You can find an English Convenience translation of our privacy policy below.

Datenschutzerklärung zu der Verarbeitung von Daten

gemäß Art. 13 EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Wir, die Covivio Immobilien GmbH (nachfolgend „Covivio“, Informationen zu unserem Unternehmen erhalten Sie hier), freuen uns, dass Sie unsere Webseite (www.covivio.immo) besuchen.

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Covivio und Ihrer diesbezüglich bestehenden Datenschutzrechte nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie dem neuen Bundesdatenschutzgesetz (im Folgenden „BDSG“).

Sollten Sie Fragen zum Inhalt der Datenschutzerklärung haben, können Sie sich jederzeit an die folgende Adresse wenden:

datenschutz@covivio.immo

Da Gesetzesänderungen oder Änderungen unserer unternehmensinternen Prozesse eine Anpassung dieser Datenschutzerklärung erforderlich machen können, möchten wir Sie bitten, diese Datenschutzerklärung regelmäßig durchzulesen.

§1 Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen Ihrer Nutzung des Internetangebots der Covivio, welches unter der Domain www.covivio.immo sowie den verschiedenen Subdomains und einzelnen Seiten (im Folgenden zusammenfassend „Webseite“ genannt) abrufbar ist sowie für die Nutzung. Zudem wenn Sie Mieter, Untermieter, Interessent, Erwerber und/oder Kaufinteressent sind.

§2 Definitionen

Empfänger ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, der personenbezogene Daten offengelegt werden, unabhängig davon, ob es sich bei ihr um einen Dritten handelt oder nicht. Behörden, die im Rahmen eines bestimmten Untersuchungsauftrags nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten möglicherweise personenbezogene Daten erhalten, gelten jedoch nicht als Empfänger; die Verarbeitung dieser Daten durch die genannten Behörden erfolgt im Einklang mit den geltenden Datenschutzvorschriften gemäß den Zwecken der Verarbeitung.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.

Verantwortlicher ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet. Sind die Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung durch das Unionsrecht oder das Recht der Mitgliedstaaten vorgegeben, so kann der Verantwortliche beziehungsweise können die bestimmten Kriterien seiner Benennung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten vorgesehen werden.

Verarbeitung ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

§3 Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Je nachdem, welche der Funktionen oder Leistungen unserer Webseite Sie in Anspruch nehmen, ist es erforderlich, personenbezogene Daten von Ihnen zu nutzen.

Im Folgenden führen wir die Zwecke der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie die erforderlichen Rechtsgrundlagen auf.

Eine Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten, die über die in dieser Datenschutzerklärung genannten Nutzungsarten hinausgeht, findet nicht statt. Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte ohne Ihre Einwilligung findet, ausgenommen der im Rahmen dieser Datenschutzerklärung dargestellten Fälle, ebenfalls nicht statt, es sei denn, dass wir gesetzlich zur Herausgabe dieser Daten verpflichtet sind oder dass wir zur Durchsetzung unserer Forderungen zur Berufsverschwiegenheit verpflichtete Dritte einschalten.

Im Einzelnen speichern wir folgende Daten:

  1. Besuch der Webseite

Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie nicht verpflichtet sind, uns ihre personenbezogenen Daten über unsere Website zur Verfügung zu stellen. Die Bereitstellung Ihrer Daten über unsere Website ist weder gesetzlich, noch vertraglich vorgeschrieben noch für einen Vertragsschluss erforderlich. Die Nichtbereitstellung der Daten kann allerdings dazu führen, dass Sie gewisse Funktionen/Leistungen auf unserer Webseite nicht nutzen können.

Bei jedem Zugriff auf unsere Webseite und bei jedem Abruf einer Datei werden über diesen Vorgang automatisch Daten in einer Protokolldatei gespeichert. Diese sind:

  • die Information, welche Seiten aufgerufen wurden, die Verweildauer auf den einzelnen Seiten, die Ausstiegsseite (d.h., die Stelle, an der die Webseite verlassen wurde),
  • die Suchbegriffe und die Suchmaschine, die Sie zu covivio.immo weitergeleitet haben,
  • die Bildschirmauflösung,
  • der Browser,
  • das Betriebssystem,
  • das Land, aus dem der Zugriff erfolgt ist,
  • die Information, ob und wann (Datum und Uhrzeit) Downloads vorgenommen wurden,
  • Datum und Uhrzeit des Abrufs.

Die Speicherung dient ausschließlich internen systembezogenen und statistischen Zwecken und ist zur statistischen Erfassung der Nutzung und zur Optimierung unserer Webseite sowie zur Gewährleistung der Datensicherheit und des reibungslosen Betriebs der hierfür genutzten IT-Systeme erforderlich. Die Speicherung der Daten und Informationen erfolgt unter der Datenhoheit der Covivio auf dem Server ihres externen IT-Dienstleisters/Webhosting-Providers in Deutschland auf Grundlage überwiegender Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO und soweit es aufgrund gesetzlicher Bestimmungen (z.B. § 257 HGB oder § 147 AO) erforderlich ist.

  1. Kontaktformular „Wohnungswunsch“

Wir bieten ein Kontaktformular an, über das Sie uns Ihren Wohnungswunsch mitteilen können. Bei diesem Vorgang werden die folgenden Daten gespeichert, wobei die mit * gekennzeichneten Angaben Pflichtangaben sind:

  • Anrede
  • Vorname
  • Nachname*
  • E-Mail-Adresse*

Wir erheben diese Daten, um Ihnen zu Ihrem Wohnungswunsch Informationen über in Betracht kommende Mietobjekte zu übermitteln.

Diese Daten werden bei der Covivio Immobilien GmbH in Oberhausen und bei unserem Partner, der Immosolve GmbH, gespeichert.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO.

  1. Kontaktformular „Immobilien Schnellsuche“

Bei der Immobilien Schnellsuche haben Sie die Möglichkeit, sich potentielle Immobilien, die auf ein bestimmtes Gebiet, den Preis, die Größe und die Zimmeranzahl eingegrenzt werden, anzeigen zu lassen. Hierbei erheben wir folgende Daten:

  • Postleitzahl oder Ort der in Frage kommenden Wohnung
  • Preis von €- bis €
  • Größe von m² – bis m²
  • Zimmeranzahl

Wir erheben diese Daten, um Ihnen die Suche nach Immobilien in unserem Portfolio zu erleichtern und um Ihnen einen schnellen Überblick aller für Sie nach den von Ihnen eingegebenen Kriterien in Frage kommenden Wohnungen zu verschaffen. Personenbezogene Daten werden in diesem Zusammenhang nicht erhoben.

  1. Covivio-Kundenportal und Covivio Kunden App

Sie haben die Möglichkeit, sich als Bestandsmieter in unserem Online-Kundenportal und der Kunden App zu registrieren. Die Registrierung und die Nutzung des Covivio-Kundenportals und der Kunden App erfordert auch die Angabe personenbezogener Daten, die für uns technisch erforderlich sind, um Ihnen die Funktionen unseres Online-Portals und Kunden App anzubieten und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten (Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO).

Wir benötigen eine gültige Mietvertragsnummer, Ihren Vertragsbeginn sowie Ihren Vor- und Nachnamen, wenn Sie sich in unserer Kunden App oder auf unserer Homepage für das Kundenportal  registrieren.

Für die Registrierung verwenden wir das sog. „Double-Opt-in-Verfahren“. Sie werden aufgefordert, eine E-Mail-Adresse sowie ein Kennwort einzugeben.

Sobald Sie die Eingabemaske befüllt haben, erhalten Sie von uns eine E-Mail zu Ihrer Registrierung mit einem Link. Erst wenn Sie diesen Link anklicken und dadurch Ihre Registrierung bestätigen, ist Ihre Registrierung abgeschlossen.

Erfolgt die Bestätigung nicht innerhalb von 24 Stunden nach Anforderung der Bestätigungsmail, wird der Registrierungsvorgang abgebrochen und Ihre bereitgestellten personenbezogenen Daten nicht verarbeitet, sondern automatisch gelöscht.

Im Rahmen der Nutzung des Kundenportals und der Kunden App können weitere personenbezogenen Daten verarbeitet werden wie Bestandsdaten (z.B. Namen, Adressen), Kontaktdaten (z.B. E-Mail, Telefonnummern), Inhaltsdaten (z.B. Texteingaben, Fotografien, Videos), Vertragsdaten (z.B. Vertragsgegenstand, Laufzeit) sowie Meta-/Kommunikationsdaten (z.B. Geräte-IDs, IP-Adressen)

a. Mein Covivio

Nach Ihrer Registrierung können Sie unter „Mein Covivio“ Ihre Daten einsehen, ändern und ergänzen. Pflichtangaben sind entsprechend gekennzeichnet. Darüber hinaus können Sie weitere, freiwillige Angaben machen. Nach manueller Prüfung durch Ihren zuständigen Kundenbetreuer werden Ihre Vertragsdaten abschließend geändert.

Die Verarbeitung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO.

b. Covivio kontaktieren

Sie haben die Möglichkeit uns unter „Schaden melden“ einen Schaden zu melden. Jede Schadensmeldung kann mit einem Freitext und Bildern versehen werden, damit wir schnellstmöglich Ihr Anliegen bearbeiten können.

Sofern Sie dies nutzen, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten, welche von Ihnen zur Registrierung zum Covivio Kundenportal bereitgestellt wurden, sowie den Inhalt der Anfrage zum Zweck der Beantwortung Ihrer Anfrage. Ihre Daten werden, soweit erforderlich, zur schnellen Bearbeitung Ihrer Meldung von uns an entsprechende Handwerksbetriebe weitergegeben.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO.

c. Formular- /Dokumentencenter

Über das Kundenportal oder Kunden App können Sie Standardformulare und Anträge anfordern, die Ihnen dann innerhalb des Kundenportals zur Verfügung gestellt werden, beispielsweise

  • Nebenkostenabrechnung
  • Belege für die Nebenkostenabrechnung
  • Wohnungsgeberbescheinigung
  • Mietbescheinigung
  • Mieterkontoauszug
  • Mietschuldenfreiheitsbestätigung
  • Mietvertrag
  • SEPA – Lastschriftmandat
  • Antrag Genehmigung Hundehaltung
  • Antrag Genehmigung Schlüsselanfertigung
  • Antrag Genehmigung Einbau Zusatzschlosses an der WE Tür
  • Antrag Untervermietung
  • Antrag Einbau Laminat/Parkett
  • Sonstiges/Freitext

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt, je nach Anfrage, zum Zweck der Vertragsdurchführung oder gegebenenfalls -abwicklung mit Ihnen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO. Sofern Sie uns im Rahmen Ihre Anfrage Gesundheitsdaten übermitteln, verarbeiten wir diese personenbezogenen Daten nur und insoweit dies für die Beantwortung Ihrer Anfrage erforderlich ist und Sie uns hierfür Ihre ausdrückliche Einwilligung i.S.v. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO erteilt haben.

d. Status meiner Meldungen

Sie haben die Möglichkeit, sich über den Bearbeitungsstatus Ihrer Schadensmeldungen, Ihrer Anfragen und Dokumentenanforderungen zu informieren.

  1. Kontaktformular „Kontakt“

Sofern Sie weiteren Kontakt als Mieter oder Besucher mit uns aufnehmen möchten, haben Sie die Möglichkeit über ein Kontaktformular mit uns in Verbindung zu treten.  Hierbei werden folgende Daten abgefragt, wobei die mit * gekennzeichneten Angaben Pflichtangaben sind:

  • Anliegen im „Drop-Down-Menü“ (sonstige Anfragen, Fragen zu Betriebskosten, Fragen zur Mietzahlung, Mietanpassung, Kaufinteressent, Mietinteressent)*
  • Vorname*
  • Nachname*
  • Kundennummer (bei bestehenden Mietern mit Bezug auf die Anliegen: „Betriebskosten, Mietzahlung, Mietanpassungen“)*
  • Telefonnummer
  • E-Mail-Adresse*
  • Nachricht (als Freitext)*

Wir verwenden die Daten, um Ihre Anfrage serviceorientiert zu beantworten und Kontakt mit Ihnen aufzunehmen.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO und soweit es aufgrund gesetzlicher Bestimmungen (z.B. § 257 HGB oder § 147 AO) erforderlich ist.

  1. Handwerkermarkt „für unsere Geschäftspartner“

Im Rahmen unseres Angebots „Handwerkermarkt“ können Sie sich als Handwerker bei uns bewerben, Angebote abgeben oder uns Ihre Absage zu einem Angebot online zukommen lassen.

a. Bewerbung für Handwerker

Wenn Sie an unserem Handwerkermarkt teilnehmen möchten, können Sie sich als Handwerksbetrieb für eine Zusammenarbeit bewerben, indem Sie unser Online-Formular „Bewerbung für Handwerker“ nutzen. Hierbei fragen wir von Ihnen (neben anderen Daten) die folgenden personenbezogenen Daten ab, wobei die mit * gekennzeichneten Angaben Pflichtangaben sind:

  • Ansprechpartner*
  • Straße, Hausnummer*
  • PLZ/Ort*
  • Telefon*
  • Telefax
  • E-Mail*
  • Internet
  • Zertifizierungen

Wir erheben diese personenbezogenen Daten zur schnellen Abwicklung des Bewerbungsverfahrens. Die Verarbeitung und Nutzung der uns mit der Bewerbung übermittelten personenbezogenen Daten erfolgt insbesondere auch zur Prüfung der Eignung der Qualifikation des Handwerkers / des Handwerksbetriebes auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) und lit. f) DSGVO und soweit es aufgrund gesetzlicher Bestimmungen (z.B. § 257 HGB oder § 147 AO) erforderlich ist.

b. Angebotsabgabe

Wenn Sie ein Angebot zu einer unserer Ausschreibungen abgeben möchten, können Sie unser Online-Formular „Angebotsabgabe“ nutzen. Hierbei fragen wir von Ihnen (neben anderen Daten) die folgenden personenbezogenen Daten ab, wobei die mit * gekennzeichneten Angaben Pflichtangaben sind:

  • Ansprechpartner*
  • E-Mail

Wir erheben diese personenbezogenen Daten zur Abwicklung des Angebotsverfahrens. Die Verarbeitung und Nutzung der uns mit Ihrem Angebot übermittelten personenbezogenen Daten erfolgen insbesondere auch zur Prüfung Ihres Angebots und als erforderliche vorvertragliche Maßnahmen zu einem möglichen Vertragsschluss mit Ihrem Unternehmen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO und soweit es aufgrund gesetzlicher Bestimmungen (z.B. § 257 HGB oder § 147 AO) erforderlich ist.

c. Absagen

Falls Sie als Handwerksbetrieb bereits mit uns zusammenarbeiten und an einer Ausschreibung nicht teilnehmen möchten, können Sie uns Ihre Absage über das Online-Formular „Absagen“ zukommen lassen. Hierbei fragen wir von Ihnen (neben anderen Daten) die folgenden personenbezogenen Daten ab, wobei die mit * gekennzeichneten Angaben Pflichtangaben sind:

  • Ansprechpartner*
  • E-Mail

Wir erheben diese personenbezogenen Daten zur Abwicklung Ihrer Absage. Die Verarbeitung und Nutzung der uns mit Ihrer Absage übermittelten personenbezogenen Daten erfolgt insbesondere auch zur Prüfung Ihrer Absage und im Rahmen der Durchführung erforderlicher vorvertraglicher Maßnahmen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO und soweit es aufgrund gesetzlicher Bestimmungen (z.B. § 257 HGB oder § 147 AO) erforderlich ist.

  1. Online-Bewerbung

Wenn Sie sich bei uns auf eine Arbeitsstelle bewerben möchten, können Sie unsere Karriere-Homepage (karriere.covivio.immo) nutzen und dort detaillierte Informationen zum Datenschutz finden.

  1. Mietvertrag

Ohne die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist der Abschluss, die Durchführung und die Abwicklung Ihres Mietvertrages nicht möglich.

Neben der Verarbeitung Ihrer Daten zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrages auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO sowie zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO verarbeiten wir Ihre Daten, um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten zu wahren, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

a) Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann beispielsweise zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs erforderlich sein, zur Einholung von Auskünften zur Bonitätsabfrage sowie Datenaustausch mit Auskunfteien, zur Steuerung und Kontrolle durch verbundene Unternehmen der Covivio-Gruppe bzw. der entsprechenden Aufsichtsgremien oder Kontrollinstanzen (z.B. Revision), zur Abrechnung der Nebenkosten, zur kaufmännischen Verwaltung und Beauftragung von Dritten als Erfüllungsgehilfen (z.B. für Reparaturen, Wartung, Instandhaltung, Sanierung, Modernisierung (insbesondere auch Modernisierung auf Mieterwunsch, Beantragung von Baukostenzuschüssen bei der Pflegekasse), Notfall-Sofortmaßnahmen, zur Durchführung und ggf. Abwicklung des Mietvertrages bei Verletzung Ihrer mietvertraglichen Pflichten, zur Beitreibung von Forderungen durch unser Forderungsmanagement und gegebenenfalls ein Inkasso-/ oder Factoring-Unternehmen, zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten durch Rechtsanwälte, zur Abwicklung von Versicherungsfällen (etwa Gebäudeversicherung, Sachversicherung), zur Verhinderung und Aufklärung von Straftaten (ggf. auch durch Videoüberwachung), zur Gewährleistung der Gebäude- und Anlagensicherheit, zur Ausübung von Informationspflichten im Rahmen von Auskunftsersuchen Dritter (z.B. Behörden, Versorger und Netzbetreiber), auch zur Nachweisbarkeit von Aufträgen und sonstigen Vereinbarungen, zur internen Auswertung zur Analyse des Immobilienmarktes sowie der Nachfragesituation, zur Risikoprüfung (Due-Diligence) bei Unternehmenstransaktionen. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) und lit. c) DSGVO sowie um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten zu wahren, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

b) Wir bieten Ihnen verschiedene digitale Services an, z.B. die Mobile Wohnungsübergabe und Wohnungsabnahme. Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung ist ebenfalls die Erfüllung eines Vertrages auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO.

Wenn Sie sich telefonisch oder schriftlich an unseren Kundenservice wenden, verarbeiten wir ebenfalls Ihre personenbezogenen Daten. Die Verarbeitung richtet sich nach dem Gegenstand Ihrer Anfrage. Um Ihre Anfrage schnellstmöglich und zu Ihrer Zufriedenheit bearbeiten zu können, greifen wir auf personenbezogene Daten zurück, die im Rahmen von anderen Datenverarbeitungen in unseren Systemen gespeichert worden sind (z.B. Daten, die Sie bei Vereinbarung eines Besichtigungstermins mit uns oder bei Abschluss eines Mietvertrags mit uns oder bei einem vorangegangenen Kundenkontakt angegeben haben). Übermitteln Sie uns im Rahmen Ihrer Anfrage Gesundheitsdaten, verarbeiten wir diese ausschließlich nur zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind je nach Anfrage, Vertragsanbahnung, -durchführung oder gegebenenfalls -abwicklung mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO), Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen Ihnen gegenüber (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse, Ihre Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).

c) Im Rahmen des Vertriebs unserer Immobilien verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für die Vorbereitung, den Abschluss und die Durchführung des Kaufvertrages auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO sowie aufgrund unseres berechtigten Interesses an dem Vertrieb unserer Immobilen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

d) Personenbezogene Daten unserer werbenden Bestandsmieter sowie der potentiellen zukünftigen Mieter im Rahmen der Aktion „Mieter werben Mieter“ verarbeiten wir aufgrund unseres berechtigten Interesses Marketingmaßnahmen durchzuführen und geeignete Nachmieter für unsere Objekte zu finden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO sowie zum Zwecke der Anbahnung eines Mietvertrags mit dem Interessenten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO.

e) Wir führen Kundenumfragen durch, um die Zufriedenheit unserer Kunden zu ermitteln und zu fördern mit dem Zweck, unsere Services nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen auszurichten und zu verbessern. Nehmen Sie an einer solchen Kundenumfrage teil, erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

f) Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben, ggf. der Alters- und Identitätsprüfung, der Prävention von Betrug und Geldwäsche, zur Verhinderung, Bekämpfung und Aufklärung der Terrorismusfinanzierung und vermögensgefährdenden Straftaten, zur Erfüllung gesetzlicher, behördlicher bzw. handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungs- oder Kontroll- und Meldepflichten (wie z.B. der Legionellen-Untersuchung), zur Wahrung der gesetzlich verpflichtenden Mietpreisüberprüfung (gesetzeskonforme Erhebung der Miete, Überprüfung der Belegung der Immobilie gemäß den gesetzlichen Vorgaben), aufgrund von behördlichen/gerichtlichen Maßnahmen zu Zwecken der Beweiserhebung, der Strafverfolgung oder der Durchsetzung rechtlicher Ansprüche sowie zur Wahrung gesetzlicher Pflichten aus dem Bundesmeldegesetz und dem Wohnungsbindungsgesetz. Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen in diesem Fall die jeweiligen gesetzlichen Regelungen i. V. m. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO.

g) In Einzelfällen kann eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auch aufgrund Ihrer freiwillig erteilen Einwilligung erfolgen, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO. Wir informieren Sie über die Zwecke und über die Konsequenzen der Nichterteilung oder eines Widerrufs der Einwilligung gesondert jeweils in deren Text. Der Widerruf einer Einwilligung wirkt erst für die Zukunft. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen und bleiben rechtmäßig.

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen darüber zuvor informieren.

§5 Datenschutz von Kindern

Der Schutz von Kindern im Internet ist für Covivio selbstverständlich und besonders erstrebenswert. Covivio rät aus diesem Grunde allen Eltern und Aufsichtspersonen, Ihre Kinder zu einem verantwortungsbewussten Umgang mit personenbezogenen Daten im Internet anzuhalten. Ohne Zustimmung der Eltern oder der Aufsichtspersonen sollten Kinder keine personenbezogenen Daten an Covivio bzw. über das Internet übermitteln.

§6 Einsatz von Cookies

Wir setzen sog. “Cookies” ein. Informationen zu den Cookie-Einstellungen erhalten Sie hier. Cookies sind kleine Textdateien, die im Rahmen Ihres Besuchs unserer Webseite von unserem Webserver an Ihren Browser gesandt und von die­sem auf Ihrem Endgerät für einen späteren Abruf vorgehalten werden.

  1. Essentielle Cookies

Als essentiellen Cookie setzen wir den sog. Borlabs Cookie ein. Essenzielle Cookies ermöglichen grundlegende Funktionen und sind für die einwandfreie Funktion der Webseite erforderlich. Der Borlabs Cookie dient dazu, die von Ihnen ausgewählten Cookie-Einstellungen zu speichern. Die Laufzeit dieses essentiellen Cookies beträgt 1 Jahr. . Über die Einstellungen ihres Browers können Sie gleichwohl auch die Verwendung dieses Cookies blockieren. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO (Berechtigte Interessen).

  1. Statistische Cookies

Wir verwenden Cookies für das Statistik Tool Matomo nur dann, wenn Sie damit einverstanden sind. Ihr Einverständnis erteilen Sie, wenn Sie bei den Cookie-Einstellungen durch Anklicken auf „An“ Ihre Einwilligung erteilen. Matomo ist ein Webanalysetool, das einen Cookie für eine Analyse der Benutzung unserer Webseite auf Ihrem Endgerät speichert.. Er dient dazu, die Nutzungshäufigkeit und die Anzahl der Nutzer unserer Webseiten zu ermitteln und Ihre Endgeräte während eines Besuchs unserer Webseite oder beim Wechsel von einer unserer Webseiten zu einer anderen unserer Webseiten weiterhin zu identifizieren und das Ende Ihres Besuchs feststellen zu können. So erfahren wir, welcher Bereich unserer Webseite und welche anderen Webseiten besucht wurden. Dabei handelt es sich um eine Open-Source-Software, die zur Auswertung der Zugriffe auf die Webseite der Covivio eingesetzt wird. Unsere Webweite verwendet Matomo Cookies mit der Einstellung „Anonymize Visitors´IP adresses“. Hierbei wird Ihre IP-Adresse sofort nach Ihrer Verarbeitung durch Maskierung der letzten beiden IP-Blocks anonymisiert.  Es wird nur Ihre anonymisierte IP-Adresse gespeichert. Diese Nutzungsdaten lassen jedoch keine Rückschlüsse auf den Benutzer zu. Sämtliche dieser anonymisiert erhobenen Nutzungsdaten werden nicht mit Ihren personenbezogenen Daten nach § 2 dieser Datenschutzerklärung zusammengeführt. Wenn Sie der Verwendung dieser Cookies zugestimmt haben, werden die Matamo Cookies bis zu 13 Monate auf Ihrem Gerät gespeichert bzw. nach Ende der statistischen Auswertung gelöscht. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung). Stimmen Sie der Verwendung nicht zu, werden keine Matamo Cookies gespeichert. Durch die Abfrage und Auswahl über den Cookie-Banner haben Sie jederzeit die Möglichkeit zur Änderung der getroffenen Auswahl über die Cookie-Einstellungsseite. Ein Zugriff auf unsere Webseite ist auch dann möglich, wenn der Statistik Cookie und der Cookie für externe Medien nicht von Ihnen ausgewählt worden ist. Die Umkreissuche funktioniert allerdings nur dann, wenn der nachfolgend beschriebene Cookie für externe Medien ausgewählt wird, der auf Google Maps zurückgreift. Informationen zum Datenschutz bei matomo erhalten Sie unter https://matomo.org/privacy/.

  1. Cookie für externe Medien (hier: Google Maps)

Wir verwenden Cookies für Google Maps nur dann, wenn Sie damit einverstanden sind. Ihr Einverständnis erteilen Sie, wenn Sie bei den Cookie-Einstellungen unter der Rubrik externe Medien durch Anklicken auf „An“ Ihre Einwilligung erteilen. Der Cookie NID wird dann aktiviert und entsperrt den Inhalt von Google Maps. Die Laufzeit des Cookies beträgt 6 Monate. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung).

Diese Webseite nutzt Google Maps zur Darstellung interaktiver Karten und zur Erstellung von Anfahrtsbeschreibungen. Google Maps ist ein Kartendienst von Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, California 94043, USA. Durch die Nutzung von Google Maps können Informationen über die Benutzung dieser Website einschließlich Ihrer IP-Adresse und der im Rahmen der Routenplanerfunktion eingegebenen (Start-) Adresse an Google in den USA übertragen werden. Wenn Sie eine Webseite unseres Internetauftritts aufrufen, die Google Maps enthält, baut Ihr Browser eine direkte Verbindung mit den Servern von Google auf. Der Karteninhalt wird von Google direkt an Ihren Browser übermittelt und von diesem in die Webseite eingebunden. Daher haben wir keinen Einfluss auf den Umfang der auf diese Weise von Google erhobenen Daten. Entsprechend unserem Kenntnisstand sind dies zumindest folgende Daten:

•    Datum und Uhrzeit des Besuchs auf der betreffenden Webseite,
•    Internetadresse oder URL der aufgerufenen Webseite,
•    IP-Adresse, im Rahmen der Routenplanung eingegebene (Start-)Anschrift.

Auf die weitere Verarbeitung und Nutzung der Daten durch Google haben wir keinen Einfluss und können daher hierfür keine Verantwortung übernehmen. Wenn Sie nicht möchten, dass Google über unseren Internetauftritt Daten über Sie erhebt, verarbeitet oder nutzt, und Sie deshalb die Einwilligung zur Nutzung von Google-Maps nicht erteilt haben, können Sie die Kartenanzeige nicht nutzen. Zweck und Umfang der Datenerhebung und die weitere Verarbeitung und Nutzung der Daten durch Google sowie Ihre diesbezüglichen Rechte und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz Ihrer Privatsphäre entnehmen Sie bitten den Datenschutzhinweisen von Google (https://policies.google.com/privacy?hl=de).

§7 Herkunft und Kategorien von Daten, die wir nicht unmittelbar von Ihnen erhalten

Wir verarbeiten personenbezogenen Daten, die wir von anderen Unternehmen oder von sonstigen Dritten (z.B. Auskunfteien) zulässigerweise erhalten haben, sofern dies für die Erbringung unserer Leistungen erforderlich ist. Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (wie z.B. Telefonverzeichnissen, Melderegistern, Schuldnerverzeichnissen, Grundbüchern, Presse, Internet und anderen Medien) zulässigerweise gewonnen, erhalten oder erworben haben und verarbeiten dürfen. Dies umfasst insbesondere Datenkategorien wie Kontaktdaten (z.B. Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Angaben zur Person (z.B. Geburtsdaten, Beruf/Branche), Meldedaten, Information über Ihre finanzielle Situation (Bonitätsdaten, wie Daten zur Beurteilungen des wirtschaftlichen Risikos) und vergleichbare Daten.

§8 Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte

Die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nach Maßgabe der Regelungen dieses § 8, soweit nicht abweichende Regelung an anderer Stelle in dieser Datenschutzerklärung enthalten sind. Eine Übermittlung erfolgt nur, soweit dies für die Erfüllung der in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecke erforderlich ist oder Sie in eine Weitergabe Ihrer Daten eingewilligt haben.

  1. Ihre personenbezogenen Daten werden von uns im Rahmen eines arbeitsteiligen Prozesses innerhalb unseres Konzerns zur Vorbereitung, Durchführung und Abwicklung Ihres Mietvertrages oder eines Kaufvertrages innerhalb der Covivio Gruppe und an von der Covivio Gruppe beauftragte Dritte übermittelt.
  2. Zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bedienen wir uns in Teilen externer Property Manager, deren wesentliche Aufgabe die technische und kaufmännische Verwaltung der Immobilie ist, innerhalb welcher sich Ihr Mietobjekt befindet. Hierzu zählen auch mit der Beratung oder Instandhaltung unserer Objekte betraute Dritte (z.B. Handwerker und sonstige Dienstleister im Rahmen der Schadensbeseitigung und/oder Gefahrenabwehr) oder mit der Unterstützung unserer Geschäftsprozesse (z.B. Wartungsunternehmen, Messdienste, Entsorgungsdienstleister, Finanzdienstleister und IT-Dienstleister) beauftragte Dienstleister, Banken und Sparkassen sowie externe Makler zur Durchführung von Objektbesichtigungen im Rahmen unseres Vermietungsprozesses.
  3. Spezialisierte Unternehmen bzw. Bereiche unserer Unternehmensgruppe nehmen bestimmte Datenverarbeitungsaufgaben (z.B. IT-Dienstleistungen, den Kundenservice oder Dienstleistungen im Zusammenhang mit Recht, Steuern und Revision) für die in der Covivio-Gruppe verbunden Unternehmen zentral wahr. Sofern und soweit hierfür erforderlich, erhalten diese Unternehmen der Covivio-Gruppe Deutschland zur Erbringung dieser Dienstleistungen im Rahmen der oben genannten Zwecke Ihre personenbezogenen Daten. Die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a), lit. b), lit. c) oder lit. f) DSGVO.
  4. Bei Objektverkäufen übermitteln wir nach Abschluss des Kaufvertrages die Mieterakten sowie den aktuellen Stand der Mietsicherheiten des entsprechenden Objektes an den Käufer. Möglicherweise übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten auch an Makler und Notare. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage von 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO, damit wir unseren rechtlichen Pflichten gegenüber den Käufern bei Verkauf unserer Objekte nachkommen können sowie zur Wahrung unseres berechtigten Interesses am Verkauf unserer Mietobjekte und der Durchführung der hierfür erforderlichen Maßnahmen aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.
  5. Darüber hinaus kann die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an weitere Empfänger zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO erfolgen, wie etwa an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten (z.B. Finanzbehörden, Sozialversicherungsträger oder Strafverfolgungsbehörden). Zudem aufgrund unseres berechtigten Interesses im Rahmen eines Auskunftsersuchens an Behörden, Versorger und Netzbetreiber bei Vorliegen hinreichender Voraussetzungen aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.
  6. Bei Pflichtverletzungen im Rahmen des Mietvertrages und daraus resultierender Rechtsstreitigkeiten kann eine Weiterleitung an Auskunfteien, möglicherweise an externe Inkassodienstleister und externe Rechtsanwälte erfolgen. Zudem trotz erfolgter Mahnungen bei kündigungsrelevanten Mietzinsrückständen an soziale und/oder gemeinnützige Organisationen und Dienststellen. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO zur Durchführung und Abwicklung des Mietvertrages und aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO zur Wahrung, Verteidigung und Durchsetzung unseres berechtigten, rechtlichen Interesses.
§9 Auftragsdatenverarbeitung durch externe Dienstleister

Im Rahmen von Wohnungsvermittlungen, bei unserem Vermietungsprozess, bei Online-Bewerbungen sowie für die Durchführung von Kundenbefragungen bedienen wir uns teilweise externer Dienstleister, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten (z.B. IT-Dienstleister wie die Immosolve GmbH im Rahmen des Vermietungsprozesses oder die perbit Software GmbH bei unserem Online-Bewerbungsprozess). Diese Dienstleister wurden von uns schriftlich beauftragt und sorgfältig ausgewählt. Sie sind an unsere Weisungen gebunden und werden von uns regelmäßig im Hinblick auf die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Erfordernisse kontrolliert.

Alle Systeme, in denen Ihre personenbezogenen Daten gespeichert werden und auf die externe Dienstleister Zugriff haben, sind passwortgeschützt und nur denjenigen Personen zugänglich, die Ihre Daten zur Bearbeitung der von Ihnen autorisierten Zwecke benötigen. Wir stellen im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen sicher, dass die Daten durch die betreffenden externen Dienstleister in dem hier vereinbarten Sinne verarbeitet, genutzt und an diese übermittelt werden.

§10 Sicherungsmaßnahmen zum Schutz der bei uns gespeicherten Daten

Es ist uns ein Anliegen, Ihre Privatsphäre zu schützen und Ihre personenbezogenen Daten vertraulich zu behandeln. Um einen Verlust oder Missbrauch der bei uns gespeicherten Daten zu vermeiden, haben wir umfangreiche Sicherheitsvorkehrungen getroffen. Wir überprüfen diese Vorkehrungen in regelmäßigen Abständen und vergewissern uns, dass sie dem neuesten technischen Standard entsprechen. Ihre Daten werden in unseren Datenbanken gespeichert. Die Datenbanken sind lediglich uns und unseren besonders für den Datenschutz geschulten Mitarbeitern sowie ggf. den von uns beauftragten externen Dienstleistern zugänglich, mit denen wir ein entsprechendes Sicherheitsniveau vereinbaren.

Wir legen höchsten Wert auf die bei uns einzuhaltenden Standards. Wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass wir nicht ausschließen können, dass die Regeln des Datenschutzes und die von uns getroffenen Sicherungsmaßnahmen von anderen, nicht im Verantwortungsbereich von uns liegenden Personen oder Institutionen ebenso beachtet werden. Aus diesem Grund kann es vorkommen, dass über das Internet unverschlüsselt preisgegebene Daten von Dritten mitgelesen werden. Wir haben technisch hierauf keinen Einfluss. Es liegt in Ihrem Verantwortungsbereich, die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten durch Verschlüsselung oder in sonstiger Weise gegen Missbrauch zu schützen.

§11 Ort und Verfahren der Datenverarbeitung

Wir stellen den in der Europäischen Union gesetzlich verbindlich festgelegten Datenschutz sicher. In einigen Fällen kann es – insbesondere aus technischen Gründen – sein, dass Ihre uns anvertrauten Daten möglicherweise auf Servern außerhalb des Landes (auch außerhalb der Europäischen Union), in dem Sie ursprünglich die Daten eingegeben haben, gespeichert werden. In diesem Fall und im Falle eines Risikos, dass Länder, in die Ihre Daten übermittelt werden, keinem ebenso strengen gesetzlichen Datenschutz unterliegen, wie dies in Ihrem Heimatland oder dem Land, von welchem Sie unsere Services aus nutzen, der Fall ist, stellen wir sicher, dass Ihre Daten gemäß den Bestimmungen der vorliegenden Datenschutzerklärung behandelt werden. Eine automatisierte Entscheidungsfindung – einschließlich Profiling – erfolgt nicht.

§12 Hyperlinks zu fremden Webseiten

Auf unserer Webseite befinden sich ggf. sog. Hyperlinks zu Webseiten anderer Anbieter. Bei Aktivierung dieser Hyperlinks werden Sie von unserer Webseite direkt auf die Webseite der anderen Anbieter weitergeleitet. Sie erkennen dies u. a. am Wechsel der URL.

Covivio hat keinen Einfluss auf die Gestaltung und den Inhalt fremder Internetseiten. Wir können deshalb auch keine Verantwortung für den vertraulichen Umgang Ihrer Daten auf den Webseiten Dritter übernehmen, da wir keinen Einfluss darauf haben, dass diese Dritte die Datenschutzbestimmungen einhalten.

Über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten durch diese Dritte informieren Sie sich bitte auf den entsprechenden Webseiten direkt.

§13 Dauer der Datenspeicherung

Ihre personenbezogenen Daten speichern wir nur so lange, wie dies für die oben genannten Zwecke nach dem Gesetz zulässig ist.

Die Löschung der gespeicherten personenbezogenen Daten erfolgt demnach, wenn die Speicherung dieser Daten zur Erfüllung des mit der Speicherung verfolgten Zwecks nicht mehr erforderlich ist oder Sie uns Ihre Daten freiwillig mit Ihrer Einwilligung zur Verfügung gestellt haben und Sie diese Einwilligung widerrufen haben. Es kann vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei oder bis zu dreißig Jahren).

Zudem speichern wir Ihre personenbezogenen Daten, soweit wir dazu gesetzlich verpflichtet sind. Entsprechende Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und dem Geldwäschegesetz. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahre. Mit Ablauf der Aufbewahrungsfristen werden wir Ihre Daten löschen, ohne dass Sie uns dazu auffordern müssen.

§14 Welche Rechte haben Sie?

Sie haben die Möglichkeit, verschiedene Rechte wahrzunehmen.

Beispielsweise haben Sie das Recht auf

  • Auskunft, welche Daten wir zu Ihrer Person gespeichert haben. Sollten trotz unseres Bemühens um richtige und aktuelle Daten falsche Daten bei uns gespeichert sein, berichtigen wir diese.
  • Sie haben ferner das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen; wir kommen diesem Löschverlangen nach, sofern nicht ausnahmsweise ein zur weiteren Verarbeitung berechtigender Fall vorliegt.
  • Darüber hinaus können Sie, sofern ein hierzu berechtigter Grund vorliegt, die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
  • Ferner haben Sie das Recht, der Datenverarbeitung zu widersprechen, und das Recht, eine Kopie der Daten zu verlangen und ggf. zu anderen Verantwortlichen übertragen zu lassen.
  • Falls Sie uns für die Verarbeitung Ihrer Daten eine Einwilligung erteilt haben bzw. wenn Sie uns in den Online-Formularen unserer Website in nicht verpflichtenden Feldern Ihre personenbezogenen Daten freiwillig bereitgestellt haben, können Sie die Verarbeitung dieser Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

In allen vorgenannten Fällen wenden Sie sich bitte an die für die Datenverarbeitung verantwortliche Stelle:

Covivio Immobilien GmbH

Essener Straße 66, 46047 Oberhausen

Telefon: 0208 97064 – 0

datenschutzverantwortlicher@covivio.immo

 

Eingetragen im Handelsregister des AG Stuttgart unter HRB 720957

Geschäftsführer: Dr. Daniel Frey, Jochen Humpert, Rainer Langenhorst

 

Bei Fragen können Sie sich jederzeit mit uns und unserem Datenschutzbeauftragten unter datenschutz@covivio.immo

in Verbindung setzen.

Sollten Sie Grund zur Beschwerde haben, können Sie sich auch bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. Die für uns primär zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg

Postfach 10 29 32

70025 Stuttgart

Oder:

Königstrasse 10 a

70173 Stuttgart

Tel.: 0711/615541-0

FAX: 0711/615541-15

E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de

 

§ 15 Änderung der Datenschutzerklärung

Die Bestimmungen dieser Datenschutzerklärung gelten in ihrer zum Zeitpunkt gültigen Fassung. Inhaltlich kann diese Datenschutzerklärung ergänzt oder geändert werden. Die aktualisierte Datenschutzinformation gilt ab dem Zeitpunkt, in dem sie auf unserer Webseite veröffentlicht wurde.

Ihnen wird Gelegenheit gegeben, die geänderte Datenschutzinformation kostenlos einzusehen, auszudrucken und zu speichern.

Privacy policy on the processing of data

according to Art. 13 EU General Data Protection Regulation (DSGVO)

We, Covivio Immobilien GmbH (hereinafter “Covivio“, information about our company can be found here), are pleased that you are visiting our website (www.covivio.immo).

This data protection declaration informs you about the processing of your personal data at Covivio and your existing data protection rights in this respect in accordance with the General Data Protection Regulation (DSGVO) and the new Federal Data Protection Act (hereinafter “BDSG”).

If you have any questions about the content of the privacy policy, you can contact us at any time at the following address:

datenschutz@covivio.immo

As changes in the law or changes in our internal processes may make it necessary to adapt this data protection declaration, we would like to ask you to read through this data protection declaration regularly.

§ 1 Scope of application

This privacy policy applies to the processing of your data in the context of your use of the Covivio website, which can be accessed under the domain www.covivio.immo as well as the various subdomains and individual pages (hereinafter collectively referred to as the “Website“), as well as to the use. In addition, if you are a tenant, subtenant, interested party, purchaser and/or prospective purchaser.

§ 2 Definitions

A recipient is a natural or legal person, public authority, agency or other body to whom personal data are disclosed, whether or not a third party. However, public authorities that may receive personal data in the context of a specific investigation mandate under Union or Member State law shall not be considered as recipients and the processing of such data by those authorities shall be carried out in accordance with the applicable data protection rules, in accordance with the purposes of the processing.

Personal data means any information relating to an identified or identifiable natural person. An identifiable natural person is one who can be identified, directly or indirectly, in particular by reference to an identifier such as a name, an identification number, location data, an online identifier or to one or more factors specific to the physical, physiological, genetic, mental, economic, cultural or social identity of that natural person.

The controller is the natural or legal person, public authority, agency or other body which alone or jointly with others determines the purposes and means of the processing of personal data. Where the purposes and means of such processing are determined by Union or Member State law, the controller or the specific criteria for its designation may be provided for under Union or Member State law.

Processing is any operation or set of operations which is performed upon personal data, whether or not by automatic means, such as collection, recording, organisation, filing, storage, adaptation or alteration, retrieval, consultation, use, disclosure by transmission, dissemination or otherwise making available, alignment or combination, restriction, erasure or destruction.

§ 3 Purposes and legal bases of data processing

Depending on which of the functions or services of our website you use, it may be necessary to use personal data from you.

In the following, we list the purposes of the processing of your personal data as well as the required legal bases.

Your personal data will not be used for any other purposes than those described in this privacy policy. Your personal data will also not be transferred to third parties without your consent, except in the cases described in this data protection declaration, unless we are legally obliged to disclose this data or we involve third parties who are bound to professional secrecy in order to enforce our claims.

In detail, we store the following data:

  1. Visit the website

We would like to point out that you are not obliged to provide us with your personal data via our website. The provision of your data via our website is neither legally nor contractually required nor necessary for the conclusion of a contract. However, failure to provide the data may result in you not being able to use certain functions/services on our website.

Every time our website is accessed and every time a file is retrieved, data about this process is automatically stored in a log file. These are:

  • the information about which pages were called up, the time spent on the individual pages, the exit page (i.e. the point at which the website was left),
  • the search terms and the search engine that directed you to immo,
  • the screen resolution,
  • the browser,
  • the operating system,
  • the country from which the access was made,
  • the information whether and when (date and time) downloads were made,
  • Date and time of retrieval.

The storage serves exclusively internal system-related and statistical purposes and is necessary for the statistical recording of the use and optimisation of our website as well as for ensuring data security and the smooth operation of the IT systems used for this purpose. The data and information are stored under Covivio’s data sovereignty on the server of its external IT service provider/web hosting provider in Germany on the basis of overriding interests pursuant to Art. 6 para. 1 p. 1 lit. f) DSGVO and to the extent required by statutory provisions (e.g. § 257 HGB or § 147 AO).

  1. Contact form “Apartment request”

We offer a contact form that you can use to inform us of your flat request. The following data is stored during this process, whereby the information marked with * is mandatory:

  • Salutation
  • First name
  • Surname*
  • E-mail address*

We collect this data in order to provide you with information about rental properties that may be suitable for you.

This data is stored at Covivio Immobilien GmbH in Oberhausen and at our partner, Immosolve GmbH.

The processing of this data is based on Art. 6 para. 1 p. 1 lit. b) DSGVO.

  1. Contact form “Real estate quick search”

With the property quick search, you have the option of displaying potential properties that are narrowed down to a specific area, price, size and number of rooms. We collect the following data:

  • Postcode or town of the eligible dwelling
  • Price from €- to €
  • Size from m² – to m²
  • Number of rooms

We collect this data to make it easier for you to search for properties in our portfolio and to provide you with a quick overview of all the flats that come into question for you according to the criteria you have entered. Personal data is not collected in this context.

  1. Covivio customer portal and Covivio customer app

You have the option to register as an existing tenant in our online customer portal and the customer app. The registration and use of the Covivio customer portal and the customer app also requires the provision of personal data that is technically necessary for us to offer you the functions of our online portal and customer app and to ensure stability and security (legal basis is Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. f DS-GVO).

We need a valid rental contract number, your contract start date and your first and last name when you register for the customer portal in our customer app or on our homepage.

We use the so-called “double opt-in procedure” for registration. You will be asked to enter an e-mail address and a password.

As soon as you have filled in the input mask, you will receive an e-mail from us regarding your registration with a link. Your registration is not complete until you click on this link and thereby confirm your registration.

If confirmation is not received within 24 hours of requesting the confirmation email, the registration process will be cancelled and your personal data provided will not be processed but automatically deleted.

Within the scope of the use of the Customer Portal and the Customer App, further personal data may be processed such as inventory data (e.g. names, addresses), contact data (e.g. e-mail, telephone numbers), content data (e.g. text entries, photographs, videos), contract data (e.g. subject matter of the contract, term) as well as meta/communication data (e.g. device IDs, IP addresses).

a. My Covivio

After registering, you can view, change and add to your data under “My Covivio”. Mandatory information is marked accordingly. You can also enter additional, voluntary information. After manual verification by your responsible customer advisor, your contract data will finally be changed.

The processing and storage of your personal data is based on Art. 6 para. 1 p. 1 lit. b) DSGVO.

b. Contact Covivio

You have the option of reporting damage to us under “Report damage”. Each damage report can be provided with a free text and pictures so that we can process your request as quickly as possible.

If you use this, we will process your contact data provided by you for registration to the Covivio customer portal as well as the content of the request for the purpose of responding to your request. If necessary, your data will be passed on by us to the relevant craftsmen in order to process your notification quickly.

The legal basis is Art. 6 para. 1 p. 1 lit. b) DSGVO.

c. Form / Document Centre

You can request standard forms and applications via the customer portal or customer app, which are then made available to you within the customer portal, for example

  • Service charge settlement
  • Receipts for the service charge statement
  • Accommodation provider certificate
  • Rent certificate
  • Tenant account statement
  • Confirmation of freedom from rent debts
  • Rental agreement
  • SEPA – Direct Debit Mandate
  • Application for permission to keep dogs
  • Application for authorisation to make keys
  • Application for approval of the installation of an additional lock on the WE door
  • Application for subletting
  • Application for installation of laminate/parquet
  • Other/Freitext

The processing of your personal data takes place, depending on the enquiry, for the purpose of executing or, if applicable, handling a contract with you on the basis of Art. 6 (1) sentence 1 lit. b) DSGVO. If you provide us with health data in the context of your enquiry, we will process this personal data only and insofar as this is necessary to answer your enquiry and you have given us your express consent in accordance with Art. 6 (1) sentence 1 lit. a) DSGVO.

d. Status of my messages

You have the option of finding out about the processing status of your claims notifications, your enquiries and document requests.

  1. Contact form “Contact”

If you would like to contact us as a tenant or visitor, you have the option of using a contact form to get in touch with us.  The following data will be requested, whereby the information marked with * is mandatory:

  • Concerns in the “drop-down menu” (other enquiries, questions about operating costs, questions about rent payment, rent adjustment, prospective buyer, prospective tenant)*.
  • First name*
  • Surname*
  • Customer number (for existing tenants with reference to the concerns: “Operating costs, rent payment, rent adjustments”)*.
  • Telephone number
  • E-mail address*
  • Message (as free text)*

We use the data to answer your enquiry in a service-oriented manner and to contact you.

This data is processed on the basis of Art. 6 Para. 1 S. 1 lit. b) DSGVO and insofar as it is necessary due to statutory provisions (e.g. § 257 HGB or § 147 AO).

  1. Craftsmen’s market “for our business partners”

As part of our “Craftsmen’s Market” offer, you can apply to us as a craftsman, submit offers or send us your rejection of an offer online.

a. Application for craftsmen

If you would like to participate in our craftsmen’s market, you can apply for cooperation as a craftsman’s business by using our online form “Application for craftsmen”. In doing so, we request the following personal data from you (in addition to other data), whereby the information marked with * is mandatory:

  • Contact person*
  • Street, house number*
  • Postcode/Place*
  • Phone*
  • Fax
  • Email*
  • Internet
  • Certifications

We collect this personal data for the quick processing of the application procedure. The processing and use of the personal data submitted to us with the application is also carried out in particular to check the suitability of the qualification of the craftsman / crafts business on the basis of Art. 6 para. 1 p. 1 lit. b) and lit. f) DSGVO and insofar as it is required due to legal provisions (e.g. § 257 HGB or § 147 AO).

b. Submission of a bid

If you would like to submit a bid for one of our tenders, you can use our online form “Submitting a bid”. We will request the following personal data from you (in addition to other data), whereby the information marked with * is mandatory:

  • Contact person*
  • E-mail

We collect this personal data to process the offer procedure. The processing and use of the personal data transmitted to us with your offer is also carried out in particular for the purpose of checking your offer and as necessary pre-contractual measures for a possible conclusion of a contract with your company on the basis of Art. 6 Para. 1 S. 1 lit. b) DSGVO and insofar as it is necessary due to statutory provisions (e.g. § 257 HGB or § 147 AO).

c. Cancellations

If you are already working with us as a crafts enterprise and do not wish to participate in a tender, you can send us your cancellation via the online form “Cancellation”. In doing so, we will request the following personal data from you (in addition to other data), whereby the information marked with * is mandatory:

  • Contact person*
  • E-mail

We collect this personal data to process your cancellation. The processing and use of the personal data transmitted to us with your rejection is also carried out in particular to check your rejection and within the framework of the implementation of necessary pre-contractual measures on the basis of Art. 6 para. 1 p. 1 lit. b) DSGVO and insofar as it is necessary due to legal provisions (e.g. § 257 HGB or § 147 AO).

  1. Online application

If you would like to apply for a job with us, you can use our careers homepage (karriere.covivio.immo) and find detailed information on data protection there.

  1. Rental agreement

Without the processing of your personal data, the conclusion, implementation and handling of your rental contract is not possible.

In addition to processing your data to carry out pre-contractual measures or to fulfil a contract on the basis of Art. 6 (1) p. 1 lit. b) DSGVO and to fulfil a legal obligation pursuant to Art. 6 (1) p. 1 lit. c) DSGVO, we process your data to protect legitimate interests of us or of third parties, Art. 6 (1) p. 1 lit. f) DSGVO.

a) The processing of your personal data may be necessary, for example, to ensure IT security and IT operation, to obtain information for creditworthiness enquiries as well as data exchange with credit agencies, for management and control by affiliated companies of the Covivio Group or the relevant supervisory bodies or control instances (e.g.Covivio Group or the relevant supervisory bodies or control bodies (e.g. auditing), for the settlement of ancillary costs, for commercial management and the commissioning of third parties as vicarious agents (e.g. for repairs, maintenance, servicing, refurbishment, modernisation (in particular also modernisation at the tenant’s request, application for building cost subsidies from the care insurance fund), emergency emergency measures, for the implementation and, where applicable, settlement of the lease in the event of a breach of your tenancy agreement. The following services are available to you: for the execution and, if necessary, settlement of the tenancy agreement in the event of a breach of your tenancy agreement obligations, for the collection of receivables by our receivables management and, if necessary, a collection or factoring company, for the assertion of legal claims and defence in legal disputes by lawyers, for the settlement of insurance claims (e.g. building insurance, property insurance), for the prevention and investigation of criminal offences (if necessary, also by means of video surveillance), for the guarantee of the security of the tenant’s property and for the protection of the tenant’s rights. also by means of video surveillance), to ensure the security of buildings and facilities, to exercise duties to provide information within the scope of requests for information by third parties (e.g. authorities, utilities and network operators), also for the verifiability of orders and other agreements, for internal evaluation to analyse the real estate market as well as the demand situation, for risk assessment (due diligence) in corporate transactions. The legal basis for data processing is Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. b) and lit. c) DSGVO and, in order to protect legitimate interests of us or of third parties, Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. f) DSGVO.

b) We offer you various digital services, e.g. mobile flat handover and flat inspection. The legal basis for this data processing is also the fulfilment of a contract based on Art. 6 para. 1 p. 1 lit. b) DSGVO.

If you contact our customer service by telephone or in writing, we also process your personal data. The processing depends on the subject of your enquiry. In order to be able to process your enquiry as quickly as possible and to your satisfaction, we make use of personal data that has been stored in our systems as part of other data processing (e.g. data that you provided when making an appointment to view a property with us or when concluding a rental agreement with us or during a previous customer contact). If you provide us with health data as part of your enquiry, we will only process this data to deal with your request. The legal basis for the processing of your personal data is, depending on the enquiry, the initiation, implementation or, if applicable, the execution of a contract with you (Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. b) DSGVO), the fulfilment of legal obligations towards you (Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. c) DSGVO) as well as our legitimate interest in answering your enquiry (Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. f) DSGVO).

c) In the context of the sale of our properties, we process your personal data for the preparation, conclusion and execution of the purchase contract on the basis of Art. 6 (1) sentence 1 lit. b) DSGVO as well as on the basis of our legitimate interest in the sale of our properties on the basis of Art. 6 (1) sentence 1 lit. f) DSGVO.

d) We process personal data of our recruiting existing tenants as well as of potential future tenants within the framework of the “Tenants recruit tenants” campaign on the basis of our legitimate interest in carrying out marketing measures and finding suitable new tenants for our properties on the basis of Art. 6 (1) sentence 1 lit. f) DSGVO as well as for the purpose of initiating a tenancy agreement with the interested party on the basis of Art. 6 (1) sentence 1 lit. b) DSGVO.

e) We conduct customer surveys to determine and promote the satisfaction of our customers with the purpose of aligning and improving our services according to your wishes and needs. If you participate in such a customer survey, your personal data will be processed on the basis of Art. 6 para. 1 p. 1 lit. f) DSGVO.

f) In addition, we process your personal data for the fulfilment of legal obligations such as e.g. regulatory requirements, age and identity verification where applicable, the prevention of fraud and money laundering, for the prevention, combating and clarification of terrorist financing and criminal offences endangering assets, for the fulfilment of legal, official or commercial and tax retention or control and reporting obligations (such as e.g. legionella examination), for the maintenance of legally obligatory rent reviews (legally compliant collection of rent, review of occupancy of the property in accordance with legal requirements), on the basis of official regulations.e.g. the legionella investigation), to comply with the legally obligatory rent review (collection of rent in compliance with the law, review of the occupancy of the property in accordance with the legal requirements), on the basis of official/court measures for the purpose of gathering evidence, criminal prosecution or the enforcement of legal claims, as well as to comply with legal obligations arising from the Federal Registration Act and the Residential Property Act. In this case, the legal basis for the processing is the respective legal regulations in conjunction with Art. 6 (1) sentence 1 lit. c) DSGVO.

g) In individual cases, your personal data may also be processed on the basis of your voluntarily given consent, Art. 6 para. 1 p. 1 lit. a) DSGVO. We will inform you about the purposes and consequences of not giving or revoking consent separately in the text. The revocation of consent only takes effect for the future. Processing that took place before the revocation is not affected by this and remains lawful.

Should we wish to process your personal data for a purpose not mentioned above, we will inform you in advance within the framework of the legal provisions.

§ 5 Data protection of children

The protection of children on the internet is a matter of course and particularly desirable for Covivio. Covivio therefore advises all parents and guardians to encourage their children to handle personal data on the Internet responsibly. Children should not transmit any personal data to Covivio or via the internet without the consent of their parents or guardians.

§ 6 Use of cookies

We use so-called “cookies”. You can find information on the cookie settings here. Cookies are small text files that are sent to your browser by our web server when you visit our website and are ­stored on your end device for later retrieval.

  1. Essential cookies

We use the so-called Borlabs cookie as an essential cookie. Essential cookies enable basic functions and are necessary for the proper functioning of the website. The Borlabs cookie is used to save the cookie settings you have selected. The duration of this essential cookie is 1 year. . You can also block the use of this cookie via the settings of your browser. The legal basis of the processing is Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. f) DSGVO (legitimate interests).

  1. Statistical cookies

We only use cookies for the statistics tool Matomo if you agree to this. You give your consent when you click on “On” in the cookie settings. Matomo is a web analysis tool that stores a cookie on your terminal device for the purpose of analysing the use of our website. It is used to determine the frequency of use and the number of users of our website and to continue to identify your terminal devices during a visit to our website or when you switch from one of our websites to another of our websites and to be able to determine the end of your visit. This tells us which part of our website and which other websites have been visited. Matomo is an open source software which is used to analyse the access to the Covivio website. Our website uses Matomo cookies with the setting “Anonymize Visitors’IP addresses”. In this case, your IP address is anonymised immediately after processing by masking the last two IP blocks.  Only your anonymised IP address is stored. However, this usage data does not allow any conclusions to be drawn about the user. All of this anonymised usage data is not combined with your personal data in accordance with § 2 of this data protection declaration. If you have consented to the use of these cookies, the Matamo cookies will be stored on your device for up to 13 months or deleted after the end of the statistical evaluation. The legal basis for the processing is Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. a) DSGVO (consent). If you do not consent to the use of cookies, no Matamo cookies will be stored. By requesting and selecting via the cookie banner, you have the option to change the selection made at any time via the cookie settings page. Access to our website is possible even if the statistics cookie and the cookie for external media have not been selected by you. However, the proximity search only works if the cookie for external media described below, which uses Google Maps, is selected. Information on data protection at matomo is available at https://matomo.org/privacy/.

  1. Cookie for external media (here: Google Maps)

We only use cookies for Google Maps if you consent to this. You give your consent when you click on “On” in the cookie settings under the heading external media. The cookie NID is then activated and unlocks the content of Google Maps. The duration of the cookie is 6 months. The legal basis of the processing is Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. a) DSGVO (consent).

This website uses Google Maps to display interactive maps and to create directions. Google Maps is a mapping service provided by Google Inc, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, California 94043, USA. By using Google Maps, information about the use of this website, including your IP address and the (start) address entered as part of the route planner function, may be transmitted to Google in the USA. When you call up a web page on our website that contains Google Maps, your browser establishes a direct connection with Google’s servers. The map content is transmitted by Google directly to your browser, which then integrates it into the website. We therefore have no influence on the scope of the data collected by Google in this way. According to our knowledge, this is at least the following data:

– Date and time of the visit to the website in question,
– Internet address or URL of the website accessed,
– IP address, (start) address entered as part of route planning.

We have no influence on the further processing and use of the data by Google and can therefore accept no responsibility for this. If you do not want Google to collect, process or use data about you via our website and you have therefore not given your consent to the use of Google Maps, you will not be able to use the map display. The purpose and scope of the data collection and the further processing and use of the data by Google, as well as your rights in this respect and setting options for protecting your privacy, can be found in Google’s data protection information (https://policies.google.com/privacy?hl=de).

§ 7 Origin and categories of data that we do not receive directly from you

We process personal data that we have permissibly received from other companies or from other third parties (e.g. credit agencies) insofar as this is necessary for the provision of our services. In addition, we process personal data that we have permissibly obtained, received or acquired from publicly accessible sources (such as telephone directories, civil registers, debtor directories, land registers, the press, the Internet and other media) and may process. This includes in particular data categories such as contact data (e.g. name, address, e-mail address, telephone number), personal data (e.g. dates of birth, profession/industry), registration data, information about your financial situation (creditworthiness data, such as data for assessing economic risk) and comparable data.

§ 8 Transmission of personal data to third parties

Your personal data will be passed on to third parties in accordance with the provisions of this § 8, insofar as no deviating provisions are contained elsewhere in this data protection declaration. A transfer will only take place if this is necessary for the fulfilment of the purposes stated in this data protection declaration or if you have consented to a transfer of your data.

  1. Your personal data will be transmitted by us within the Covivio Group and to third parties commissioned by the Covivio Group as part of a division of labour process within our Group for the preparation, implementation and processing of your rental agreement or a purchase agreement.
  2. In order to fulfil our contractual and legal obligations, we sometimes use external property managers whose main task is the technical and commercial management of the property within which your rental property is located. This also includes third parties entrusted with advising on or maintaining our properties (e.g. tradesmen and other service providers within the scope of damage repair and/or hazard prevention) or service providers entrusted with supporting our business processes (e.g. maintenance companies, metering services, waste disposal service providers, financial service providers and IT service providers), banks and savings banks as well as external brokers to carry out property inspections as part of our letting process.
  3. Specialised companies or divisions of our group of companies perform certain data processing tasks (e.g. IT services, customer service or services in connection with legal, tax and auditing) centrally for the companies affiliated in the Covivio Group. If and to the extent necessary for this purpose, these Covivio Group Germany companies will receive your personal data for the provision of these services within the scope of the above-mentioned purposes. The transfer of your personal data is based on Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. a), lit. b), lit. c) or lit. f) DSGVO.
  4. In the case of property sales, we transmit the tenant files as well as the current status of the rental collateral of the respective property to the buyer after the conclusion of the purchase agreement. We may also transmit your personal data to estate agents and notaries. Your personal data is processed on the basis of 6 para. 1 p. 1 lit. c) DSGVO so that we can fulfil our legal obligations towards buyers when selling our properties as well as to protect our legitimate interest in the sale of our rental properties and the implementation of the measures required for this on the basis of Art. 6 para. 1 p. 1 lit. f) DSGVO.
  5. In addition, your personal data may be passed on to other recipients for the fulfilment of our legal obligations on the basis of Art. 6 (1) sentence 1 lit. c) DSGVO, such as to authorities for the fulfilment of legal notification obligations (e.g. tax authorities, social insurance institutions or law enforcement authorities). In addition, on the basis of our legitimate interest in the context of a request for information to authorities, utilities and network operators, if sufficient conditions exist, on the basis of Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. f) DSGVO.
  6. In the event of breaches of duty within the scope of the tenancy agreement and resulting legal disputes, a forwarding to credit agencies, possibly to external debt collection service providers and external lawyers may take place. In addition, despite reminders in the case of rent arrears relevant to termination, to social and/or charitable organisations and services. Your personal data is processed on the basis of Art. 6 para. 1 p. 1 lit. b) DSGVO for the implementation and processing of the rental agreement and on the basis of Art. 6 para. 1 p. 1 lit. f) DSGVO for the protection, defence and enforcement of our legitimate, legal interest.
§ 9 Commissioned data processing by external service providers

In the context of flat brokerage, our letting process, online applications and for conducting customer surveys, we sometimes use external service providers who process personal data on our behalf (e.g. IT service providers such as Immosolve GmbH in the context of the letting process or perbit Software GmbH in our online application process). These service providers have been commissioned by us in writing and carefully selected. They are bound by our instructions and are regularly monitored by us with regard to compliance with data protection requirements.

All systems in which your personal data is stored and to which external service providers have access are password-protected and accessible only to those persons who need your data to process the purposes authorised by you. Within the framework of the legal provisions, we ensure that the data is processed, used and transmitted to the relevant external service providers in the sense agreed here.

§ 10 Security measures for the protection of the data stored with us

It is important to us to protect your privacy and to treat your personal data confidentially. To prevent loss or misuse of the data we store, we have taken extensive security precautions. We review these precautions at regular intervals and ensure that they meet the latest technical standards. Your data is stored in our databases. The databases are only accessible to us and our employees who are specially trained in data protection and, if applicable, to external service providers commissioned by us, with whom we agree on an appropriate level of security.

We place the highest value on the standards we adhere to. However, we would like to point out that we cannot exclude the possibility that the rules of data protection and the security measures taken by us are also observed by other persons or institutions that are not within our area of responsibility. For this reason, it is possible that data disclosed via the Internet without encryption may be read by third parties. We have no technical influence on this. It is your responsibility to protect the data you provide against misuse by encrypting it or in any other way.

§ 11 Place and method of data processing

We ensure data protection that is legally binding in the European Union. In some cases, particularly for technical reasons, your data entrusted to us may be stored on servers outside the country (including outside the European Union) where you originally entered the data. In this case, and in the event that there is a risk that countries to which your data is transferred are not subject to data protection laws as strict as those in your home country or the country from which you use our services, we will ensure that your data is treated in accordance with the provisions of this Privacy Policy. Automated decision-making – including profiling – does not take place.

§ 12 Hyperlinks to external websites

Our website may contain hyperlinks to websites of other providers. When activating these hyperlinks, you will be redirected from our website directly to the website of the other provider. You will recognise this by the change of URL, among other things.

Covivio has no influence on the design and content of third-party websites. We can therefore not accept any responsibility for the confidential handling of your data on the websites of third parties, as we have no influence on whether these third parties comply with data protection regulations.

Please inform yourself directly about the handling of your personal data by these third parties on the respective websites.

§ 13 Duration of data storage

We only store your personal data for as long as this is permitted by law for the above-mentioned purposes.

Accordingly, the deletion of the stored personal data takes place when the storage of this data is no longer necessary for the fulfilment of the purpose pursued with the storage or you have voluntarily provided us with your data with your consent and you have revoked this consent. It may happen that personal data is stored for the time during which claims can be asserted against our company (statutory limitation period of three or up to thirty years).

We also store your personal data insofar as we are legally obliged to do so. Corresponding obligations to provide proof and to store data result, among other things, from the German Commercial Code (Handelsgesetzbuch), the German Fiscal Code (Abgabenordnung) and the German Money Laundering Act (Geldwäschegesetz). The storage periods are then up to ten years. When the retention periods expire, we will delete your data without you having to request us to do so.

§ 14 What rights do you have?

You have the possibility to exercise various rights.

For example, you have the right to

  • Information on which data we have stored about you. If, despite our efforts to ensure that the data is correct and up-to-date, we have stored incorrect data, we will correct it.
  • You also have the right to request the deletion of your data; we will comply with this deletion request unless there is an exceptional case justifying further processing.
  • In addition, you may request the restriction of processing if there is a legitimate reason to do so.
  • Furthermore, you have the right to object to the data processing and the right to request a copy of the data and, if necessary, to have it transferred to other persons in charge.
  • If you have given us consent to process your data or if you have voluntarily provided us with your personal data in non-mandatory fields in the online forms on our website, you can revoke the processing of this data at any time with effect for the future.

In all the above cases, please contact the data controller:

Covivio Immobilien GmbH

Essener Straße 66, 46047 Oberhausen

Phone: 0208 97064 – 0

datenschutzverantwortlicher@covivio.immo

 

Registered in the commercial register of the AG Stuttgart under HRB 720957

Managing Directors: Dr. Daniel Frey, Jochen Humpert, Rainer Langenhorst

 

If you have any questions, you can contact us and our data protection officer at datenschutz@covivio.immo at any time.

get in touch.

If you have reason to complain, you can also complain to a supervisory authority. The primary supervisory authority responsible for us is:

Landesbeauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg

PO Box 10 29 32

70025 Stuttgart

Or:

Königstrasse 10 a

70173 Stuttgart

Tel.: 0711/615541-0

FAX: 0711/615541-15

E-mail: poststelle@lfdi.bwl.de

§ 15 Amendment of the privacy policy

The provisions of this data protection declaration apply in the version valid at the time. The content of this privacy policy may be amended or changed. The updated data protection information applies from the time it was published on our website.

You will be given the opportunity to view, print and save the amended privacy information free of charge.