companies will receive your personal data in order to provide these services for the purposes mentioned above. The transfer of your personal data is based on Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. a), lit. b), lit. c) or lit. f) DSGVO.

4) In the case of property sales, we transmit the tenant files as well as the current status of the rental collateral of the respective property to the buyer after conclusion of the purchase agreement. We may also transmit your personal data to brokers and notaries. Your personal data is processed on the basis of Art. 6 (1) p. 1 lit. c) DSGVO so that we can meet our legal obligations to buyers when selling our properties, as well as to protect our legitimate interest in the sale of our rental properties and the implementation of the measures required for this purpose on the basis of Art. 6 (1) p. 1 lit. f) DSGVO.

5) In addition, your personal data may be disclosed to other recipients for the purpose of fulfilling our legal obligations on the basis of Art. 6 (1) sentence 1 lit. c) DSGVO, such as to authorities for the purpose of fulfilling legal notification obligations (e.g. tax authorities, social security institutions or law enforcement authorities). In addition, based on our legitimate interest in the context of a request for information to authorities, utilities and network operators if sufficient conditions exist based on Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. f) DSGVO.

6) In the event of breaches of duty within the scope of the rental agreement and resulting legal disputes, a forwarding to credit agencies, possibly to external debt collection service providers and external lawyers may take place. In addition, despite reminders in the case of rent arrears relevant to termination, to social and/or charitable organizations and services. The processing of your personal data is based on Art. 6 para. 1 p. 1 lit. b) DSGVO for the implementation and execution of the lease and on Art. 6 para. 1 p. 1 lit. f) DSGVO for the protection, defense and enforcement of our legitimate, legal interest.

§ 9 Commissioned data processing by external service providers

In the context of apartment brokerage, our rental process, online applications and for conducting customer surveys, we sometimes use external service providers who process personal data on our behalf (e.g. IT service providers such as Immosolve GmbH in the context of the rental process or perbit Software GmbH in our online application process). These service providers have been commissioned by us in writing and carefully selected. They are bound by our instructions and are regularly monitored by us with regard to compliance with data protection requirements.
All systems in which your personal data is stored and to which external service providers have access are password-protected and accessible only to those persons who need your data to process the purposes authorised by you. Within the framework of the legal provisions, we ensure that the data is processed, used and transmitted to the relevant external service providers in the sense agreed here.

§ 10 Security measures for the protection of the data stored with us

It is important to us to protect your privacy and to treat your personal data confidentially. In order to prevent loss or misuse of the data stored with us, we have taken extensive security precautions. We review these precautions at regular intervals and ensure that they meet the latest technical standards. Your data is stored in our databases. The databases are only accessible to us and our employees who are specially trained in data protection and, if applicable, to external service providers commissioned by us, with whom we agree on an appropriate level of security.
We place the highest value on the standards we adhere to. However, we would like to point out that we cannot exclude the possibility that the rules of data protection and the security measures taken by us may be observed by other persons or institutions outside our sphere of responsibility. For this reason, it is possible that data disclosed via the Internet without encryption may be read by third parties. We have no technical influence on this. It is your responsibility to protect the data you provide against misuse by encrypting it or in any other way.

§ 11 Place and method of data processing

We ensure the legally binding data protection in the European Union. In some cases, especially for technical reasons, your data entrusted to us may be stored on servers outside the country (including outside the European Union) where you originally entered the data. In this case, and in the event that there is a risk that countries to which your data is transferred are not subject to data protection laws as strict as those in your home country or the country from which you use our Services, we will ensure that your data is treated in accordance with the provisions of this Privacy Policy. Automated decision making – including profiling – does not take place.

§ 12 Hyperlinks to external websites

Our website may contain hyperlinks to websites of other providers. When activating these hyperlinks, you will be redirected from our website directly to the website of the other provider. You will recognize this by the change of the URL, among other things.
Covivio has no influence on the design and content of third party internet web sites. We can therefore also not assume any responsibility for the confidential handling of your data on the websites of third parties, as we have no influence on whether these third parties comply with the data protection provisions.
Please inform yourself directly about the handling of your personal data by these third parties on the respective websites.

§ 13 Duration of data storage

We only store your personal data for as long as this is permitted by law for the above-mentioned purposes.
Accordingly, the deletion of the stored personal data takes place when the storage of this data is no longer necessary for the fulfilment of the purpose pursued with the storage or you have voluntarily provided us with your data with your consent and you have revoked this consent. It may happen that personal data is stored for the time during which claims can be asserted against our company (statutory limitation period of three or up to thirty years).
In addition, we store your personal data insofar as we are legally obliged to do so. Corresponding obligations to provide proof and to store data result, among other things, from the German Commercial Code (Handelsgesetzbuch), the German Fiscal Code (Abgabenordnung) and the German Money Laundering Act (Geldwäschegesetz). The storage periods are then up to ten years. Upon expiry of the retention periods, we will delete your data without you having to request us to do so.

§ 14 What rights do you have?

You have the opportunity to exercise various rights.
For example, you have the right to
• Information about which personal data we have stored. If, despite our efforts to provide correct and up-to-date data, we have stored incorrect data, we will correct it.
• You also have the right to request the deletion of your data; we will comply with this request for deletion unless there is an exceptional case justifying further processing.
• In addition, you may, if there is a legitimate reason to do so, request the restriction of processing.
• Furthermore, you have the right to object to the data processing and the right to request a copy of the data and, if necessary, to have it transferred to other persons in charge.
• If you have given us permission to process your data or if you have voluntarily provided us with your personal data in non-mandatory fields in the online forms on our website, you can revoke the processing of this data at any time with effect for the future.
In all the above cases, please contact the data controller:

Covivio Immobilien GmbH
Essener Straße 66, 46047 Oberhausen
Phone: 0208 97064 – 0
datenschutzverantwortlicher@covivio.immo
Registered in the commercial register of the AG Stuttgart under HRB 720957
Managing Directors: Arnaud Jacky Brément, Dr. Daniel Frey, Jochen Humpert, Rainer Langenhorst, Katja Stiefenhöfer

If you have any questions, please feel free to contact us and our data protection officer at datenschutz@covivio.immo.
If you have reason to complain, you can also complain to a supervisory authority. The primary competent supervisory authority for us is:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Bettina Gayk
PO Box 20 04 44
40102 Düsseldorf

Or:

Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
Phone: 02 11/384 24-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

§ 15 Amendment of the privacy policy

The provisions of this data protection declaration apply in the version valid at the time. The content of this privacy policy may be amended or changed. The updated data protection information applies from the time it was published on our website.
You will be given the opportunity to view, print and save the amended privacy notice free of charge.

Datenschutz­informationen für Bewerberinnen und Bewerber

 

Unserem Unternehmen sind Datenschutz und Datensicherheit bei der Nutzung unserer Karriereseite auf unserer Webseite www.covivio.immo (nachfolgend „Karriere-Webseite“) sehr wichtig. Wir legen Wert darauf, zu unseren Bewerber:innen und damit potentiellen Mitarbeiter:innen eine Beziehung aufzubauen, die von Vertrauen und gegenseitigem Nutzen geprägt ist. Aus diesem Grunde ist es uns ein Anliegen, Sie darüber zu informieren, welche Ihrer personenbezogenen Daten wir bei Ihrem Besuch auf unserer Karriere-Webseite erfassen und für welche Zwecke diese genutzt werden. Rechtsgrundlage ist die EU-Datenschutzgrundverordnung (im Folgenden „DSGVO“) und das neue Bundesdatenschutzgesetz (im Folgenden „BDSG neu“).

§ 1 Geltungsbereich dieser Datenschutzinformation und Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

 

Diese Datenschutzinformation bezieht sich ausschließlich auf die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Covivio Immobilien GmbH sowie die personalhaltenden Gesellschaften der Covivio-Gruppe von Bewerber:innen während der Nutzung der Karriere-Webseite, der Verarbeitung Ihrer Bewerbung sowie der Durchführung und den Abschluss des gesamten Bewerbungsprozesses.

 

Gemeinsam Verantwortliche im Sinne der DSGVO sind die

Covivio Immobilien GmbH
Essener Straße 66,
46047 Oberhausen

datenschutzverantwortlicher@covivio.immo

 

sowie die personalhaltende Gesellschaft der Covivio-Gruppe, die für die Einstellung in Betracht kommt.

 

Dies sind folgende personalhaltende Gesellschaften innerhalb der Covivio-Gruppe:

Covivio Development GmbH

Covivio Office Holding

Acopio Facility GmbH & Co. KG

 

Fragen zum Thema Datenschutz richten Sie bitte an unsere Datenschutzbeauftragte unter datenschutz@covivio.immo.

 

§ 2 Definitionen

 

Empfänger ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, der personenbezogene Daten offengelegt werden, unabhängig davon, ob es sich bei ihr um einen Dritten handelt oder nicht. Behörden, die im Rahmen eines bestimmten Untersuchungsauftrags nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten möglicherweise personenbezogene Daten erhalten, gelten jedoch nicht als Empfänger; die Verarbeitung dieser Daten durch die genannten Behörden erfolgt im Einklang mit den geltenden Datenschutzvorschriften gemäß den Zwecken der Verarbeitung.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, d.h. dem Betroffenen, beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.

Verantwortlicher ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet. Sind die Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung durch das Unionsrecht oder das Recht der Mitgliedstaaten vorgegeben, so kann der Verantwortliche beziehungsweise können die bestimmten Kriterien seiner Benennung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten vorgesehen werden.

Verarbeitung ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereit­stellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

§ 3 Zwecke, Rechtsgrundlagen und ggf. Datenkategorien bei Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

 

Eine Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten, die über die in dieser Datenschutz­erklärung genannten Nutzungsarten hinausgeht, findet nicht statt. Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte ohne Ihre Einwilligung findet, ausge­nommen der im Rahmen dieser Datenschutzerklärung dargestellten Fälle, ebenfalls nicht statt, es sei denn, dass wir gesetzlich zur Herausgabe dieser Daten verpflichtet sind oder dass wir zur Durchsetzung unserer Forderungen zur Berufsverschwiegen­heit verpflichtete Dritte einschalten.

1. Besuch der Karriere-Webseite

Die Datenschutzhinweise zur Verarbeitung von Daten gemäß Art. 13 EU-Daten­schutz­grundverordnung bei Besuch der Karriereseite auf unserer Webseite www.covivio.immo finden Sie hier: www.covivio.immo/datenschutz/

2. Empfang und Bearbeitung von Bewerbungen (Auswahlverfahren)

Über unsere Karriere-Webseite können Sie unsere Online-Stellenbörse besuchen. Wenn Sie sich für eine unserer ausgeschriebenen Stellen interessieren, können Sie sich direkt online über dieses Portal bewerben.
Hierfür setzen wir das Bewerbermanagement-Tool der softgarden e-recruiting GmbH ein. Im Anschluss an Ihre Bewerbung erhalten Sie eine Eingangsbestätigung per E-Mail.
Von der Zusendung von besonderen personenbezogenen Daten und Informationen, die in keinem konkreten Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung stehen, sehen Sie bitte ab.

Ihre personenbezogenen Daten wie Ihre Kontakt- und Bewerberdaten (beispiels­weise Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre Adresse, Ihre E-Mail-Adresse und Telefon­nummer, Informationen über Ihre Ausbildung, ihre Sprachkenntnisse und sonstigen Fähigkeiten, Ihren beruflichen Werdegang, Zeugnisse, Noten und Beurteilungen, Testergebnisse, Ihr Foto, Gehaltsvorstellungen oder sonstige private Informationen, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung zur Verfügung stellen) verarbeiten wir zur Prüfung Ihrer Bewerbungsunterlagen. Dies umfasst neben der Entscheidung über ein Stellenangebot auch die persönlich mitgeteilten Angaben bei der Durchführung von telefonischen Interviews, persönlichen Vorstellungs- und Bewerbungsgesprächen sowie bei Einstellungstests.

 

 

Ggf. nutzen wir Personaldienstleister für die Besetzung ausgewählter Positionen oder für die zeitlich befristete, projektbezogene Einstellung von Mitarbeiter:innen. Die externen Personaldienstleister übermitteln uns Bewerbungsunterlagen potenzieller Kandidat:innen. Die darin enthaltenen personenbezogenen Daten, die Sie vorab dem Personaldienstleister zur Verfügung gestellt haben, werden intern an den jeweiligen Fachbereich weitergeleitet, der den Auswahlprozess durchführt.

Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsprozesses und des Einstellungsprozesses, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO, § 26 Abs. 1 S.1 BDSG neu.

3. Erhebung weiterer Informationen zum/ zur Bewerber:in und Prüfung der Referenzen

Geben Sie in Ihrer Bewerbung Referenzen mit entsprechenden Kontaktdaten an, werden wir Sie möglicherweise um Ihr Einverständnis zur Authentifizierung der angegebenen Informationen bitten, um einen noch differenzierteren Eindruck über Ihre vorangegangenen beruflichen Tätigkeiten gewinnen zu können.
Die Erhebung und Überprüfung der Hintergrundinformationen werden bei uns aufgrund der Einwilligung des Bewerbers/ der Bewerberin i.S.d. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DS-GVO, § 26 Abs. 2 S. 1 BDSG neu durchgeführt. Greifen wir auf öffentlich zugängliche Quellen zurück (etwa Profile in sozialen Netzwerken), verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO, § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG neu.

Zudem sind wir nach den europäischen Verordnungen 2580/2001 und 881/2002 gesetzlich verpflichtet, Bewerberdaten vor Einstellung mit den sog. Terrorlisten der Europäischen Union abzugleichen, damit den in der Liste genannten Personen keine Gelder oder andere finanzielle Vermögenswerte bereitgestellt werden.

 

4. Reisekostenabrechnung bei Bewerber:innen

Wenn Ihnen im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren Reisekosten erstattet werden (dies ist erfolgt nur im Falle einer entsprechenden vorherigen Freigabe), verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, wie Identifikationsdaten (Name), Kontaktdaten (Adresse, E-Mail) und Finanzdaten (Bankverbindung). Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt ausschließlich zum Zweck der Reisekostenerstattung sowie zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO, § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG neu.

 

5. Talentpool

Können wir Ihnen die gewünschte Stelle nicht anbieten, laden Sie aber dennoch in unseren Talentpool ein, um Ihnen zu einem späteren Zeitpunkt eine andere passende Stelle anbieten zu können, bitten wir Sie vorab um Ihre Einwilligung durch Ausfüllen und Übermittlung eines entsprechenden Formulars. Hierzu verarbeiten wir Ihre Bewerberdaten. Die Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten erfolgt aufgrund Ihrer Einwilligung i.S.d. Art.6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO, § 26 Abs. 2 S.1 BDSG neu.

6. Erstellung des Arbeitsvertrags

Sobald ein Anstellungsangebot Ihnen gegenüber ausgesprochen wurde, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Ihren Arbeitsvertrag zu erstellen. Hierfür verarbeiten wir alle vertragsrelevanten Informationen (etwa Name, Anschrift, Titel, Vertragsbeginn / -ende, Arbeitsort, Gehalt, Bankdaten, Krankenkasse etc.) und leiten diese intern an die verantwortlichen Mitarbeiter:innen des Personalmanagements weiter. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt zum Zweck der Erstellung des Anstellungsvertrags auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO, § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG neu.

Im Rahmen Ihrer Anstellung verarbeiten wir auch besondere Kategorien personenbezogener Daten (etwa Ihre Religionszugehörigkeit für die Kirchensteuer) sowie personenbezogene Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten (beispielsweise Ihr polizeiliches Führungszeugnis). Wir verarbeiten diese Daten für die Begründung und Durchführung Ihres Anstellungsvertrags auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b) DS-GVO, § 26 Abs. 3 S. 1 BDSG neu und Art. 10 S. 1 Alt. 2 DS-GVO, § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG neu.

7. Durchführung von Revisionsprüfungen

Bei der Planung und Durchführung von Revisionsprüfungen und ggf. unter Umständen Sonderprüfungen (bei Verdacht auf strafbares Verhalten eines Mitarbeiters/ einer Mitarbeiterin) innerhalb der Covivio Immobiliengruppe im In- und Ausland können Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Entsprechende Verarbeitungen Ihrer Daten finden unter Umständen auch statt, wenn wir Compliance-Programme und -Maßnahmen durchführen.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um unseren gesetzlich festgelegten Pflichten (z.B. Aktiengesetz) nachzukommen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DS-GVO. Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten aufgrund unserer berechtigten Interessen, die Abläufe und die Effizienz in der Unternehmensgruppe zu überprüfen, Fehlverhalten zu beheben und Betrugsfällen vorzubeugen, ggf. unsere Rechte durchzusetzen und / oder zu verteidigen und Straftaten aufzudecken, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO, § 26 Abs. 1 S. 1 bzw. 2 BDSG neu.

§ 4 Aufbewahrung und Löschung Ihrer personenbezogenen Daten

 

Nach Abschluss des Auswahlverfahrens werden Ihre Daten innerhalb von 3 Monaten nach Erhalt der Absage gelöscht.
Für den Fall, dass Sie in die Aufnahme in den Talentpool eingewilligt haben, werden Ihre personenbezogenen Daten und ihr Bewerberprofil so lange gespeichert, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen, spätestens jedoch nach 18 Monaten. Im Falle einer Anstellung werden Ihre Daten in unser internes Personal-System übernommen. Hierzu erhalten Sie mit dem Arbeitsvertrag gesonderte Datenschutzhinweise.

Ihre erteilten Einwilligungen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bewahren wir den gesetzlichen Vorschriften entsprechend ab Erlangung und Gebrauchmachung der Einwilligung für die Dauer von fünf Jahren auf.

§ 5 Kategorien von Empfängern personenbezogener Daten

 

Wenn Sie sich für eine Stelle bei einem Unternehmen innerhalb der Covivio Immobiliengruppe bewerben, übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten an das entsprechende Unternehmen. Die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Durchführung Ihrer Bewerbung bei dem entsprechenden Unternehmen auf Grundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO, § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG neu. Im Anschluss werden durch dieses Unternehmen der Covivio Immobiliengruppe Ihre Daten auch gem. dieser Datenschutzinformation verarbeitet.

Sofern Sie in die Aufnahme in unseren Talentpool eingewilligt haben, werden Ihre Bewerberdaten an alle Unternehmen der Covivio Immobiliengruppe weitergegeben. Diese Übermittlung erfolgt aufgrund Ihrer Einwilligung i.S.d. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO, § 26 Abs. 2 S. 1 BDSG neu.

Der Betriebsrat ist nach den gesetzlichen Vorschriften bei der Besetzung offener Stellen miteinzubeziehen. Möglicherweise ist auch bei der Entscheidung über die Einstellung die Schwerbehindertenvertretung miteinzubeziehen. Diesen Stellen wird dann aus Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO. § 26 Abs. 1 BDSG i. V. m. § 99 BetrVG oder SchwbG. im erforderlichen Umfang Zugriff auf die Bewerbungsdaten gewährt. Im Rahmen des Bewerbungsprozesses übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten an unsere externen Dienstleister (z.B. Hostprovider, Anbieter von Bewerber­manage­ment-Systemen, Anbieter von Einstellungs­tests/Online­testprogrammen) im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO,. Die Übermittlung erfolgt zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsprozesses und zur Anbahnung eines Arbeitsverhältnisses, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO, § 26 Abs. 1 S.1 BDSG neu.

Versenden wir Ihren Arbeitsvertrag sowie weitere, mit Ihrer Bewerbung im Zusammenhang stehende Unterlagen postalisch, übermitteln wir Ihre Daten zum Zweck der Anstellung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO, § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG an Versanddienstleister.

Darüber hinaus übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten nur und insoweit eine gesetzliche Verpflichtung unsererseits zur Weitergabe besteht. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO (z.B. an die Polizeibehörden im Rahmen von Strafermittlungen).

§ 6 Berechtigte Interessen an der Datenverarbeitung und Widerspruch

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten aufgrund unseres berechtigten Interesses, geeignete Mitarbeiter:innen zu bekommen und ein effizientes Bewerbermanagement zu führen.

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage dieser berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO) verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen. Wir werden Ihre Daten dann für diese(n) Zweck(e) nicht mehr verarbeiten, sofern nicht unsere schutzwürdigen Interessen überwiegen oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.
Sofern Sie der Datenverarbeitung widersprechen, verarbeiten wir Ihre in diesem Zusammenhang erhobenen personenbezogenen Daten zur Beantwortung Ihrer Anfrage. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO.

§ 7 Einwilligung und Widerruf Ihrer Einwilligung

Sofern Sie uns eine Einwilligung für die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten (insbesondere die Aufnahme in den Talent-Pool) erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Der Widerruf Ihrer Einwilligung wirkt für die Zukunft. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt unberührt. Richten Sie bitte Ihren Widerruf an: bewerbung@covivio.immo.
Sofern Sie Ihre Einwilligung widerrufen, verarbeiten wir Ihre in diesem Zusammenhang erhobenen personenbezogenen Daten zur Beantwortung Ihrer Anfrage. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO.

§ 8 Ihre Rechte

 

Sie haben die Möglichkeit, verschiedene Rechte wahrzunehmen. Beispielsweise haben Sie das Recht auf

• Auskunft, welche Daten wir zu Ihrer Person gespeichert haben. Sollten trotz unseres Bemühens um richtige und aktuelle Daten falsche Daten bei uns gespeichert sein, berichtigen wir diese.
• Sie haben ferner das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen; wir kommen diesem Löschverlangen nach, sofern nicht ausnahmsweise ein zur weiteren Verarbeitung berechtigender Fall vorliegt.
• Darüber hinaus können Sie, sofern ein hierzu berechtigter Grund vorliegt, die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
• Ferner haben Sie das Recht, der Datenverarbeitung zu widersprechen, und das Recht, eine Kopie der Daten zu verlangen und ggf. zu anderen Verantwortlichen übertragen zu lassen.
• Falls Sie uns für die Verarbeitung Ihrer Daten eine Einwilligung erteilt haben bzw. wenn Sie uns in den Online-Formularen unserer Website in nicht verpflichtenden Feldern Ihre personenbezogenen Daten freiwillig bereitgestellt haben, können Sie die Verarbeitung dieser Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

 

In allen vorgenannten Fällen richten Sie Ihre Anfrage bitte an

 

Datenschutz@covivio.immo

 

oder postalisch an

 

Covivio Immobilien GmbH
Essener Straße 66,
46047 Oberhausen

 

eingetragen im Handelsregister des AG Stuttgart unter HRB 720957
Geschäftsführer: Arnaud Jacky Brément, Dr. Daniel Frey, Jochen Humpert, Rainer Langenhorst, Katja Stiefenhöfer

 

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie ebenfalls unter
datenschutz@covivio.immo.

 

Sofern Sie uns gegenüber Ihre Rechte geltend machen, verarbeiten wir Ihre in diesem Zusammenhang erhobenen personenbezogenen Daten zur Beantwortung Ihrer Anfrage. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO.

Unbeschadet Ihrer Rechte können Sie sich bei einer Aufsichtsbehörde für Datenschutz beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten durch Covivio gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO).

Änderungen dieser Datenschutzinformation

Es gelten die Bestimmungen dieser Datenschutzinformation in ihrer, zum Zeitpunkt der Bewerbung gültigen Fassung.

Wir behalten uns vor, den Inhalt dieser Datenschutzinformationen zu ergänzen und zu ändern. Die aktualisierte Datenschutzinformation gilt ab dem Zeitpunkt, in dem sie auf unserer Webseite veröffentlicht wurde.

Wir werden Sie rechtzeitig über diese Änderungen und Ergänzungen auf unserer Webseite informieren. Ihnen wird Gelegenheit gegeben, die geänderte Datenschutzinformation kostenlos einzusehen, auszudrucken und zu speichern.

Stand April 2023

Privacy information for applicants 

Data protection and data security are very important to our company when using our careers page on our website www.covivio.immo (hereinafter “careers website”). It is important to us to build up a relationship with our applicants and thus potential employees that is characterised by trust and mutual benefit. For this reason, we would like to inform you which of your personal data we collect when you visit our careers website and for what purposes it is used. The legal basis is the EU General Data Protection Regulation (hereinafter “DSGVO”) and the new Federal Data Protection Act (hereinafter “BDSG new”).

§ 1 Scope of this data protection information and person responsible for processing your personal data

This data protection information relates exclusively to the processing of personal data by Covivio Immobilien GmbH and the personnel holding companies of the Covivio Group of applicants during the use of the careers website, the processing of your application and the implementation and completion of the entire application process. 

Jointly responsible persons within the meaning of the DSGVO are the 

Covivio Immobilien GmbH 

Essener Straße 66, 

46047 Oberhausen 

datenschutzverantwortlicher@covivio.immo 

and the personnel-holding company of the Covivio Group that is eligible for recruitment. 

These are the following personnel holding companies within the Covivio Group: 

Covivio Development GmbH 

Covivio Office Holding 

Acopio Facility GmbH & Co. KG 

Please direct any questions on the subject of data protection to our data protection officer at datenschutz@covivio.immo.

§ 2 Definitions

Recipient means a natural or legal person, public authority, agency or other body to whom personal data are disclosed, whether or not a third party. However, public authorities that may receive personal data in the context of a specific investigative task under Union or Member State law shall not be considered as recipients and the processing of such data by those authorities shall be carried out in accordance with the applicable data protection rules, in accordance with the purposes of the processing. 

Personal data means any information relating to an identified or identifiable natural person, i.e. the data subject. An identifiable natural person is one who can be identified, directly or indirectly, in particular by reference to an identifier such as a name, an identification number, location data, an online identifier or to one or more factors specific to the physical, physiological, genetic, mental, economic, cultural or social identity of that natural person. 

The controller is the natural or legal person, public authority, agency or other body which alone or jointly with others determines the purposes and means of the processing of personal data. Where the purposes and means of such processing are determined by Union or Member State law, the controller or the specific criteria for its designation may be provided for under Union or Member State law. 

Processing is any operation or set of operations which is performed upon personal data, whether or not by automatic means, such as collection, recording, organisation, filing, storage, adaptation or alteration, retrieval, consultation, use, disclosure by transmission, dissemination or otherwise making available, alignment or combination, restriction, erasure or destruction.

§ 3 Purposes, legal bases and, if applicable, categories of data when processing your personal data

Your personal data will not be used for any other purposes than those mentioned in this privacy policy. Your personal data will not be passed on to third parties without your consent, except in the cases described in this data protection declaration, unless we are legally obliged to disclose this data or we involve third parties who are bound to professional secrecy in order to enforce our claims. 

1. visiting the careers website

The data protection information on the processing of data in accordance with Article 13 of the EU General Data Protection Regulation when visiting the careers page on our website www.covivio.immo can be found here: www.covivio.immo/datenschutz/#dateenschutz-karriere. 

2. receiving and processing applications (selection procedure)

You can visit our online job exchange via our careers website. If you are interested in one of our advertised positions, you can apply directly online via this portal. 

We use the applicant management tool of softgarden e-recruiting GmbH for this purpose. Following your application, you will receive a confirmation of receipt by e-mail.
Please refrain from sending special personal data and information that is not specifically related to your application. 

We process your personal data such as your contact and applicant data (e.g. your first and last name, your address, your e-mail address and telephone number, information about your education, language skills and other abilities, your professional career, certificates, grades and assessments, test results, your photo, salary expectations or other private information that you provide to us as part of your application) to check your application documents. In addition to deciding on a job offer, this also includes the personally provided information when conducting telephone interviews, personal interviews and recruitment tests. 

If necessary, we use personnel service providers to fill selected positions or for the temporary, project-related recruitment of employees. The external personnel service providers send us application documents from potential candidates. The personal data contained therein, which you have provided to the personnel service provider in advance, is forwarded internally to the respective department that carries out the selection process. 

The processing is carried out for the purpose of carrying out the application process and the recruitment process, on the basis of Art. 6 para. 1 p. 1 lit. b) DSGVO, § 26 para. 1 p.1 BDSG new.  

3. collection of further information on the applicant and checking of references

If you provide references with corresponding contact details in your application, we may ask you for your consent to authenticate the information provided in order to gain an even more differentiated impression of your previous professional activities. 

The collection and verification of background information is carried out by us on the basis of the applicant’s consent within the meaning of Art. 6 Para. 1 Sentence 1 lit. a) DS-GVO, § 26 Para. 2 P. 1 BDSG new. If we make use of publicly accessible sources (such as profiles on social networks), we process your personal data to carry out the application procedure on the basis of Art. 6 para. 1 p. 1 lit. b) DS-GVO, Art. 26 para. 1 p. 1 BDSG new. 

In addition, according to the European regulations 2580/2001 and 881/2002, we are legally obliged to check applicant data against the so-called terror lists of the European Union prior to recruitment to ensure that no funds or other financial assets are provided to the persons named in the list. 

4. Travel expenses for applicants

If travel expenses are reimbursed to you in connection with the application procedure (this only takes place in the event of corresponding prior approval), we process your personal data, such as identification data (name), contact data (address, e-mail) and financial data (bank details). Your data will be processed exclusively for the purpose of reimbursing travel expenses and for carrying out the application procedure on the basis of Art. 6 para. 1 p. 1 lit. b) DS-GVO, § 26 para. 1 p. 1 BDSG new. 

5. Talent pool

If we are unable to offer you the desired position, but nevertheless invite you to join our talent pool in order to be able to offer you another suitable position at a later date, we will ask you for your consent in advance by filling in and submitting an appropriate form. We process your applicant data for this purpose. The processing of your applicant data is based on your consent in accordance with Art. 6 Para. 1 p. 1 lit. a) DSGVO, § 26 Para. 2 p. 1 BDSG new. 

6. Drawing up the employment contract

Once an offer of employment has been made to you, we process your personal data in order to draw up your employment contract. For this purpose, we process all information relevant to the contract (such as name, address, title, start/end date of contract, place of work, salary, bank details, health insurance, etc.) and forward this internally to the responsible HR management staff. Your data is processed for the purpose of drawing up the employment contract on the basis of Art. 6 para. 1 p. 1 lit. b) DS-GVO, § 26 para. 1 p. 1 BDSG new. 

In the context of your employment, we also process special categories of personal data (such as your religious affiliation for church tax) as well as personal data on criminal convictions and offences (for example, your police clearance certificate). We process this data for the purpose of establishing and executing your employment contract on the basis of Art. 9 para. 2 lit. b) DS-GVO, § 26 para. 3 p. 1 BDSG new and Art. 10 p. 1 Alt. 2 DS-GVO, § 26 para. 1 p. 1 BDSG new. 

7. Performance of audits

Your personal data may be processed when planning and conducting audits and, under certain circumstances, special audits (in the event of suspected criminal conduct by an employee) within the Covivio Real Estate Group in Germany and abroad. Corresponding processing of your data may also take place when we implement compliance programmes and measures. 

We process your personal data in order to comply with our statutory obligations (e.g. the German Stock Corporation Act) on the basis of Art. 6 para 1 p. 1 lit. c) DS-GVO. In addition, we process your personal data on the basis of our legitimate interests to review the processes and efficiency in the group of companies, to remedy misconduct and prevent fraud, to enforce and / or defend our rights, if applicable, and to detect criminal offences, on the basis of Art. 6 para. 1 p. 1 lit. f) DS-GVO, § 26 para. 1 p. 1 or 2 BDSG new.

§ 4 Retention and deletion of your personal data

After completion of the selection process, your data will be deleted within 3 months of receipt of the rejection. 

In the event that you have consented to be included in the talent pool, your personal data and applicant profile will be stored until you revoke your consent, but no later than after 18 months. In the event of employment, your data will be transferred to our internal HR system. For this purpose, you will receive separate data protection information with the employment contract. 

In accordance with legal requirements, we will retain your consent to the processing of your personal data for a period of five years from the date on which the consent was obtained and used.

§ 5 Categories of recipients of personal data

If you apply for a position with a company within the Covivio Real Estate Group, we will transmit your personal data to the relevant company. The transmission of your personal data takes place in order to carry out your application with the corresponding company on the basis of Art. 6 para. 1 p. 1 lit. b) DS-GVO, § 26 para. 1 p. 1 BDSG new. Subsequently, your data will also be processed by this company of the Covivio Immobiliengruppe in accordance with this data protection information. 

If you have consented to be included in our talent pool, your applicant data will be forwarded to all companies of the Covivio Immobiliengruppe. This transfer is based on your consent within the meaning of Art. 6 para. 1 p. 1 lit. a) DSGVO, § 26 para. 2 p. 1 BDSG new. 

According to the statutory provisions, the works council must be involved in filling vacant positions. It is also possible that the representative body for severely disabled persons must be involved in the decision on hiring. These bodies are then from Art. 6 para. 1 p. 1 lit. c) DSGVO. § 26 para. 1 BDSG in conjunction with § 99 BetrVG or SchwbG. granted access to the application data to the extent necessary. As part of the application process, we transfer your personal data to our external service providers (e.g. host providers, providers of applicant management systems, providers of recruitment tests/online testing programs) as part of order processing pursuant to Art. 28 DSGVO,. The transfer is made for the purpose of carrying out the application process and initiating an employment relationship, based on Art. 6 para. 1 p. 1 lit. b) DSGVO, § 26 para. 1 p.1 BDSG new. 

If we send your employment contract and other documents related to your application by mail, we will transmit your data to mail service providers for the purpose of employment on the basis of Art. 6 para. 1 p. 1 lit. b) DSGVO, § 26 para. 1 p. 1 BDSG. 

In addition, we transmit your personal data only and insofar as there is a legal obligation on our part to transmit it. The transmission takes place on the basis of Art. 6 para. 1 p. 1 lit. c) DSGVO (e.g. to police authorities in the context of criminal investigations).

§ 6 Legitimate interests in data processing and objection

We process your personal data on the basis of our legitimate interests in obtaining suitable employees and maintaining efficient applicant management. 

Insofar as we process your personal data on the basis of these legitimate interests (Art. 6 (1) p. 1 lit. f) DSGVO), you have the right to object to the processing of your personal data at any time for reasons arising from your particular situation. We will then no longer process your data for this purpose(s), unless our interests worthy of protection prevail or the processing serves the assertion, exercise or defense of legal claims. 

If you object to the data processing, we will process your personal data collected in this context to respond to your inquiry. The processing of your personal data is carried out for the fulfillment of a legal obligation on the basis of Art. 6 para. 1 p. 1 lit. c) DSGVO.

§ 7 Consent and revocation of your consent

If you have given us your consent for the processing of your personal data (in particular the inclusion in the Talent Pool), you may revoke this consent at any time. The revocation of your consent is effective for the future. The lawfulness of the processing of your personal data up to the time of the revocation remains unaffected. Please address your revocation to: bewerbung@covivio.immo. 

If you revoke your consent, we will process your personal data collected in this context to respond to your request. The processing of your personal data is carried out for the fulfillment of a legal obligation on the basis of Art. 6 para. 1 p. 1 lit. c) DSGVO.

§ 8 Your rights

You have the opportunity to exercise various rights. For example, you have the right to 

• Information about which data we have stored about you. If, despite our efforts to keep your data correct and up-to-date, we have stored incorrect data, we will correct it. 
• You also have the right to request the deletion of your data; we will comply with this deletion request unless, exceptionally, there is a case justifying further processing. 
• In addition, you may request the restriction of processing, provided that there is a legitimate reason for doing so. 
• Furthermore, you have the right to object to data processing and the right to request a copy of the data and, if necessary, to have it transferred to other data controllers. 
• If you have given us consent for the processing of your data or if you have voluntarily provided us with your personal data in the online forms on our website in non-mandatory fields, you can revoke the processing of this data at any time with effect for the future. 

In all the above cases, please send your request to  

Datenschutz@covivio.immo 

or by mail to 

Covivio Real Estate GmbH 

Essener Street 66, 

46047 Oberhausen 

registered in the commercial register of the AG Stuttgart under HRB 720957 

Managing directors: Dr. Daniel Frey, Jochen Humpert, Rainer Langenhorst, Katja Stiefenhöfer 

You can also reach our data protection officer at 

datenschutz@covivio.immo. 

If you assert your rights against us, we will process your personal data collected in this context in order to respond to your inquiry. The processing of your personal data is carried out for the fulfillment of a legal obligation on the basis of Art. 6 para. 1 p. 1 lit. c) DSGVO. 

Without prejudice to your rights, you may lodge a complaint with a data protection supervisory authority if you consider that the processing of personal data concerning you by Covivio infringes the GDPR (Article 77 GDPR). 

Changes to this privacy information 

The provisions of this data protection information apply in the version valid at the time of application. 

We reserve the right to amend and change the content of this data protection information. The updated data protection information will apply from the time it is published on our website. 

We will inform you in good time about these changes and additions on our website. You will be given the opportunity to view, print and save the amended data protection information free of charge. 

Status April 2023