Hierzu enthalten unsere unternehmensinternen Regelwerke klare Vorgaben unter anderem bezüglich des Gewährens und Annehmens von Geschenken und sonstigen materiellen Vorteilen von/an Geschäftspartner:innen, Spenden/Sponsorings, private Investitionen und Beauftragung von Geschäftspartner:innen, Beauftragung nahestehender Personen, Umgang mit Geschäftsgeheimnissen und sonstigen vertraulichen Informationen sowie personenbezogenen Daten.
Die Verantwortung für die Implementierung des Compliance Management Systems und insbesondere den Aufbau und Betrieb der Compliance Organisation in Deutschland liegt beim Vorstand der Covivio Immobilien SE und der Geschäftsführung der Covivio Office Holding GmbH, den Obergesellschaften der Covivio Gruppe in Deutschland. Diese wird von dem/r Compliance Beauftragten unterstützt, der/die sich mit dem Compliance Committee abstimmt und auf die Unterstützung der Abteilungen Internal Audit/Internal Control (Innenrevision) und Legal Corporate (Recht) zurückgreifen kann. Zudem gibt es ein Team von Kolleg:innen in den verschiedenen Fachbereichen und Gesellschaften, die erste Ansprechpartner für Compliance Themen für ihre jeweiligen Kolleg:innen vor Ort sind. Der Aufsichtsrat der Covivio Immobilien SE hat die Verantwortung, das eingerichtete Compliance Management System zu überwachen.
Das Compliance Management System sieht vor, dass im Rahmen revisorischer Prüfungen verstärkt in allen Bereichen und Gesellschaften der Covivio Gruppe auf die Einhaltung der geltenden anwendbaren Gesetze und sonstigen rechtlichen Bestimmungen sowie der unternehmensinternen Vorgaben geachtet wird. Ergänzend werden die Führungskräfte und die Mitarbeiter/-innen regelmäßig über die einschlägigen Vorschriften und die Compliance Organisation informiert und geschult. Sämtliche Informationen und unternehmensinternen Regelwerke sind ihnen jederzeit über das Covivio-interne Intranet zugänglich.
Um von möglichen Verstößen gegen geltende Gesetze und sonstige rechtliche Bestimmungen oder gegen die unternehmensinternen Vorgaben und Regelungen möglichst frühzeitig zu erfahren und entsprechende Überprüfungen einleiten zu können, haben die Gesellschaften der deutschen Covivio Gruppe ein Hinweisgebersystem eingerichtet und das Vorgehen im Zusammenhang mit Meldungen in einer Whistleblowing-Guideline festgelegt.
Vorstand und Geschäftsführung der Gesellschaften der Covivio Gruppe bitten und ermutigen alle Mitarbeiter:innen und Geschäftspartner wie z.B. Kund:innen, Zulieferer:innen, Dienstleister:innen ausdrücklich, sich gegen jede Form von Compliance-Verstößen auszusprechen und diese zu melden, z.B. per Email an
whistleblowing@covivio.immo.
Eingehende Hinweise erhalten nur der/die Compliance-Beauftragte der Covivio in Deutschland und der/die Leiter/in Internal Audit/Internal Control der Covivio SA, der börsennotierten Obergesellschaft der europäischen Covivio Gruppe. Diese betreiben und überwachen die unabhängige Aufklärung und garantieren die Wahrung der Vertraulichkeit sowie die Einhaltung des Ethikkodex, der gesetzlichen und internen Verfahrensregeln. Sollte ein/e Meldende/r mit dieser zentralen Bearbeitung seiner/ihrer Meldung nicht einverstanden sein und stattdessen eine Aufklärung unmittelbar durch die vom Hinweis betroffene Covivio Gesellschaft selbst wünschen, so ist dies in der Meldung ausdrücklich unter Nennung der betroffenen Covivio Gesellschaft anzugeben. Der Hinweis wird dann an diese Covivio Gesellschaft zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet.
Hinweisgeber:innen, die in gutem Glauben auf mögliche oder bestehende Verstöße aufmerksam machen, genießen besonderen Schutz. Insbesondere die Identität von Hinweisgeber:innen wird streng vertraulich behandelt.
Die Aufklärung des gemeldeten Sachverhaltes wird uns erleichtert, wenn wir zum/r Meldenden Kontakt aufnehmen können. Erreicht uns dagegen eine anonyme Nachricht, können wir die Angelegenheit nur aufklären, wenn uns hinreichend konkrete Anhaltspunkte zur Aufklärung des Sachverhaltes zur Verfügung gestellt werden.
Wenn es uns möglich ist, zum/r Meldenden Kontakt aufzunehmen, werden wir den Erhalt der Meldung möglichst schon innerhalb von 72 Stunden, spätestens aber innerhalb von sieben Tagen nach Meldungseingang bestätigen und den/die Meldende/n auch innerhalb von drei Monaten zum Stand der Ermittlungen eine Rückmeldung geben.
